القاهرة : الأمير كمال فرج.

قد يجد رواد الأعمال الذين يوجهون أعمالهم خلال الوباء أن العمل مصدر إلهاء مرحب به. ومع ذلك، في الأوقات العصيبة، قد تبدو "حالة التدفق" المراوغة - الاستيعاب الكامل في العمل - بعيدًا عن المنال، وذلك لأن الإنتاجية هي حالة نفسية إلى حد كبير.

ذكر تقرير نشرته مجلة forbes أن "بالنسبة لأصحاب المشاريع فإن حرية اختيار ما يعملون عليه يمكن أن تكون عائقاً أمام الكفاءة. من المحتمل أن تكون هذه مشكلة كبيرة لأولئك القادة الذين يتعاملون مع الحرائق أو التمحور بسبب Covid-19 والذين من المتوقع أن يتخذوا قرارات سريعة.

لكن لماذا؟ ، أوضح عالم النفس باري شوارتز في مؤتمر تيد عام 2005 حول مفارقة الاختيار، أن "كثرة الخيارات تسبب الشلل بدلاً من التحرر، فمع وجود العديد من الخيارات للاختيار من بينها ، يجد الناس صعوبة كبيرة في الاختيار على الإطلاق".

قد تساعد نظرية شوارتز في تفسير سبب أداءنا بشكل أفضل من الناحية النفسية مع وجود الحدود: التخطيط ، والمواعيد النهائية ، وشخص ما ليحملنا المسؤولية عن تحقيق أهدافنا. يُترجم هذا أيضًا إلى مهام أكثر إبداعًا: فقد وجد بحث نُشر في مجلة "السلوك التنظيمي" أن الإبداع كان أعلى لدى الأفراد الذين يعملون في ظل ظروف منظمة.

لكن ما الذي يصلح أيضًا للأغلبية فيما يتعلق بتعزيز الإنتاجية؟ تابع القراءة لبدء عام 2021 بأسبوع عملك يحقق أقصى إنتاجية:

1 ـ أعد التفكير في قائمة المهام الخاصة بك

إذا كان لديك أكثر من ثلاثة عناصر في قائمة المهام الخاصة بك لهذا اليوم ، فمن المحتمل أن يكون ما تعتقد أنه يمكنك تحقيقه ، مقابل ما يمكنك فعله بالفعل، غير متوافق. يتفق معظمنا على أن الأيام التي نشعر فيها بأن أكبر شعور بالإنجاز هي الأيام التي نمر فيها من خلال قوائم المهام الخاصة بنا. إذا كان طول القائمة 25 عنصرًا ، فلن تشعر أبدًا بالرضا، فتمسك بقاعدة الثلاثة.

يجب علينا أيضًا إعادة التفكير في كيفية كتابة قوائمنا ، كما تقول جاندرا سوتون، مؤسسة الوكالة الإبداعية The Wildest Co، التي تعتقد أننا جميعًا نميل إلى إخفاء العمل عن طريق تبسيط المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً.

تشرح قائلة : "خذ كتابة منشور مدونة لموقعك على الويب: هناك ما هو أكثر من مجرد كتابته ، فلماذا نضع" كتابة منشور مدونة "في قوائم المهام لدينا؟ بالنسبة لي ، تتضمن هذه العملية أيضًا الخروج بفكرة ، والقيام بمخطط موجز، وتحريره ، وتحميله ، والتحقق من مُحسنات محركات البحث ، وما إلى ذلك. يجب وضع جميع هذه المهام في الاعتبار في قائمة المهام الخاصة بك إذا كنت ترغب في الحصول على فكرة حقيقية عن مستويات الإنتاجية وسير العمل".

2 ـ اجعل التقويم الخاص بك يعمل بجد

يعد تطبيق التقويم المتواضع أحد أدوات التخطيط الأكثر استخدامًا والمتاحة على نطاق واسع. بالإضافة إلى إضفاء الحيوية على قائمة المهام الخاصة بك ، يمكن أن تغير الطريقة التي ترى بها وقتك. لم يعد يمتد أمامك ، فحدود يوم العمل موجودة هناك ، باللونين الأبيض والأسود (أو أيًا كانت الألوان التي ترغب في تخصيص التقويم بها).

يمكن أن يكون استخدام التقويم الخاص بك كمخطط يومي تمرينًا كاشفاً أيضًا. يصبح من الأسهل بكثير فجأة رؤية المهام التي تتكرر غالبًا في شهر معين ، في لمحة. يمكن أن يساعدك هذا في اتخاذ قرار بشأن المهام التي يمكن أتمتتها بالتطبيقات ، مثل نفقات التسجيل ، وما يمكن تفويضه لشخص آخر ، مثل البحث.

3 ـ احترم قيمة الوقت

لا يمكن لأحد أن يتهم باتريك فرانك ، مؤسس شركة Rightdevice الناشئة للرعاية الصحية ، بعدم احترام الوقت. أولاً ، يخطط يومه حتى اللحظة. يوضح: "يتم احتساب كل دقيقة ، من لحظة استيقاظي إلى اللحظة التي أغلق فيها عيني. قد يقول البعض إنه من الغريب أنني حتى أقوم بجدولة موعد الاستحمام الصباحي، ولكني وجدت أنه يساعدني على التركيز في عالم الشركات الناشئة الذي لا يمكن التنبؤ به".

يستخدم فرانك تقويم Google الخاص به، وسيري ومنبهًا لإبقائه على المسار الصحيح. لديه أيضًا آلة حاسبة مصممة خصيصًا تتكامل مع التقويم الخاص به، وتحسب تكلفة الاجتماعات، بناءً على رواتب الحاضرين والمدة.

يوضح قائلا: "تتيح لي هذه الأداة أن أقدر تكلفة كل دقيقة من يومي. نظرًا لكون الوقت هو أهم الأصول لأي رائد أعمال ، فقد أدركت لماذا لا أكون قادرًا في الواقع على تخيل مقولة "الوقت هو المال". لقد كانت هذه ، إلى حد بعيد، الأداة الأكثر فائدة التي استخدمتها لضمان حصولي على أقصى قدر من القيمة من كل دقيقة.

في حين أن جدول فرانك الدقيق لن يكون متاحًا للجميع، فإن فهم قيمة وقتك يمكن أن يساعدك في اتخاذ قرارات أفضل بشأن ما يجب أن تعمل عليه، وربما الأهم من ذلك، ما لا ينبغي عليك فعله.

4 ـ كن قاسيا

تقول لورين غولدشتاين ، مؤسسة شركة الاستشارات Golden Key Partnership: "قم بإدارة يومك أو سيديرك. هذه الكلمات قالها لي مرشد منذ ما يقرب من 10 سنوات وما زالت عالقة معي".

تقضي غولدشتاين أمسيات الأحد في التخطيط لأسبوعها: "أول شيء أفعله هو تفريغ كل ما يجب القيام به خلال الأسبوع. ثم بمجرد تدوين ذلك ، أبدأ في استبعاد وتحديد الأولويات. لقد استبعدت وأفوض ما يجب أن يذهب إلى فريقي، وأقوم بجدولة ما يمكن تأجيله، وأعطي الأولوية لتلك الأشياء القليلة التي يمكنني فقط القيام بها ".

تتشابه طريقتها مع مصفوفة أيزنهاور، حيث يمكن رسم المهام في قائمة المهام الخاصة بك على شبكة بسيطة من أربعة مربعات مقسومة على الإلحاح والأهمية. يتم ترتيب المهام التي تقع في مربع "عاجلة وهامة" حسب الأولوية، ويجب أن تقوم بها على الفور، بينما يتم استبعاد تلك الوظائف التي تعتبر "غير عاجلة وليست مهمة" من قائمة المهام على الفور.

تتم جدولة المهام "المهمة ، غير العاجلة" لتقوم بها لاحقًا. ما تبقى هو المهام التي تقع في المربع "عاجل ، غير مهم". هذه هي الوظائف التي يمكن وينبغي تفويضها لشخص آخر.

5 ـ التزم بالراحة

إذا كرس رواد الأعمال أنفسهم للراحة والاسترخاء بنفس الحماس مثل أعمالهم، سترتفع الإنتاجية. إذا كانت الطاقة محدودة، فإن الراحة تكون تكتيكية لإبقائنا خلال أسبوع العمل: جسديًا وعقليًا ومعرفيًا. هو حقا بهذه البساطة.

أثناء الوباء، ربما تكون قد جربت العمل من المنزل للقيام بشيء غريب على الدماغ. نشعر بالضيق لأخذ قسط من الراحة ، والاستمرار في العمل بدلاً من الخروج من أجل الهواء النقي والحركة. مرحبًا بك في "الشعور بالذنب في العمل من المنزل".

كشف تقرير حالة العمل عن بُعد لعام 2020 الخاص بـ Owl Labs أن الموظفين عن بُعد عملوا في المتوسط ​​26 ساعة إضافية كل شهر خلال Covid-19 ، أي ما يقرب من يوم إضافي كل أسبوع.

تغلب على الإرهاق من خلال جدولة فترات الراحة في مخططك ، ومن خلال تحديد ما ستفعله في كل استراحة، سواء كان ذلك تمشية مع الكلب، أو الذهاب للركض ، أو القفز على دراجتك، أو قراءة كتاب في الفناء الخلفي.

إذا لم تكن متأكدًا من عدد مرات التوقف، فكر في الوقت الذي تكون فيه أكثر وأقل إنتاجية على مدار اليوم، وخطط وفقا لذلك. تشير بعض الأبحاث إلى أن البشر، وفقًا لـ "إيقاعات فائقة السرعة" ، يمكنهم التركيز فقط لمدة 90 دقيقة قبل أن يحتاجوا إلى استراحة.