القاهرة : الأمير كمال فرج.

هل تستخدم اجتماعات Zoom مع موظفيك كعكاز لإشراك فريقك؟ نحتاج جميعًا إلى التحديث ، وربما حتى إعادة التعيين ، للتغلب على إجهاد Zoom بينما نواصل العمل عن بُعد. ربما حان الوقت لتغيير الأمور.

كتب نيكولاس وايمان في تقرير نشرته مجلة Forbes "قد يكون عملك من بين ما يقرب من نصف مليون عميل من عملاء Zoom في جميع أنحاء العالم. يتم استضافة 3.3 تريليون دقيقة اجتماع كل عام على برنامج مؤتمرات الفيديو هذا ، وفقًا لموقع BackLinko.com. كل يوم ، يشارك أكثر من 300 مليون شخص في اجتماعات Zoom، فيما يلي بعض الإضاءات التي تساعدك على إدارة اجتماعات Zoom بشكل أفضل".

1ـ ضع الحدود

من المهم عقد اجتماعات Zoom في الأوقات المناسبة، كما تقترح صحيفة وول ستريت جورنال. لذلك أنظر ماذا يصلح لعملك؟ ربما تكون الفترة المناسبة من الساعة 10 صباحًا إلى 3 مساءً عندما تتوقع أن يكون أعضاء الفريق متاحين للاجتماعات عبر الإنترنت. حافظ على بقية اليوم (والليل) خاليا اجتماع Zoom مجانًا. فذلك يضع حدودًا صحية، ويمنح العمال بعض الهيكلية للأيام التي يعملون فيها عن بُعد.

عند الحديث عن الحدود ، يمكنك تقليل مخاطر ظهور قاذفات Zoom في اجتماعك. لذلك عليك بحماية اتصالك مع المصادقة الثنائية في Zoom، وتشجيع الفريق على الانضمام إلى اجتماعات Zoom ليس من خلال برنامج Zoom لسطح المكتب ، ولكن من خلال متصفح الويب الخاص بك. تقدم شركة مكافحة الفيروسات كاسبرسكي Kaspersky ضمانًا للمتصفحات لكي تحصل على ترقيات أمنية بسرعة أكبر.

2ـ هل يجب استخدام Zoom ؟

ضع في اعتبارك ما إذا كان الاجتماع يجب أن يكون Zoom أو مكالمة أخرى لمؤتمرات الفيديو. هل يمكنك المزج، وجعل الناس يتصلون على هواتفهم؟ إذا كنت تتصل بالاجتماع لمناقشة موضوع حساس أو ما قد يعتبره الموظفون "أخبارًا سيئة" ، من الخطأ أن تستخدم اجتماع Zoom.

اطلب من فريقك ، من خلال استبيان مجهول عبر الإنترنت، مراقبة اجتماعاتك وتقييمها ومراجعتها. وتحديد ما مدى فعاليتها؟ اسأل ما الذي يصلح ، وما الذي لا يصلح ، وما الذي يمكن تحسينه.

احصل على مدخلاتهم بشأن أوقات الاجتماع المفضلة، وإذا كانت لديهم مشكلات تتعلق بقوة اتصال الإنترنت بالمنزل. هل سيتعلم أطفالهم عن بعد في المنزل في نفس الوقت؟، ربما يحتاج أطفالهم إلى مزيد من الدعم في الصباح، لكن يمكنهم العمل بشكل مستقل في فترة بعد الظهر. في تلك الأسر ، ستكون اجتماعات Zoom بعد الظهر مناسبة بشكل أفضل.

3ـ زيادة إمكانية الوصول

فكر في كيفية استخدام تقنية Zoom لجعل محتوى اجتماعاتك أكثر سهولة. أرسل إلى الموظفين الذين لا يمكنهم حضور الاجتماع في الوقت المحدد تسجيلًا حتى يتمكنوا من اللحاق بالركب عندما يناسبهم ذلك. قد يقدر الموظفون الآخرون التسجيل لمساعدتهم على مراجعة أجزاء من الاجتماع.

تقول لويزا، إحدى معارفي ، ولغتها الأولى ليست الإنجليزية ، إنها لا تحضر اجتماع Zoom مباشرةً فحسب، بل تشاهد التسجيل مرة واحدة على الأقل بعد ذلك للمساعدة في تحسين مهاراتها اللغوية.

كيف يمكنك ضمان أن تكون اجتماعاتك شاملة للعاملين مثل لويزا أو أولئك الذين لديهم تنوع عصبي؟ ماذا عن الموظفين الجدد الذين قد يواجهون مشكلة في التعرف على الأعراف والتقاليد غير المعلنة، أو مكان عملك إذا كانوا يتحدثون فقط مع الموظفين عبر الإنترنت أو عبر الهاتف؟.

قد تتذكر أن اجتماعات ما قبل الجائحة كانت شائعة لدى الموظفين، وكان البعض يحرص على جلب وجباتهم المفضلة من المطاعم القريبة. هذا معزز للروح المعنوية ويساعد على كسر الجمود، لكن في اجتماعات Zoom ، نفوت ذلك.

هناك فرصة ضئيلة للتحدث لأننا جميعًا نسمع ما يقوله الجميع. هذا هو السبب في أن مسؤولي التوظيف قد يشعرون بالضيق عند طرح أسئلة مجعدة. كيف يمكنك التأكد من وجود مكان في كل اجتماع للسماح بذلك؟، قد تكون إحدى الإجابات من خلال غرف الاستراحة.

4ـ قواعد أساسية

هذه النصيحة هي تحديث أكثر، لأنه لا شك أنك تعرف بالفعل كيفية إدارة اجتماع رائع. أولا ، لديك جدول أعمال. لكنك ستحتاج أيضًا إلى وضع قواعد أساسية أو آداب الاجتماع لاجتماعات Zoom.

يحتاج الموظفون إلى ارتداء ملابس احترافية، وليس Zoom أثناء استلقائهم في السرير. من الناحية المثالية ، ستخفي الخلفية أو تستخدم خلفية Zoom الافتراضية.

اجعل الخطة محور التركيز - شاركها على الشاشة ، بحيث يكون الحاضرين في الاجتماع صورًا مصغرة على الشاشة حول الخطة. حدد أسرع كاتب لفريقك واطلب منهم الكتابة في الوقت الفعلي أثناء قرارات الاجتماع وإجراءاته ، ومن تم تكليفهم به.

إذا كان بإمكان الجميع رؤية هذا يظهر على الشاشة ، فيمكنهم اقتراح تصحيحات إذا لزم الأمر، لذلك لا يوجد وقت ضائع في إرسال الدقائق عبر البريد الإلكتروني بعد ذلك، والحصول على تعليقات الجميع ودمجها.

يجد الكثيرون أنه من المحبط قراءة محاضر الاجتماعات التي لم يتمكنوا من حضورها، ومن ثم عدم قدرتهم على معرفة ما تقرر، ولماذا، ومن المفترض أن يفعل ما بعد ذلك.

5ـ قبول تفضيل فريق العمل الصوت

بالنسبة لبعض الأشخاص، يكون التحديق في نفسك أو الآخرين على شاشة الكمبيوتر أمرًا محرجا للغاية. بالنسبة للآخرين ، المنزل هو المنزل ، وهو مكان خاص لا يرغبون في دعوة زملاء العمل إليه تقريبًا.

هل هذا يعني أنك تجبر فريقك على أن يكون مقيدًا بالسلاسل إلى مكاتبهم وهم يحدقون في شاشاتهم معظم يوم عملهم؟، شجع الموظفين على إيقاف تشغيل مقاطع الفيديو الخاصة بهم من حين لآخر ، وخذ استراحة قصيرة للتمدد، وقم ببعض الأعمال، مثل تمارين العين ، أو اليوجا. استراحة لمدة دقيقتين إلى خمس دقائق تساعد على إعادة الشحن.

6ـ تفكير أعمق

ربما تكون قد صادفت مفهوم "اللعبة اللانهائية" ، الذي أصله كتاب سيمون سينك لعام 2019 الذي يحمل نفس الاسم. إليك مقطع فيديو يتحدث فيه عن المفهوم الرئيسي الذي يشجع قادة الأعمال على تبني "قضية عادلة".

في كتابه ، يقول سينك إن الأمر يتعلق بأخذ منظور مختلف، وتحمل المسؤولية عن قراراتنا من الدرجة الثانية وتأثيرات الترتيب الثالث. يقول "مثل كل الألعاب اللانهائية ، في لعبة الحياة ، الهدف ليس الفوز ؛ إنه لإدامة اللعبة. أن تعيش حياة خدمة .

إنها رؤية بعيدة المدى، وبمجرد أن تكتشف "السبب العادل" لعملك ، ستحتاج إلى تدوينه والاستعداد لتوجيه نفسك إلى المسار الصحيح لأنك ستتردد في ذلك.

استخدم اللعبة اللانهائية كنقطة اتصال في كل اجتماع من اجتماعات فريق العمل لديك. ضع في اعتبارك أن يكون لديك حساب جاهز يؤهل - ربما حتى يحدد - كيف تسافر مؤسستك نحو هذا الهدف.

أطلق تفكيرًا أعمق بين الموظفين حول القرارات التي تتوصل إليها بشكل جماعي في اجتماعاتك، وآثارها الجانبية المحتملة، وكيف أنها تضع الأساس للقضية العادلة. قد تكون إضافة طبقة من لعبة لا نهائية إلى اجتماعات Zoom هي مجرد التحديث الذي يحتاجون إليه.