القاهرة : الأمير كمال فرج.

يعمل رؤساء العاملين بمثابة "مراقبي الحركة الجوية" للمسؤول التنفيذي ، مما يساعد على إدارة وقته وطاقته. يضمن رئيس العاملين أن المدير التنفيذي يركز على اتخاذ قرارات قوية بشأن العناصر الأكثر أهمية للفريق والمنظمة. حددت أفيري بلانك في تقرير نشرته مجلة Forbes ستة أشياء يجب وضعها في الاعتبار لمساعدتك على النجاح كرئيس للموظفين:

1. تعرف على المادة وكيفية عملها

تعرف على الموضوع. إذا كان الفريق يركز على إدارة المنتجات، فيجب أن يكون لديك بعض الخلفية في إدارة المنتج. إذا كان فريقًا قانونيًا، فيجب أن تكون لديك خبرة في القانون والسياسة أو أن تكون محامياً. عندما تفهم الجوهر ، سيكون لديك الخلفية المناسبة لإصدار الأحكام بشأن تحديد أولويات المهام، وتقديم المشورة بشأن القضايا.

افهم أيضًا كيفية عمل المنظمة والفريق الذي تديره . ما هي العمليات التنظيمية التي يستخدمها الأشخاص للتواصل وتلقي الموافقة وتحقيق الأهداف؟.

بالإضافة إلى العمليات الرسمية ، ضع مبادئ التشغيل مع مديرك والفريق. على سبيل المثال ، حدد الأطر الزمنية المتفق عليها بشكل متبادل والتي تتوقع فيها من الناس الرد على رسائل البريد الإلكتروني. تحدد مبادئ التشغيل الأساسية التوقعات التي تضمن التقدم إلى الأمام واحترام أعضاء الفريق وتماسك الفريق.

2. فرز المعلومات للرد ، وفي نفس الوقت ، كن استباقيًا.

بصفتك رئيسًا للموظفين، هناك الكثير من المعلومات التي تأتي إليك. في أي وقت، تتلقى العديد من رسائل البريد الإلكتروني وطلبات مديرك. جمع المعلومات لمعرفة ما هو مهم وما هو ليس كذلك. تعرف على ما تحتاج إلى العمل عليه الآن، وما هي القضايا التي يمكن تركها جانبًا في الوقت الحالي.

يجب أن تكون استباقيًا. عندما تكون غارقًا في المهام ، فمن السهل أن تقع ضحية لهجمة الطلبات وأن تكون رد الفعل فقط. حاول تخصيص 20 إلى 30 دقيقة كل أسبوع للتفكير في المستقبل. اسأل نفسك، "ما الذي يجب أن يحدث لضمان استمرار إنتاج مديري والفريق؟" "مع من أحتاج إلى التحدث؟" "هل يجب أن أقوم بإعداد اجتماع؟". تعتمد القدرة على التفاعل الفعال والاستباقية على الحكم الجيد وفهم القضايا المطروحة.

3. أنشئ نظامًا يبقيك منظمًا ويتيح التواصل مع اللاعبين الرئيسيين.

ما هو النظام الذي تستخدمه لفرز المهام والطلبات الواردة؟ هل تستخدم جدول بيانات ، وهل يعمل جدول البيانات من أجلك؟ هل تستخدم مستند قابل للمشاركة؟.

إذا كانت طريقة مؤسستك الحالية غير فعالة، ففكر في العمل مع زملائك في فريق المنتج لإنشاء لوحة معلومات للفريق تحافظ على تنظيمك. هل هناك نظام تستخدمه مؤسستك بالفعل ويمكن تخصيصه لأغراض فريقك؟.

يسمح تصور المهام للآخرين برؤية التقدم المحرز في طلباتهم، مما قد يقلل من جهودك لإبلاغ التحديثات الصغيرة باستمرار بين الاجتماعات الدائمة مع مديرك وزملائك.

4. طوِّر علاقة مع الزملاء حتى تعرف إلى من تذهب وتنجز الأمور

تعرف على زملائك حتى تعرف من تلجأ إليه بخصوص مشكلة معينة، سواء كان ذلك داخل أو خارج وظيفتك. استثمر الوقت والطاقة لتأسيس علاقات هادفة. كلما استثمرت في اتصالاتك مع زملائك ، زاد استمتاعكم بالعمل مع بعضكم البعض ، وكلما زاد تحفيز الشخص الآخر على التعاون في المهام.

لتوسيع مفهوم مبادئ تشغيل الفريق، تحتاج أيضًا إلى التحلي بالمرونة في إطار تلك المعايير، لا سيما فيما يتعلق بكيفية تواصل الأشخاص. إن أوضح طريقة لتحديد كيف يحب الناس التواصل هي سؤالهم. خلاف ذلك، لاحظ الأنماط في سلوك الناس. هل يفضل مديرك استخدام نظام المراسلة الفورية للاتصالات السريعة ذهابًا وإيابًا؟ هل يحب أحد الزملاء التقاط الهاتف لحل مشكلة ما؟، قابل زملائك حيث هم لإنجاز الأمور للفريق.

5. اتخذ القرارات، واعرف متى يجب تصعيد المشكلات إلى مديرك

جزء مهم من كونك رئيسًا للموظفين هو اتخاذ القرارات نيابة عن مديرك. لقد تم اختيارك لهذا الدور بسبب حكمك. امتلك الثقة لممارسة هذا الحكم.

يعتمد نجاح مديرك ونجاح الفريق على قدرتك على اتخاذ القرارات نيابة عن مديرك. تحتاج إلى اتخاذ قرارات لتخفيف بعض أعباء عمل مديرك، والسماح له بالتركيز على اتخاذ أهم القرارات التي تلفت انتباهه إليها.

لا يجوز لك اتخاذ القرار الصحيح بنسبة 100٪ من الوقت. هذا لا باس به. انت انسان. تم اختيارك لهذا الدور لأنهم يثقون في أنك ستتخذ القرارات الصحيحة معظم الوقت أو تقريبًا.

بالنسبة إلى المشكلات التي تنطوي على مخاطر عالية أو غير واضحة فيما يتعلق بكيفية التنقل، قم بلفت انتباه مديرك إلى هذه المشكلات. بصفتك رئيس الموظفين، ليس من المفترض أن تتخذ جميع القرارات. من المفترض أن تتخذ الكثير من القرارات للسماح لبعض القرارات الحاسمة بالترشيح إلى الأعلى حتى يركز مديرك عليها.

6. التماس التعليقات

سواء كنت قد اتخذت قرارًا غير صحيح، أو وجدت أن نهجك غير فعال، فاطلب النصيحة حول كيفية تحسين دورك للمضي قدمًا.

رؤساء الموظفين الناجحون لا يقدمون النصائح فقط. يأخذونها أيضًا. كلما كنت أكثر فاعلية، كان مديرك أكثر فعالية. كلما كان مديرك أكثر فاعلية ، كان الفريق أكثر فعالية.

يساعد دور رئيس الموظفين المنظمات على أن تكون منتجة واتخاذ قرارات سليمة. لمساعدتك على النجاح في هذا النوع من الدور، تعرف على الجوهر وكيف تعمل المنظمة لتتمكن من تصفية المعلومات للاستجابة بشكل مناسب واتخاذ خطوات استباقية واستراتيجية.

قم بتطوير نظام يسمح لك وللفريق الأوسع بالبقاء منظمًا والتواصل مع زملائك في الفريق. كن مقصودًا بشأن إقامة علاقة قوية مع زملائك في الفريق. اتخذ القرارات واطلب الملاحظات.