القاهرة : الأمير كمال فرج.

يساعد النقد الذكي المديرين في تحويل العمال المقصرين إلى موظفين منتجين، ويعتبر ذلك المفتاح للحفاظ على توافق المؤسسات. عندما يعرف الجميع أين يقفون وما هو متوقع منهم ، فمن المرجح أن يظلوا متحمسين ومنتجين.

ذكر تقرير نشرته مجلة Forbes أن "في حين أن إجراء محادثات صعبة أمر ضروري للقيادة، فإن معظم المديرين يحاولون تجنبها بأي ثمن، وبدلاً من معالجة المشكلات على الفور، فإنهم يتركونها حتى مراجعة الأداء السنوية. في المقابل، يشعر الموظفون بالعقاب على شيء لم يعرفوا أنه يمثل مشكلة. نتيجة لذلك ، يصابون بالإحباط، وهو ما ينعكس على الأداء".

قال تامي بيركنز ، كبير مسؤولي الموظفين في Pacific Market International ، "إذا كان بإمكان المديرين تقديم ملاحظات بطريقة واضحة وصادقة وعاطفية، فيمكنهم تشكيل هذه المحادثات في خطط عمل قوية." تعتمد النتيجة الناجحة على أمرين: كيفية التعامل مع المحادثة وما قيل خلالها".

فيما يلي سبع طرق يمكن للمديرين من خلالها تحسين الطريقة التي يقدمون بها ملاحظات سلبية :

1 ـ تعرف على النتيجة المرجوة

قبل الاقتراب من الموظف لتقديم التعليقات، راجع الموقف وافهم النتيجة المرجوة. الهدف من تقديم الملاحظات هو مساعدة الموظفين على النجاح ، ودورهم والفريق والشركة في ذلك. بالإضافة إلى ذلك، يجب على كل شخص أن يعلم ما الذي يعمل عليه، وما هي النتيجة المرجوة.

يخاطر المدراء الذين يتعاملون مع المحادثات الصعبة بدون خطة بترك المناقشة تبتعد عن النتيجة المرجوة. لمنع هذا، يمكن للمدراء أن يسألوا أنفسهم سؤالين بسيطين: "ما هو الغرض من هذه المحادثة؟" و "ما هي النتيجة المثالية؟"

2 ـ اخلق بيئة آمنة

يجب إيصال جميع التعليقات، سواء كانت إيجابية أو سلبية، في الوقت الفعلي لتكون أكثر تأثيرًا. في حين يتم تقدير الثناء العام ، يجب تقديم الملاحظات السلبية بشكل خاص.

يعني خلق بيئة آمنة معرفة الفرق بين الطرق الصحية وغير الصحية لتقديم ردود فعل سلبية. الأول يخلق جوًا آمنًا حيث يكون الموظف أكثر تقبلاً، بينما يضع الأخير الموظف في موقف دفاعي ويجعله يغلق وينفصل.

قالت الدكتورة ستايسي فرويدنبرغ ، عالمة النفس المرخصة في Luminate Psychological Services ، "الصراخ في العمال أو التقليل من شأنهم بسبب أدائهم السيئ لا يؤدي إلا إلى الاستياء ، ويزيد القلق، ويقلل من الأداء في المستقبل. المفتاح هو التزام الهدوء".

في معظم الأوقات ، يقدم المديرون الملاحظات كتهديد مع القليل من الدعم أو بدونه. يؤدي الخوف من استفزاز العبارات مثل "لم تفعل ..." أو "أنت بحاجة إلى ..." على الفور إلى وضع الموظفين في مركز الدفاع مما يتسبب في انسحابهم من المحادثة.

يعد استخدام اللغة الصحيحة أمرًا حيويًا لتقديم ملاحظات سلبية. وإذا كان الموظف سيستفيد بمعرفة ملاحظات المدراء، بالمثل ، سيستفيد المديرون بشكل كبير من خلال تسجيل الوصول لمعرفة ما يعتقده الموظف، بالإضافة إلى البحث عن ملاحظاتهم وآرائهم من أجل الحلول المحتملة.

3 ـ تخلص من الافتراضات

في كثير من الأحيان ، يقود المدراء عواطفهم وينتهي بهم الأمر بانتقاد شخصية الأشخاص عن غير قصد. في معظم المحادثات الصعبة ، يكون لدى الأفراد تصورات مختلفة عن حدث ما. من الشائع أن يفترض المدراء أن الآخرين يفسرون المعلومات بالطريقة نفسها التي يفسرون بها الأمور. ومع ذلك ، فإن هذا الافتراض هو ما يؤدي غالبًا إلى الصراع.

التفسيرات الخاطئة شائعة، ومن الضروري للمديرين التمسك بالحقائق، والتركيز على الموقف بدلاً من انتقاد الشخص بناءً على افتراض.

أعرب بريان كيرنز ، الرئيس التنفيذي لشركة ProStrategix Consulting ، عن إعجابه بأهمية إضفاء الطابع الشخصي على الموقف. قال كيرنز إنه من خلال توثيق الحقائق قبل تقديم رد الفعل، فإنه يسمح للمديرين بالإشارة إلى الطابع الشخصي عند إثارة المشاعر أو استخدامها كأمثلة أثناء التعليم. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمدراء وصف تأثير ذلك على الفريق أو العميل أو المنظمة.

4 ـ اسع لفهم وجهة نظرهم

قال الدكتور ستيفن كوفي إنه من الأفضل "السعي أولاً إلى الفهم، ثم إلى الفهم". قد يغلق بعض الموظفين أو يستجيبون بشكل دفاعي عند إعطائهم ملاحظات سلبية. لمنع حدوث ذلك ، يجب على المديرين أولاً منح الموظفين الفرصة لمشاركة الطريقة التي اعتقدوا أنهم تعاملوا بها مع الموقف، أو لماذا أكملوا مهمة؟، أو مشروعًا بالطريقة التي فعلوها.

منح الموظفين مساحة لمشاركة وجهات نظرهم يمنح المديرين نظرة ثاقبة حول مكان حدوث سوء فهم أو تحدٍ محتمل. الاستماع الفعال أمر أساسي. على الرغم من أن المدير يوجه النقد البناء، يجب أن تكون المحادثة متوازنة بين الطرفين.

تشير الدراسات إلى أن 47٪ من الموظفين اعترفوا بأن مشاكلهم الشخصية تؤثر أحيانًا على أدائهم الوظيفي. من خلال تخصيص الوقت لبناء علاقات مع موظفيهم ، يمكن للمديرين فهم السبب الجذري لضعف أدائهم بشكل أفضل. معًا ، يمكنهم إنشاء حل يناسب الجميع.

أكد بيركنز على أهمية أن يكون المديرون محنكين، وأن يستفيدوا من تجاربهم الخاصة عند تقديم الملاحظات. إنها ليست طريقة رائعة لعرض المنظور فحسب ، بل قال بيركنز إنها تساعد في "تمهيد الطريق أمام ذهاب وإياب من خلال التحدث عن النكسات والتحديات والمحاولات الفاشلة".

5 ـ استخدم هذه الفرصة للتعليم

يريد الموظفون أن يعرفوا أنهم موضع تقدير ودعم واحترام. لا أحد يريد أن يشعر وكأنه طفل يتعرض للتوبيخ من قبل والد غاضب. المحادثات الصعبة هي فرصة عظيمة لتدريب الموظفين.

أوصى ماتسون نيويل ، الشريك الأول في Partners in Leadership ، المديرين بـ "ذكر المجالات التي يتفوق فيها الموظفون حاليًا، ثم يسهل عليهم مناقشة المجالات التي يمكنهم تحسينها".

أوضح نيويل أن المديرين يجب أن ينظروا إلى الحاضر ونحو المستقبل عند التحدث مع الموظفين حول إنتاجيتهم. على العكس من ذلك، يجب عليهم إعادة زيارة الموظفين السابقين عند التحدث عن التحسينات التي أدخلوها على جودة عملهم.

صرح الدكتور بروك واتشلر، عالم النفس المرخص ومؤسس BEW Consulting and Training، LLC ، أنه يجب على المديرين "التعاون مع الموظف لتحديد خطوات العمل هذه بحيث يكون كلا الطرفين على نفس الصفحة، وهناك اتفاق على الهدف الجديد".

6 ـ إنشاء ثقافة التغذية الراجعة

التعليقات السلبية ليست هي الوحيدة التي يجب على المديرين تقديمها. في الحقيقة ، هناك كلمات مثل "يا عظيم!" شارك المؤلف، ديفيد نوفاك ، نتائج استطلاع تم إجراؤه مؤخرًا مع Harvard Business Review واكتشف أن 82٪ من الأمريكيين يشعرون أن مديريهم لا يتعرفون على جهودهم بما يكفي. كشفت دراسة أخرى أجرتها Socialcast (الآن VMware) أن 69 ٪ من الموظفين يقولون إنهم سيعملون بجدية أكبر إذا تم الاعتراف بعملهم.

قال بيركنز: "التعليقات المستمرة مرغوبة وبناءة أكثر من أي شكل آخر." أضاف جاستن هافر، سمسار عقارات في Justin Havre & Associates of RE / MAX First ، "تأتي أفضل التعليقات من شخص يتيح لك بانتظام معرفة التوقعات ، عندما تفعل شيئًا صحيحًا" وأين يمكنك تحسينه.

وثقافة التغذية الراجعة Culture Of Feedback هي ، في الأساس ، ثقافة مكان العمل التي تركز على التعليقات الصادقة بين الموظفين ، وبين الموظفين والمديرين ، وبين المديرين والمديرين التنفيذيين. ... يجب أن تكون ثقافة الملاحظات سهلة التنفيذ - فقط أخبر الموظفين أن يكونوا صادقين مع بعضهم البعض ومع رؤسائهم.

7 ـ المساءلة والمتابعة

يمكن للمديرين ضمان المساءلة من خلال المتابعة بشكل متكرر للتأكد من تحسن الموظفين. وفقًا لموقع Partners In Leadership ، أفاد 91٪ من الموظفين بأن المساءلة من أهم الاحتياجات التنظيمية. يضمن المديرون الذين يشركون الموظفين في عملية إنشاء خطة للنتيجة المرجوة أنهم مسؤولون عن تحقيقها.

سيساعد تحديد المعالم والأهداف المشتركة وتقديم الدعم والمتابعة مع الموظفين في الحفاظ على تحفيزهم. أسئلة مثل "كيف يمكنني دعمك؟" أو "ما الذي تعتقد أنك بحاجة إلى مزيد من التدريب عليه؟" يعطي المديرين إجابات مباشرة حول كيفية مساعدة موظفيهم على تحقيق أهدافهم.