القاهرة : الأمير كمال فرج.

مع عودة الناس إلى مكاتبهم بعد الوباء، سيحاول البعض الجمع بين الاجتماعات الشخصية والاجتماعات عن بُعد. سوف يفشلون. سيشعر هؤلاء البُعد وكأنهم مواطنون من الدرجة الثانية يكافحون لمواكبة ما يجري.

كتب جورج برادت في تقرير نشرته مجلة Forbes أن "بدلاً من ذلك، حدد مسارك، وقم بتنظيم اجتماعات بنسبة 100٪ شخصيًا أو اجتماعات عن بُعد بنسبة 100٪، وتخطي الاجتماعات المختلطة تمامًا".

كان لزوجتي قاعدة لحفلات العشاء عندما كنا نعيش في سينسيناتي: كان على الأشخاص المرتبطين بشركة Procter & Gamble أن يشكلوا إما 50٪ أو أقل من الحاضرين أو جميع الحاضرين. لا يمكن أن يفوق عددهم عدد الأشخاص غير التابعين لشركة P&G ، حتى لا تشعر أي من المجموعتين بأنهم مهملون. هذا يعمل في كلا الاتجاهين عندما يتعلق الأمر بجهاز التحكم عن بعد أو شخصيًا.

عندما يكون الاجتماع شخصيًا في الغالب ، فإن أولئك الذين ينضمون عن بُعد يفوتون حتماً بعض المحادثة في الغرفة - خاصةً عندما يتحدث أكثر من شخص في نفس الوقت. (وهذا بالطبع لا يحدث أبدًا في أي من اجتماعاتك.) ويفوتون جميع المحادثات الجانبية أثناء الاجتماع وأثناء فترات الراحة. من المستحيل جسديًا بالنسبة لهم أن يخرجوا من الاجتماعات بنفس القدر الذي يفعله هؤلاء شخصيًا.

على العكس من ذلك، إذا كان الاجتماع في الغالب بعيدًا، فسيكون لكل من الأشخاص البعيدين شاشة وكاميرا خاصة بهم ، بينما يشاركهم الأشخاص شخصيًا. يجب على أولئك الذين يحضرون شخصيًا القتال مع الأشخاص الآخرين في الغرفة للحصول على وقت البث.

يشير هذا إلى أن الجائزة الأولى هي أن يكون الجميع وجهًا لوجه. الجائزة الثانية هي جعل الجميع عن بعد. هذا يعني أن الأشخاص الموجودين بالفعل في المكتب يجب أن ينضموا كما لو كانوا عن بُعد. لا توجد جائزة ثالثة. الاجتماعات المختلطة محكوم عليها بالفشل.

1 ـ هيكل منضبط

على أي حال، قم بتنظيم اجتماعات مع ما قبل العمل، وبنود جدول الأعمال الموجهة للتعلم ، والمساهمة وصنع القرار ، والمتابعة المنضبطة. لاحظ أن مستوى الهيكل المطلوب يزداد مع عدد الأشخاص في الاجتماع ، وتعقيد بنود جدول الأعمال ، والقيود الزمنية، على الأقل، يجب أن يكون لديك هدف وجدول أعمال.

2 ـ قبل العمل

يتيح لك العمل المسبق قلب الفصل الدراسي، وتقليل وقت العرض والاستيعاب، وزيادة التعلم من الوقت والمساهمة واتخاذ القرار. هذا هو المكان الأول حيث يمكن لأولئك البعيدين التأثير على الاجتماعات الشخصية من خلال الذهاب إلى العمل التمهيدي وتقديم مدخلاتهم قبل الاجتماع الفعلي.

لاحظ أن العمل التحضيري ضروري للانطوائيين. لا يجب أن تكون طويلة أو متعمقة أو معقدة. يجب أن يكون كافيًا لهم أن يجمعوا أفكارهم مسبقًا.

3 ـ جدول أعمال

يجب أن يوضح جدول الأعمال الهدف العام للاجتماع للحضور، وما إذا كان ينبغي عليهم التعلم أو المساهمة، أو اتخاذ القرار خلال كل جزء من الاجتماع.

تعد الاجتماعات عن بُعد أكثر كفاءة وتوفر وقت السفر وتكلفته. تتمثل إحدى مزايا ذلك في أنه يمكنك نشر اجتماعات عن بُعد أكبر وأكثر تعقيدًا وانعكاساتها على مدار عدة أيام ، مما يسمح للأشخاص بإنجاز أشياء أخرى بين أقسام الاجتماع والتفكير في الأفكار بمرور الوقت - خاصة بالنسبة للانطوائيين في مجموعة. اجعل الاجتماع عن بُعد لأربعة أشخاص أو أقل لمنحهم فرصة للمشاركة في محادثات أعمق حول عناصر معينة.

تعد الاجتماعات الشخصية أكثر فاعلية بالنسبة للبشر الذين يعملون معًا / بشكل مترابط. وذلك لأن الأشخاص يمكنهم استخدام حواسهم الخمس (البصر والسمع واللمس والشم والتذوق) مما يؤدي إلى استجابات مختلفة والتقاط الفروق الدقيقة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم المشاركة في محادثات جانبية أثناء فترات الراحة، والانتقال إلى طبقات مختلفة وموضوعات متجاورة.

بينما تجمع الأشخاص معًا في أول اجتماع مباشر بعد الجائحة:

• امنح الأشخاص وقتًا كافيًا لإعادة الاتصال قبل محاولة إنجاز أي شيء آخر (حفل الاستقبال الافتتاحي لخريجي "بروكتر آند غامبل" لمدة ست ساعات)
• لديك تحيز للأجندات المرنة للاستكشاف والمشاركة في الإنشاء مقابل التقارب والقرار. هذه إحدى الأوقات التي تهتم فيها بالتفاعلات أكثر من الناتج الفعلي.

4 ـ متابعة

تؤدي المتابعة إلى تحويل بعض الاجتماعات من اجتماعات أنيقة نظريًا وغير مجدية عمليًا إلى اجتماعات ذات قيمة حقيقية. احصل على الملاحظات بسرعة ، وذلك جزئيًا بحيث يمكن لأولئك البعيدين والانطوائيين التفكير في أفكارهم الإضافية ، وجزئيًا لبدء وتنسيق إجراءات خلق القيمة بناءً على القرارات التي اتخذتها.