القاهرة : الأمير كمال فرج.

المسؤولون التنفيذيون مسؤولون عن اتخاذ القرارات الكبيرة للمؤسسة. بينما قد يكون لديهم فهم واسع للأمور الحالية في الشركة ، فقد لا يعرفون تفاصيل مبادرة معينة. من هنا تبرز أهمية المذكرة .

كتبت أفيري بلانك في تقرير نشرته مجلة Forbes أن "المذكرة هي أداة لتوصيل الجوانب المهمة لمشروع معين. مع تنافس العديد من الأولويات على وقت المدير التنفيذي، يتعين عليك تطوير منتج يمكن للمدير التنفيذي استيعابه بسرعة والتصرف بناءً عليه. فيما يلي خمسة أشياء يجب تذكرها عند إعداد مذكرة موجزة لمسؤول تنفيذي:"

1. تحديد المعلومات التي يحتاج المسؤول إلى معرفتها.

اسأل نفسك ، "ما الذي يحتاج هذا الشخص إلى معرفته الآن؟" ركز على المعلومات الهامة.. هل يحتاج كبير مسؤولي المنتج إلى معرفة المشكلات التي يواجهها المنتج؟ هل يحتاج نائب رئيس الاتصالات إلى معرفة قضايا العلاقات العامة التي قد تنشأ عن قرار إدارة أخرى؟، هل ينبغي إطلاع المستشار العام على جهود الامتثال الجديدة التي يتعين تنفيذها بناءً على التشريعات التي تم إقرارها مؤخرًا؟

2. استخدم الأقسام والعناوين الواضحة.

أعط المسؤول التنفيذي العنوان الرئيسي. في أعلى المستند، قم بتضمين سطر "Re:" (اختصار كلمة "بخصوص") للإشارة بوضوح في البداية إلى موضوع المذكرة.

نظِّم نص المذكرة بطريقة منطقية. يمكنك استخدام طريقة STAR: الموقف والمهمة والعمل والنتيجة. يمكنك استخدام طريقة IRAC: المشكلة والحكم والتحليل والاستنتاج. أو استخدم إطار عمل آخر للفطرة السليمة يركز على القضية، ويشارك المعلومات الأساسية ذات الصلة ، وينقل الوضع الحالي ، ويتضمن بضعة أسئلة ويقترح الخطوات التالية. لا توجد طريقة واحدة لتنظيم المذكرة. استخدم الأقسام لتسهيل فهم المذكرة للقارئ.

والفطرة السليمة هي حكم سليم وعملي يتم تطويره عادةً من خلال تجربة الحياة بدلاً من أي نوع من التدريب الرسمي. قد يبدو تطوير الفطرة السليمة أمرًا صعبًا ، ولكن يمكنك بسهولة التدرب على استخدام الفطرة السليمة من خلال أن تكون أكثر وعيًا وتفكيرًا في المواقف قبل اتخاذ القرارات.

تتمثل إحدى طرق تسهيل فهم المذكرة في استخدام عناوين واضحة. يمكن أن تسمح العناوين الواضحة أيضًا للشخص بقراءة الأقسام بالترتيب الذي يختاره. ستتيح المذكرة المنظمة والمكتوبة جيدًا للشخص المرونة في قراءة المستند بالطريقة التي يريد قراءتها.

3. اكتب فقرات موجزة واستخدم النقاط.

اجعل من السهل على القارئ استيعاب المعلومات التي تقدمها باستخدام فقرات قصيرة. كلما طالت الفقرة ، زادت صعوبة متابعتها. تعتبر النقاط النقطية أيضًا طريقة رائعة لجعل القارئ يركز على أجزاء من المعلومات ويستوعبها.

4. قم بتضمين التاريخ ومعلومات الاتصال.

إذا أراد أحد أعضاء القيادة معرفة المزيد من المعلومات، فيجب أن يعرف من يتصل أو يرسل بريدًا إلكترونيًا. قم بتضمين اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك.

قم بتضمين تاريخ في المستند. إذا عاد المسؤول التنفيذي إلى مذكرة في وقت لاحق من ذلك اليوم وقرأ عن طريق الخطأ مذكرة سابقة، فقد تستند قراراته في ذلك اليوم إلى معلومات قديمة ، والتي قد تكون لها عواقب كبيرة وغير مقصودة.

5. اقرأ ما كتبته. اقرأ كتابتك مرة ثانية. ثم اقرأها للمرة الثالثة.

الكتابة غير الواضحة والأخطاء الإملائية غير مهنية. خذ بضع دقائق لقراءة ما كتبته. ضع في اعتبارك قراءة المذكرة بصوت عالٍ أو من النهاية إلى البداية. يمكن للأخطاء الأساسية أن تلغي الجوهر، وتشوه جودة عملك وسمعتك.

تعد القدرة على التقاط المعلومات الهامة بطريقة موجزة مهارة مهمة يجب تطويرها. لديك الفرصة للتواصل والتأثير على أعلى مستويات المنظمة.

تعرف على المعلومات التي يحتاجها جمهورك لاتخاذ القرارات. قسّم الصفحة باستخدام الأقسام وكتابة فقرات موجزة. قم بتضمين الأساسيات مثل التاريخ ومعلومات الاتصال الخاصة بك. ثم اقرأ كتاباتك لتلتقط الأخطاء المطبعية.