القاهرة : الأمير كمال فرج.

عندما تحاول العثور على وقت لجمع مجموعة من الأشخاص معًا في اجتماع مهم، فقد لا تساعدك تطبيقات التقويم دائمًا. لا تأخذ التكنولوجيا في الحسبان الجوانب الإنسانية المتنوعة والفريدة من نوعها للعمل. تقول أفيري بلانك في تقرير نشرته مجلة Forbes "إذا وجدت نفسك تقود فريقًا، فإليك ثلاث نصائح لمساعدتك في العثور على وقت للاجتماعات الهامة:"

1. تحديد نطاق زمني محدد

عند تحديد يوم ووقت لاجتماع مهم، قد يكون هناك العديد من الخيارات. لتجنب احتمال وجود الكثير من الخيارات، ركز على التأكد من توفر الوقت البديل خلال إطار زمني محدد (على سبيل المثال ، أسبوعين).

قد تجد على الأرجح أن هناك القليل من الاحتمالات (الأولية) أو معدومة لوقت اللقاء . كلما زاد عدد الأشخاص المشاركين، زادت صعوبة العثور على وقت من اليوم يناسب الجميع. قد يكون لديك شخص في قارة أخرى، أو شخص آخر تحت الطلب في الصباح للتعامل مع تصعيد الفريق، أو شخص آخر يعتني بوالديه الأكبر سنًا في المساء.

لا تقيد الاجتماع بين الساعة التاسعة والخامسة صباحًا. ما قد يكون "تسعة إلى خمسة" عند شخص ما قد لا يكون أفضل وقت لشخص آخر.

2. تجهيز اقتراح بديل

إذا لم تكن هناك أوقات يمكن لجميع أعضاء المجموعة الالتزام بها، فأنشئ خيارًا. انظر إلى البيانات واقترح إمكانية أخرى. قد يعني هذا اقتراح اجتماع مسائي لاستيعاب الزملاء الذين ينتظرون اثنتي عشرة ساعة. بعد محاولة اعتماد هذا الوقت لمدة شهر أو نحو ذلك ، يمكنك تبديل الأوقات للسماح بعقد الاجتماع خلال الصباح والمساء.

يتطلب الانضمام إلى فريق والمشاركة في الاجتماعات الهامة المرونة. كما يتطلب استعدادك للتكيف والتزامك بالمهمة. فقد لا يكون وقت الاجتماع هو الأفضل أو الملائم لك أو لأي فرد في وقت معين.

إذا سمحت لنفسك بأن تكون مرنًا، فسيكون الناس أكثر ميلًا إلى أن يكونوا مرنين معك عندما تحتاج إليهم. وإذا وجدت نفسك تشعر بالاستياء، فقد تكون هذه علامة على أن الآخرين لا يبذلون جهدًا ليكونوا مرنين، حكم مشاعرك للتحقق من صحة ديناميكيات فريقك.

3. الاستفادة من التكنولوجيا

إذا كنت تحاول عقد اجتماع مهم وتحتاج إلى مشاركة جميع أصحاب المصلحة، فاستخدم التكنولوجيا للتغلب على مشكلات الموقع. اسمح للأشخاص باستخدام برنامج زووم. إذا كان على زميلك أن يشاهد أطفاله في وقت الاجتماع، فدعه يتصل ويبقى على كتم الصوت حتى يحتاج إلى التحدث.

ذكّر نفسك بهدفك: هدفك هو جعل مجموعة انتقادية من الناس تتحدث مع بعضها البعض. الحوار هو الأهم وليس الموقع.

للمساعدة في تحديد الاجتماعات الحاسمة، تعرف على العنصر البشري في الجدولة، وكن مرنًا في تحديد خيار اجتماع محتمل من خلال التعرف على مدى تعقيد حياة الآخرين، وافتح المجال أمامك. استخدم التكنولوجيا لإزالة حواجز الموقع وزيادة المشاركة، وبالتالي زيادة فعالية الفريق.