القاهرة: الأمير كمال فرج.

وصلت مشكلة الاجتماعات المفرطة إلى أبعاد وبائية. فتقرير "مؤشر اتجاهات العمل" من مايكروسوفت يشير إلى أن متوسط مستخدمي Microsoft Teams يقضون الآن وقتًا أطول بنسبة 252% في الاجتماعات الأسبوعية مقارنة بشهر فبراير 2020.

وتكشف أبحاث من Atlassian أن الموظفين يحضرون ما متوسطه 62 اجتماعًا شهريًا، مما يؤدي إلى ضياع 31 ساعة من الإنتاجية بسبب المناقشات غير المثمرة. وتستمر هذه الظاهرة في الارتفاع، حيث يظهر تحليل شامل لأبحاث بيئة العمل أن 90% من الموظفين يعتبرون الاجتماعات مكلفة وغير فعالة.

ذكرت كارولين كاستريلون في تقرير نشرته مجلة Forbes أن "بينما تبحث المؤسسات عن حلول لمشكلة يعتقد الكثيرون أنها لا تُحل، يبرز الذكاء الاصطناعي كحل محتمل لعدد الاجتماعات المفرط. فهل يمكن للذكاء الاصطناعي حقًا أن يقدم الراحة التي يحتاجها الموظفون؟ إليك ما يقوله الخبراء".

لماذا تعد الاجتماعات المفرطة مشكلة متنامية؟

تحدث مشكلة "الاجتماعات المفرطة" عندما يقضي الموظفون وقتًا مبالغًا فيه في اجتماعات تقطع قدرتهم على إنجاز العمل الذي يتطلب تركيزًا. فما بدأ كأداة للتعاون، تحول إلى قاتل للإنتاجية يؤثر على ملايين العمال حول العالم. وقد تسارعت وتيرة الاجتماعات المفرطة بشكل كبير مع سعي المؤسسات لإيجاد طرق للتواصل في عالم العمل الهجين، حيث تمتلئ الجداول الزمنية بسرعة باجتماع تلو الآخر.

تمتد العواقب السلبية لزيادة عدد الاجتماعات إلى ما هو أبعد من الإنتاجية الفردية:

    إرهاق اتخاذ القرار: الاجتماعات المتتالية تجعل من الصعب على المشاركين اتخاذ قرارات مدروسة بعناية.

    تراجع مشاركة الموظفين: الجداول المزدحمة بالمناقشات غير المثمرة تؤدي إلى انخفاض الروح المعنوية وارتفاع معدلات دوران الموظفين.

    انخفاض الإبداع: كل دقيقة تُقضى في اجتماعات غير مجدية تستهلك موارد معرفية يمكن استخدامها للتفكير العميق.

    اضطراب التوازن بين العمل والحياة: تفرض تضاربات الجدولة على الأشخاص الحضور مبكرًا، أو البقاء متأخرين، أو التضحية بعطلات نهاية الأسبوع لإنجاز مهام تتطلب تركيزًا.

لقد خلقت هذه التأثيرات المتراكمة أزمة في مكان العمل تتطلب اهتمامًا فوريًا وحلولًا مبتكرة.

نصيحة الخبراء: تتبع الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات كل أسبوع. إذا لاحظت أن جدولك يزدحم، راجع كل اجتماع متكرر واسأل ما إذا كان حضورك ضروريًا، أو ما إذا كان يمكن مشاركة جدول أعمال بدلاً من ذلك. قم بتوصيل حدودك مع فريقك أو مديرك لتحديد أولويات وقت العمل المركز.

كيف يُغير الذكاء الاصطناعي إدارة الاجتماعات؟

يُحدث الذكاء الاصطناعي ثورة في إدارة الاجتماعات عن طريق أتمتة المهام الإدارية التي غالبًا ما تساهم في زيادة عبء الاجتماعات.

1ـ الجدولة الذكية: 

يمكن للمنصات المدعومة بالذكاء الاصطناعي تحليل جداول زمنية متعددة في وقت واحد، وتحديد التضاربات، واقتراح أوقات الاجتماعات المثلى لجميع المشاركين. وهذا يقضي على سلاسل رسائل البريد الإلكتروني اللانهائية التي تصاحب الجدولة عادةً ويقلل الحاجة إلى تنسيق الجداول المزدحمة.

2ـ النسخ الصوتي التلقائي: 

توفر المنصات الكبرى، مثل Microsoft Teams و Zoom و Google Meet، الآن خدمات نسخ صوتي في الوقت الفعلي تلتقط كل كلمة يتم نطقها أثناء الاجتماعات. تحرر هذه الأدوات المشاركين في الاجتماع من تشتت تدوين الملاحظات يدويًا، مما يسمح لهم بالمشاركة بشكل كامل في المناقشات.

3ـ ملخصات الاجتماعات التي يولدها الذكاء الاصطناعي: 

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي تكثيف ساعات من المحادثات في نقاط رئيسية وقرارات وبنود عمل. تتصدى هذه الملخصات لتحدٍ شائع في مكان العمل من خلال مساعدة الموظفين على الاحتفاظ بالمعلومات التي نوقشت في الاجتماعات والعمل بها. من خلال توفير وثائق منظمة يمكن للمشاركين الرجوع إليها لاحقًا، تعمل الملخصات التي يولدها الذكاء الاصطناعي على تحسين المتابعة والتأكد من عدم ضياع القرارات المهمة.

4ـ الاجتماعات بصيغة وثائق: 

تشير أبحاث مايكروسوفت إلى أن الذكاء الاصطناعي يمكن أن يحول الاجتماعات من أحداث تستغرق وقتًا طويلاً إلى وثائق منظمة. يتصور آرون هالفيكر، عالم الأبحاث التطبيقية الرئيسي في مايكروسوفت، مستقبلًا تصبح فيه الاجتماعات وثائق تفاعلية تحتوي على جدول محتويات وعناوين وأقسام فرعية تجعل المعلومات أسهل في الهضم. ويوضح: "إذا أصبح الاجتماع وثيقة، فإنه يصبح شيئًا سهل التفاعل معه بعد وقوعه. قد يغير ذلك طريقة تفكير الناس في الاجتماعات التي يحتاجون إلى حضورها".

5ـ تقليل حضور الاجتماعات:

 تُظهر التطبيقات الواقعية بالفعل نتائج واعدة. يُفيد مستخدمو Microsoft Copilot أنهم يقضون وقتًا أقل في الاجتماعات بعد استخدام مساعد الذكاء الاصطناعي لمدة 10 أسابيع أو أكثر، حيث حضر 37% عددًا أقل من الاجتماعات بشكل عام. تساعد الأداة المستخدمين على تحديد الاجتماعات التي تتطلب حضورهم الجسدي وتلك التي يمكن التعامل معها من خلال المشاركة غير المتزامنة.

نصيحة الخبراء: جرب ميزات الذكاء الاصطناعي المتاحة بالفعل في منصات الاجتماعات الخاصة بك، مثل تدوين الملاحظات التلقائي، أو ملخصات الاجتماعات، أو مساعدي الجدولة الذكية. حتى الأدوات البسيطة، مثل النسخ الصوتي التلقائي، يمكن أن تساعدك على التركيز على المحادثة بدلاً من تعدد المهام أو تدوين الملاحظات.

فوائد استخدام الذكاء الاصطناعي لتقليل عبء الاجتماعات

يقدم الذكاء الاصطناعي تحسينات قابلة للقياس في كفاءة الاجتماعات من خلال معالجة القضايا الأساسية التي تجعل المناقشات تبدو مهدرة للوقت.

تشمل الفوائد الرئيسية:

المشاركة غير المتزامنة:

تُمكّن الأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي الموظفين من متابعة الاجتماعات الفائتة من خلال ملخصات منظمة بدلاً من الجلوس خلال تسجيلات كاملة، وبالتالي تقليل "الخوف من فوات شيء" (FOMO) مع ضمان وصول المعلومات الهامة إلى جميع أعضاء الفريق المعنيين.

    تحسين المتابعة والمساءلة:

يمكن للذكاء الاصطناعي توليد بنود عمل تلقائيًا مع مواعيد نهائية ومسؤولين محددين، مما يلغي العمل اليدوي المطلوب عادةً بعد الاجتماعات ويضمن تدفق المهام بسلاسة إلى سير العمل الحالي.

    تحليلات الاجتماعات:

تكتسب المؤسسات رؤى مدفوعة بالبيانات حول ثقافة اجتماعاتها، حيث يحدد الذكاء الاصطناعي الأنماط في تكرار الاجتماعات ومدتها وفعاليتها لمساعدة المديرين على اتخاذ قرارات مستنيرة حول التجمعات التي تضيف قيمة.

    القضاء على الملخصات المتكررة:

توفر الملخصات التي يولدها الذكاء الاصطناعي السياق قبل بدء الاجتماعات، مما يلغي الحاجة إلى قضاء الفرق أول 10 إلى 15 دقيقة في تلخيص ما حدث سابقًا.

    دمقرطة المعلومات:

عندما تقوم أدوات الذكاء الاصطناعي بالتقاط وتنظيم محتوى الاجتماعات بفعالية، يمكن لأعضاء الفريق الذين يفوتون المناقشات المتزامنة المشاركة في المحادثات الجارية والمساهمة في المشاريع.

نصيحة الخبراء: إذا لم تقم شركتك بتطبيق أدوات اجتماع متقدمة تعتمد على الذكاء الاصطناعي، ففكر في مطالبة فريق تكنولوجيا المعلومات أو مديرك بتجربة منصات مدعومة بالذكاء الاصطناعي. شارك أمثلة حول كيفية مساعدة هذه الأدوات في توفير الوقت عن طريق تلخيص النقاط الرئيسية وتعيين بنود العمل تلقائيًا.