القاهرة: الأمير كمال فرج.

هل تعتبر الوقت عدوا؟ هل تشعر أن اليوم لا يحتوي على ساعات كافية لإنجاز قوائم المهام الخاصة بك؟ هل تعمل طوال الوقت ولكنك لا تزال متخلفًا عن كل شيء؟ هل تشعر أن هناك فجوة بين مدخلاتك ومخرجاتك من حيث النتائج والنجاحات؟. خطة  80/20 تساعدك.

ذكرت الدكتورة آنا كاتارينا شافنر في تقرير نشرته مجلة Psychology Today "قرأت مؤخرًا كتابًا عن مبدأ 80/20، وأردت أن أشارككم بعض الأفكار منه. إنها ذات صلة بأولئك الذين يعانون من إدارة الوقت والمسائل المتعلقة بالإنتاجية والتوازن بين العمل والحياة".

في مبدأ 80/20: تحقيق المزيد بموارد أقل، يقدم ريتشارد كوخ - المستشار والمؤلف والمستثمر البريطاني - وجهة نظر فريدة حول مسألة إدارة الوقت. إن منهجه ليس احتفالاً بالكسل، ولا بالحظ، أو القبول، أو التخلي. بدلاً من ذلك، يقترح كوخ جهداً ذكياً شديد التركيز ومخفضاً. ويقترح علينا أن نعمل بشكل أكثر ذكاءً، وأقل بكثير.

يعرف مبدأ 80/20 أيضًا باسم قانون باريتو، ومبدأ أقل جهد. وينص على أن نسبة صغيرة بشكل مدهش من الجهود والمدخلات (20٪) تؤدي إلى 80٪ من نتائجنا. وبعبارة أخرى، هناك توزيع غير متوازن للغاية للمدخلات والنتائج. ويشير هذا المبدأ ضمنيًا أيضًا إلى أن الغالبية العظمى من جهودنا ووقتنا ومواردنا تُهدر بالكامل. نحن نميل بطبيعة الحال إلى افتراض أن معظم جهودنا تؤدي إلى معظم مخرجاتنا. لكن هذا الاعتقاد مغالطة.

وعد كوخ هو أننا إذا تمكنا من فهم هذا المبدأ والاستفادة منه، فسوف نتمكن من تحقيق تحسينات كبيرة في الإنتاجية والنجاح - في حين نعمل أيضًا بشكل أقل: "إذا كنت تعرف العشرين في المائة من الأسباب التي تعطي 80 في المائة من النتائج، فسوف تعمل أقل بكثير، استمتع بالحياة أكثر، واكسب المزيد من المال”.

يستند مبدأ 80/20 إلى بحث الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو (1848-1923). نظر باريتو إلى أنماط توزيع الثروة والدخل في إنجلترا في القرن التاسع عشر. ومن غير المستغرب أن يجد أن هذه الثروة غير متوازنة إلى حد كبير، أي أن 80% من الثروة كانت في حوزة 20% من السكان. ومع ذلك، لم يجد باريتو أن الثروة كانت غير متوازنة فحسب، بل كانت غير متوازنة بشكل متوقع.

ينطبق مبدأ 80/20 على الشركات وعلى الاقتصادات بشكل عام. على سبيل المثال، إذا علمت شركة ما أن 80% من دخلها هو نتيجة 20% من منتجاتها، أو 20% من عملائها، أو 20% من أنشطة محددة، فمن الحكمة تركيز معظم الموارد والطاقة على هذه العشرين % الأكثر أهمية.

في الواقع، تشير كلمة "ريادة الأعمال" إلى ما يلي: لقد صاغ هذا المصطلح رجل الاقتصاد الفرنسي جان بابتيست ساي حوالي عام 1800. وقد عرَّف ساي رائد الأعمال بأنه الشخص الذي "ينقل الموارد الاقتصادية من منطقة ذات إنتاجية منخفضة إلى منطقة ذات إنتاجية أعلى"، وربط بين الإنتاجية والعائد."

تطبيق المبدأ على حياتك الشخصية

ينطبق مبدأ 80/20 أيضًا على حياتنا الخاصة، حيث يمكن أن يكون مفيدًا فيما يتعلق بعادات العمل وإدارة الوقت والعلاقات والازدهار بشكل عام. إذا ترجمنا ذلك إلى المجال النفسي، فقد نجد أيضًا أن ما يقرب من 20% من أنشطتنا تؤدي إلى 80% من سعادتنا.

يمكن أن يكون ذلك وقتًا تقضيه مع الأصدقاء المقربين أو العائلة، أو وقتًا تقضيه في الطبيعة، أو القيام بأنشطة معينة. وفي حياتنا الخاصة أيضًا، يمكننا أن نبحث عن المدخلات الصغيرة التي لها نتائج كبيرة. يمكننا الاستفادة من خلال كوننا أكثر انتقائية بشأن كيفية قضاء وقتنا ومع من نقضيه.

أنا عادة لست من محبي استعارات الكمبيوتر أو اللغة والمبادئ الاقتصادية المترجمة إلى عالم علم النفس. ففي نهاية المطاف، نحن لسنا شركات تجارية، ولا نحن آلات. كما أن التفكير في الذات ككيان ريادي ليس مفيدًا أيضًا. والإنتاجية والفعالية كقيم في حد ذاتها ليست الكأس المقدسة - على الرغم مما تحاول صناعة إدارة الوقت أن تخبرنا به.

أفضل أن أطمح إلى الإبداع بدلاً من الإنتاجية التي لها دلالات صناعية. ولا ينبغي أن يكون هدفنا هو تحسين أنفسنا بشكل أعمى وتعظيم إنتاجنا وفعاليتنا بأي ثمن، بل بدلاً من ذلك، أن نكون واضحين بشأن ما يهمنا حقًا، وأن نركز طاقتنا على ذلك. وحتى لو قمنا بتعزيز فعاليتنا، فإن ما يهم حقًا هو كيفية استخدام فعاليتنا.

ومع ذلك، إذا نظرنا إلى ما هو أبعد من استعارات المدخلات والمخرجات والتحسين، يمكننا أن نرى أن ما يتحدث عنه كوخ هو كيفية قضاء وقتنا وطاقتنا بحكمة أكبر. وكوخ متشدد حقًا عندما يتعلق الأمر بالوقت.

يشعر معظمنا بضيق الوقت، كما لو أن اليوم لا يحتوي على ساعات كافية. نشعر أن هناك دائمًا الكثير من المهام في قوائم المهام لدينا، وببساطة لا يوجد وقت كافٍ في اليوم لإنجازها. ويجادل كوخ بالعكس تمامًا: فنحن غارقون في الزمن، ونسرف في إساءة استخدامه. لدينا ما يكفي من الوقت. مشكلتنا الحقيقية هي ببساطة أننا لا نستخدمه بشكل جيد.

ويقترح كوخ أنه ينبغي لنا أن نزيل بشكل جذري جميع الأنشطة ذات القيمة المنخفضة. فإذا تمكنا من تحديد الـ 20% من أنشطتنا التي تهمنا ــ في أي مجال كان ــ فسوف نتمكن من التركيز على ذلك فقط والتخلي عن 80% من الأنشطة غير المنتجة. ونتيجة لذلك، سوف يصبح لدينا فجأة المزيد من وقت الفراغ والتفكير المتاح لنا: "إذا ضاعفنا وقتنا في أفضل 20% من أنشطتنا، فيمكننا العمل لمدة يومين في الأسبوع وتحقيق 60% أكثر من الآن".

ومن المزايا الأخرى لهذا النهج أننا عندما نتصرف بشكل أقل، نفكر أكثر. بل نفكر بشكل أفضل. إن معظم الأفكار الإبداعية القيمة تأتي إلينا عندما لا نكون مشغولين أو متوترين للغاية، ولكن في إطار ذهني أكثر هدوءًا وتأملًا وتقبلاً.

ولكن هنا تكمن المشكلة أيضًا في نظرية كوخ: فمعظمنا ليس مستقل تمامًا . قد يكون لدينا أطفال، وشركاء، ومعالون، ورهون عقارية يجب أن ندفعها؛ قد نعمل لصالح أشخاص أو مؤسسات أخرى تملي علينا قوائم المهام لدينا، وتجبرنا على قضاء وقتنا بطرق غير منتجة. قد نعمل أيضًا في فرق ونعتمد باستمرار على مدخلات الآخرين.

لذا، فإن الطريقة الأكثر واقعية للنظر إلى مبدأ 80/20 هي السعي لتطبيقه ضمن دائرة سيطرتنا. وهذا يعني أن نكون شديدي التمييز بشأن ما يمكننا وما لا يمكننا التحكم فيه، ومن ثم تركيز طاقتنا على الأول. يمكننا بعد ذلك تطبيق المبدأ على الأنشطة والحريات التي تقع بوضوح ضمن دائرة سيطرتنا.

وبالنظر عن كثب إلى عادات العمل والتركيز على المهام التي يمكننا التحكم فيها، قد نرغب في أن نسأل أنفسنا ما يلي:

كيف أقضي وقتي في يوم العمل العادي؟

ارسم مخططًا دائريًا وأعط كل نشاط نقاطًا مئوية لتصور الأفكار من هذا التمرين. على سبيل المثال، قد تقضي 20% من وقتك في كتابة رسائل البريد الإلكتروني، و30% في حضور الاجتماعات والمكالمات، و10% في كتابة المقترحات، و20% في البحث عن أعمال جديدة، و20% في تصفح الويب. أو قد تقضي 50% من أيامك في السفر، و30% في اجتماعات العملاء، و20% مع المشرف. أو قد تقضي 20% من يومك في الكتابة، و20% في التدريب، و40% في التفكير والإنترنت، و20% في الشعور بالذنب تجاه هذه الحقيقة والبحث عن طرق لتجنب القيام بذلك - مثلي. 😊

بعد ذلك، اسأل نفسك:

ـ أي من أنشطة عملي الأكثر أهمية؟، ما هي الـ 20% التي تؤدي فعلياً إلى نجاحاتي – كيفما يمكننا تعريفها؟
ـ كيف يمكنني قضاء المزيد من الوقت في الأنشطة التي تهمني حقًا؟
ـ وأي من الأنشطة غير التوليدية يمكنني التقليل منها؟، ما هي الأنشطة التي يمكنني أن أقول لا لها في المستقبل؟

وبطبيعة الحال، فإن قول هذا أسهل من فعله. ومع ذلك فهو تمرين عقلي مفيد للغاية. على المستوى الأساسي، فإن تحليل عادات العمل التي يمكننا التحكم فيها بنسبة 80/20 قد يزودنا ببوصلة ــ إحساس واضح بالأولويات، ومعرفة ما هو مهم وما هو غير مهم. علاوة على ذلك، فإن قول لا للانشغال الذي لا طائل من ورائه يمكن أن يحررك بشكل كبير. يمكن أن يحررنا لإيجاد طرق أكثر إبداعًا للقيام بالأشياء وقضاء وقتنا.

نقطة أخيرة ولكنها حاسمة: الوقت الذي نوفره من خلال تطبيق مبدأ 80/20 على مهام عملنا لا ينبغي إعادة استثماره في العمل. الهدف من هذا التمرين هو على وجه التحديد العمل بشكل أقل ولكن بشكل أكثر ذكاءً.

الهدف هو تحرير أنفسنا لأخذ فترات راحة، والاسترخاء، والتفكير، والتواصل مع الآخرين، والقيام بالمزيد من الأشياء المغذية والتنشيطية والمهدئة للروح - كل الأشياء التي تجعلنا نشعر أننا على قيد الحياة ومتصلين بالآخرين. هدفنا الأعمق.