القاهرة : الأمير كمال فرج .

تعد إدارة الفريق أمرًا صعبًا حتى في حالة عدم وجود جائحة، تجبرك أنت وموظفيك على العمل بشكل منفصل، فعلم الإدارة مليء بالعقبات والقرارات الصعبة والاجتماعات والمسؤولة التي لا نهاية لها، ولكن الوباء جعلها أكثر تعقيدًا.

قالت كيت اشبيلية التي قادت فرقا في BuzzFeed و Microsoft و Google في تقرير نشرته صحيفة Business Insider "كنت مديرة وقائدة فريق في Microsoft و BuzzFeed و Google و The Pool، بالإضافة إلى إدارة فرق باريستا في Starbucks. لقد اختبرت كل شيء من الإدارة في أزمة عندما تنهار شركة ما، إلى تسريح الموظفين وإعادة الهيكلة والتغييرات القيادية الكبيرة".

فيما يلي نصائحي الخمس حول أفضل طريقة لإدارة فريقك ، عندما تعمل جميعًا من المنزل  :

1 ـ اسأل عن أداء فريقك في الواقع

من أهم الأشياء التي يقوم بها المدير أن يتبع قاعدة 1 : 1 مع كل فرد من موظفيك، وهذا أكثر أهمية عندما تكون بعيدًا، وقاعدة شخص مقابل واحد (1 : 1) تعزز العلاقات بين المديرين وأعضاء فريقهم (أحيانًا المدربون والموجهون والأقران أيضًا).

بالإضافة إلى الأعمال العادية، عليك أن تسألهم كيف هم حقًا؟، "كيف الأمور؟" كان أحد أقوى الأسئلة التي يمكن لأي شخص في منصب قيادي أن يطرحها علي كلما كنت أعاني كموظفة. يمكن أن يساعد ذلك موظفيك على الشعور بالرؤية والفهم، حتى لو لم يكونوا متأكدين من كيفية الإجابة على الفور.

قد لا يكون هذا طبيعيًا بالنسبة لك. قد لا يرغب موظفك في إخبارك عن حالته (خاصة إذا لم تطلب ذلك حتى الآن). قد يقول فقط ، "أنا بخير ، كل شيء على ما يرام!"،  لكن عليك أن تخطو خطوة أبعد.

فقط قل ، "حسنًا ، لكنني أعلم أن الأمور غريبة في الوقت الحالي والعمل طويل الأمد من المنزل صعب. إذا كان هناك أي شيء تحتاجه أو تريد التحدث عنه، يرجى معرفة أنني هنا ويمكنك التحدث معي، أو السماح لي بمعرفة ما إذا كان هناك أي طريقة يمكننا المساعدة".. لست بحاجة إلى الدفع، ولكن اترك المحادثة مفتوحة حتى إذا أرادوا الدردشة لاحقًا ، يمكنهم ذلك.

2 ـ  تأكد من أنهم يعرفون بإمكانية التحلي بالمرونة مع الوقت

سواء كانوا يوازنون بين رعاية الأطفال / التعليم المنزلي والعمل، أو يعيشون بمفردهم دون فقاعة دعم - لا شك أن فرقك تشعر بالتمدد أو الإحباط في الوقت الحالي. مع العلم بهذا، لا تطلب من فريقك الالتزام بساعات صارمة، أو تتوقع منهم قضاء خمس ساعات على Zoom كل يوم. ضع في اعتبارك متى تقوم بجدولة الاجتماعات وطول مدتها؟.

قد يبدو الأمر تعسفيًا، لكنني وجدت أن فريقًا من أصحاب الأداء العالي يميلون إلى الحصول على إذن صريح لأخذ استراحات الغداء. أخبرهم مباشرة أنه لا يوجد ضغط في الواقع لتسجيل الوصول على Slack في الساعة 9 صباحًا، طالما أنهم في وضع الوقوف في الساعة 10:30.

كن مرنًا قدر الإمكان. طالما يتم تسليم الأشياء في الوقت المحدد ويتم تحقيق الأرقام / الأهداف، فهل يهم حقًا كيف ينجز فريقك ذلك؟ ، من المرجح أن يكونوا مستجيبين ويحققون نتائجهم إذا تمكنوا من تحقيق ذلك في وقتهم الخاص، بينما يقومون بالتوفيق بين الجوانب الأخرى من حياتهم.

3 ـ تأكد من أنك لا تفعل العكس

يمكنك إخبار فريقك بأنه يجب عليهم الاعتناء بأنفسهم واحترام وقت بعضهم البعض، ولكن إذا لم تفعل ذلك، فقد لا تقول ذلك أيضًا. إذا كنت تستجيب باستمرار - بغض النظر عن الساعة ، بغض النظر عن النظام الأساسي - فإن فريقك يرى مديرهم يدعوهم لفعل شيء واحد بينما يفعلون العكس. أيهما تعتقد أنه يتكلم بصوت أعلى؟

كان لدي أفضل المديرين إذا قمت بتسجيل الخروج في الوقت المحدد. لم يتصلوا أو يرسلوا رسائل نصية طوال الوقت. الموظف لديه حياة خارج العمل، ومن خلال توضيح ذلك ، منحونا الإذن لفعل الشيء نفسه. إن الراحة ، مع وجود قيود على وقتك وطاقتك ، هي أعظم هدية يمكن تقديمها للموظفين. لا تقلل من معنى القيادة بالقدوة ، خاصة في هذا الوقت.

4 ـ  الاتصال ضروري دائمًا ولكن التنسيق مهم أكثر من أي وقت

من أصعب الأشياء التي تعلمتها إدارة فريق Starbucks من الأشخاص الذين كانوا جميعًا أكبر سنًا هو أنني اضطررت إلى تعديل أسلوب الاتصال الخاص بي لكل موظف. كنت أتحدث عن غير قصد مع الجميع بنفس الطريقة، الأمر الذي كان بلا شك مزعجًا للغاية.

موظفوك لديهم احتياجات مختلفة، ويريدون أنواعًا مختلفة من العلاقات مع مديريهم، وكلهم يتطلب التعامل بطرق مختلفة بمهارة، وعن بعد ، لن تضطر فقط إلى التفكير في أسلوبك في الإدارة والتواصل، ولكن في الشكل الذي يأتي فيه.

الاتصالات النصية مثل Slack والبريد الإلكتروني هي أرض خصبة مثالية لسوء التواصل والافتراض. من السهل جدا أن تؤتي ثمارها بطريقة خاطئة. سيفعل بعض موظفيك بشكل أفضل إذا اتصلت بهم بدلاً من إرسال رسائل Slack طويلة.

سيكون الآخرون محرجين (إن لم يكن مؤلمًا) على مكالمات Zoom ، لكنهم أكثر تواصلًا وانفتاحًا على البريد الإلكتروني. ابحث عن الأفضل بالنسبة لهم - وإذا لم تكن متأكدًا ، فاسأل. قد تعتقد أن مكالمة الفيديو هي أفضل طريقة لإظهار أنك تأخذ 1: 1 على محمل الجد، ولكن قد يفاجئك ويقولون ، "في الواقع، هل يمكننا القيام بذلك على هواتفنا المحمولة فقط؟" .

5 ـ  بذل جهد إضافي لدعم المبتدئين

يرحب العديد من المديرين بالمبتدئين الجدد الذين لم يلتقوا هم وبقية أعضاء الفريق شخصيًا. أعلم أن التأكد من حصول المبتدئين الجدد على جميع معداتهم وعمليات تسجيل الدخول الضرورية يجعل كل شيء يسير بسلاسة، ويجعل الشركة تبدو مستعدة لوصولهم.

ولكن بمجرد تغطية هذه الأساسيات، أثناء العمل من المنزل ، ستحتاج إلى بذل القليل من الجهد الإضافي للتأكد من أنهم يشعرون بأنهم مشمولين.

للقيام بذلك، ساعد في تنظيم اجتماعات مع أقرانهم، وكذلك مع شخصيات قيادية أخرى في الشركة حتى يتمكنوا من التعرف على الفريق. لا ترسل فقط دعوة عمياء وتتوقع أن يكون ذلك كافياً.

يحتاج كلا الطرفين إلى سياق - دع مبتدئك يعرف من سيجتمع؟ ولماذا؟ ، وتأكد من أن الشخص الآخر يعرف من هو مبتدئك الجديد؟ ، ومنحهم تفاصيل حول ما تريد أن يتحدثوا عنه معهم؟. يمكنك أيضًا تقديم جلسات مشاركة الشاشة كطريقة لتكرار التظليل داخل المكتب.

تأكد من التحقق من إضافة مبتدئك الجديد إلى جميع اجتماعات الفريق ذات الصلة ، وأنك أنت أو عضو آخر في الفريق يقدمه على المكالمات حتى لا يشعر بالحرج أكثر. حاول أن تضع نفسك في مكانه ليس فقط كوافد جديد إلى الشركة، ولكن كوافد جديد لم يكن لديه أبدًا طمأنة التفاعلات وجهاً لوجه في المكتب ، وعلى هذا المعدل ، قد لا يكون لعدة أشهر ..