القاهرة : الأمير كمال فرج.

كم مرة انتهيت من يوم حافل بالمكالمات / الاجتماعات بالفيديو والمواعيد والأزمات العشوائية فقط لتدرك في النهاية أنك لم تتح لك أبدًا فرصة التركيز على عملك،  وهذا للأسف يحدث طوال الوقت.

ذكر تقرير نشرته مجلة Forbes "البعض قد يعتقد أن هذه الظاهرة هي نتيجة حتمية للاجتماع الزائد، فإن المشكلة تكمن في الأساس في إدارة الوقت. يرتكب الكثير منا الخطأ الكلاسيكي المتمثل في ملء تقويمنا بأولويات أي شخص آخر، ثم نتساءل لماذا نشعر بأننا غير منتجين في نهاية اليوم. فيما يلي استراتيجيتان مهمتان لتجنب هذا الخطأ الشائع".

1 ـ أضف أولوياتك إلى التقويم الخاص بك

يمكن القول إن هذه الخطوة البسيطة هي أقوى استراتيجية لاستعادة التحكم في الوقت ، استخدم التقويم الخاص بك. حدد أولوياتك وأحداثك الرئيسية - الشخصية والمهنية على حد سواء - وأضفها إلى التقويم مسبقًا قدر الإمكان (من الأفضل تقديم شهر إلى شهرين).

فكر فيما وراء الأحداث الكبرى الواضحة مثل الإجازات ومواعيد التدريب والمؤتمرات. بدلاً من ذلك، كن دقيقًا وفكر في كيفية احتياجك إلى تخصيص وقت في جدولك لتحقيق أهداف 2021 المحددة.

على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في البدء في إجراء اجتاعات غداء شهرية عبر الشبكات لتعزيز علاقاتك المهنية هذا العام ، سجل الوقت في التقويم الآن، ليس فقط للتأكد من أنك قمت بحماية الوقت، ولكن أيضًا لتكون بمثابة تذكير للقيام بذلك كل شهر.

إذا كنت قد قررت تحسين مهاراتك في إدارة المشاريع ، فكر في تخصيص ساعة بعد ظهر يوم الجمعة لمشاهدة مقاطع الفيديو التدريبية عبر الإنترنت. ربما تكون قد التزمت بتعلم المزيد للمساعدة في تعزيز مناهضة العنصرية في مكان العمل. على الأرجح لن يتحقق هذا الهدف إلا إذا قمت بتسجيل الوقت في التقويم بشكل استباقي لضمان تخصيص الوقت اللازم لتحقيق هذا الهدف.

في كثير من الأحيان نبدأ العام الجديد بأهداف نبيلة، ولكن بعد ذلك نقع في نفس الفخ المتمثل في تعبئة أيامنا بطلبات الجميع ، متوقعين بأن تتحقق أهدافنا الشخصية خلال فترات راحة قصيرة وعشوائية على مدار اليوم. لن يحدث .

يجب أن نخصص وقتًا لأولوياتنا أولاً ، ثم عندما نتلقى الطلبات، يمكننا تقييمها في سياق أولوياتنا بدلاً من محاولة إيجاد مساحة لأولوياتنا بعد قضاء الجزء الأكبر من وقتنا في مكان آخر.

2 ـ خصص الوقت للعمل الإيجابي والسلبي

هناك خطأ آخر يرتكبه العديد من المحترفين عند إدارة وقتهم والتخطيط له وهو الميل إلى التركيز على ما أسميه "العمل النشط" مع تجاهل "العمل السلبي".

يشمل العمل النشط أنشطة منفصلة وملموسة مثل الاجتماعات والمواعيد والمهام التي تركز على التسليم (التقارير المكتملة والعروض التقديمية والوثائق). في المقابل ، ما نميل إلى تجاهله - وبالتأكيد ليس الجدول الزمني - هو تلك الأنشطة السلبية التي تعتبر حاسمة للغاية، ولكنها أكثر دقة مثل التحضير والتخطيط لاجتماع ، والأبحاث التي تستغرق وقتًا طويلاً المطلوبة لعرض تقديمي مهم ، أو تحليل أو تقييم تقرير ، أو العصف الذهني أفكار لحل مشكلة ... أو مجرد التفكير.

يبدو الأمر جنونيًا ، لكننا غالبًا ما ننتقل من مهمة إلى أخرى دون أخذ الوقت الكافي للتفكير حقًا. كيف نتوقع الحصول على نتائج عالية المستوى إذا لم نقضي وقتنا في التفكير بمستوى أعلى؟.

هذه الأنواع من الأنشطة السلبية، على الرغم من أهميتها البالغة ، لا تميل إلى الظهور في قائمة المهام أو جدولنا الزمني ، لكنها للأسف تظهر كعلامات حمراء أو فرص ضائعة عندما لا نخصص الوقت اللازم للتخطيط أو التفكير أو تحليل.

كيف يبدو ذلك؟ قد تتلقى سؤالاً من رئيسك في اجتماع يكشف حقيقة أنك لم تحلل مشكلة ما بعناية، أو ربما تجري عرضًا أقل من ممتاز متمنياً أنك قضيت وقتًا أطول في التخطيط والتحضير.

عندما لا نخصص وقتًا للعمل السلبي، ندفع الثمن. يشتهر بيل جيتس بأخذ "أسابيع التفكير" في مكان بعيد (مرتين في السنة) للقيام بذلك بالضبط التفكير. ذكرت شبكة CNBC أن أحد هذه الأسابيع أدى إلى إطلاق Internet Explorer عام 1995.

في حين أننا قد لا نكون جميعًا قادرين على قضاء "أسابيع التفكير" بشكل منتظم ، يمكننا ويجب علينا تحديد "ساعات التفكير" في يومنا أو أسبوعنا. أحد الأساليب الرائعة هو تحديد جزء من وقت العمل (على سبيل المثال ساعة) في الصباح وبعد الظهر كل يوم. إنها إستراتيجية بسيطة لضمان تخصيص وقت لعملك الشخصي وليس مجرد ملء تقويمك بطلبات أو أولويات الآخرين.

في الواقع، يريد كل محترف عام 2021 معرفة كيفية استعادة السيطرة على جدوله الزمني ليكون في نهاية المطاف أكثر إنتاجية وفعالية. لكن التحدي لا يقتصر فقط على الكفاءة - ولكن في إنجاز المزيد في وقت أقل.

يتعلق الأمر حقًا بتصميم يوم أو أسبوع أو شهر تركز فيه على الأشياء الصحيحة. إن إجراء التحول العقلي الأخير هو كيفية تحويل فعاليتنا بشكل أساسي في مكان العمل وخارجه. على متن الطائرة ، يقال لنا في حالة الطوارئ أن نضع قناع الأكسجين على أنفسنا قبل مساعدة الآخرين. في الواقع ، هذه نصيحة جيدة يجب أن نطبقها في حياتنا العملية أيضًا.