القاهرة : الأمير كمال فرج.

حان عصر الواقع البعيد. العمل من المنزل هو المعيار الجديد للكثير منا، ومع ذلك تأتي تحديات الاجتماعات الافتراضية. والأهم في ذلك كيف تحنب الاجتماعات المخدلاة ، وإذا وصفت حدثًا أو تجربة بأنها مخدرة للعقل ، فأنت تقصد أنها سيئة للغاية أو مملة أو كبيرة لدرجة أنك لا تستطيع التفكير فيها بوضوح.

ذكر تقرير نشره موقع stampli أن "مع مشكلات الاتصال، أو الوجوه المجمدة، أو أنشطة الخلفية المثيرة للاهتمام، فإن صراع إجراء اجتماعات افتراضية قيمة أمر حقيقي. سواء كنت تقود اجتماعات افتراضية أو تحضرها ، فإليك أفضل الطرق لتجنب الكوارث :

أفضل الممارسات لقيادة الاجتماعات الافتراضية:"

1. جدول للاجتماع :

من المهم وجود جدول الأعمال، فالأهداف هي المفتاح لأي اجتماع، افتراضي أم لا. شارك جدول الأعمال والأهداف مع جميع الحاضرين في الاجتماع قبل الاجتماعات بوقت كاف، حتى يتمكنوا من الاستعداد لاجتماع فعال.

2. سبب الدعوة :

قدم سياقًا للحاضرين حول سبب دعوتهم، وسبب حاجتك إليهم في هذا الاجتماع الافتراضي. سيعطي هذا الحاضرين حافزًا للاستماع والمشاركة، وليس مهم تعدد المهام أثناء الاجتماع.

3. حل مشكلة :

استخدم الفيديو للاجتماعات التي تتضمن اتخاذ قرار مهم، أو حل مشكلة ذات مغزى. الإيماءات غير اللفظية مهمة وغالبًا ما يتم "تحسين" المساءلة بالتواصل البصري، حتى لو كان مجرد اتصال بالعين الافتراضي.

4. تتبع الانتباه :

استخدم أداة تسمح لك بتتبع انتباه الحضور، ومعرفة كيف يمكن للأشخاص "الالتفاف" على هذه الوظيفة. إذا كان شخص ما يستخدم أجهزة عرض متعددة بشكل عام، فتأكد من إيقاف تشغيل جميع أجهزة العرض باستثناء شاشة واحدة أثناء اجتماعك.

5. تسجيل الاجتماع :

سجل الاجتماعات لمشاركتها مع الزملاء الذين لا يمكنهم الحضور، أو الذين لن يستفيدوا من المشاركة النشطة أو يحتاجون إلى "البقاء على اطلاع" بما يحدث.

6. تحسين بيئة العمل :

لا تدعو الناس إلى اجتماعات افتراضية فقط باعتبارها CYA (تغطية العورة). هذا ليس استخدامًا جيدًا لوقت أي شخص، وإذا كنت بحاجة إلى CYA (هو نشاط يقوم به الفرد لحماية نفسه من النقد اللاحق المحتمل ، والعقوبات القانونية) بأي درجة من التردد ، فأنت بحاجة إلى النظر في كيفية تحسين بيئة عملك.

 كيفية تجنب الاجتماعات الافتراضية التي لا تقدم لك عائد الاستثمار الذي تستحقه لوقتك:

1. التحكم في التقويم الخاص بك.

تعد مشاركة التوافر شيئًا مهما، ولكن لا يحتاج الجميع إلى رؤية جميع التفاصيل أو إضافة اجتماعات إلى التقويم الخاص بك. سيؤدي القيام بذلك إلى تقليل مخاطر الانجرار إلى اجتماعات لا تقدم لك ولصاحب العمل أي قيمة.

2. لا تخف من رفض طلب اجتماع افتراضي.

إذا كنت لا تقدر وقتك فسوف يفشل زملاؤك في القيام بذلك أيضًا. إذا شعرت أن رفض اجتماع ما قد يتسبب في اضطراب سياسي داخلي، ناقش مع رئيسك أو زميلك واحصل على رؤاهم حول ما إذا كنت بحاجة فعلاً لحضور اجتماع.

3. اطلب جدول أعمال.

إذا لم يتم تقديم جدول أعمال لاجتماع افتراضي، عليك أن تطلب ذلك بأدب حتى تتمكن من تحديد القيمة التي تضيفها والتي ستحصل عليها في حضور الاجتماع. الموقف الذي يطلب جدول أعمال على أنه الرغبة في التأكد من أنك مستعد للاجتماع. إذا لم تكن مستعدًا للاجتماع ، فهل تحتاج حقًا للحضور؟

4. لا تكن حاضرًا سلبيًا في الاجتماع.

إذا كان الاجتماع يخرج عن المسار الصحيح، عليك توجيهه إلى أهدافه. غالبًا ما يقدر قادة الاجتماع عدم الحاجة إلى أن يكونوا دائمًا "الرجل السيئ" في إبقاء الناس في مهمة.

أخيرًا، سأضيف هذا. الاجتماعات باهظة الثمن، ووقت الأشخاص ثمين. قبل حضور اجتماع افتراضي أو جدولته، اسأل عما إذا كان من الممكن تحقيق ما يجب إنجازه بسهولة من خلال رسالة بريد إلكتروني بسيطة.