القاهرة : الأمير كمال فرج.

إنك تعمل بجد لتنمية نشاطك التجاري ، لكن هل أنت على دراية بالخطوات التي يتعين عليك اتخاذها لحماية عملك؟، عملك هو أحد الأصول، ويجب أن يكون آمنًا ضد السرقة والأضرار الأخرى.

كتبت ميليسا هيوستن في تقرير نشرته مجلة Forbes "بصفتك صاحب عمل صغير، قد تتساءل عن كيفية حماية عملك، أو حتى إذا كنت بحاجة إلى ذلك. إن اتخاذ خطوات بسيطة لمنع ارتكاب أي مخالفات في عملك سيؤتي ثماره عدة مرات، ويساعدك على الحفاظ على راحة البال".

أثناء قيامك بتنمية عملك وإضافة أعضاء الفريق إلى هذا المزيج، تحتاج إلى منع أي احتيال أو اختلاس أو سرقة. وفقًا لتقرير ACFE 2018 حول الاحتيال في الأعمال الصغيرة، فإن 29٪ من الشركات الصغيرة تواجه مخاطر بسبب الفواتير، و 22٪ لدفع الشيكات والتلاعب، و 21٪ لسداد النفقات ، و 20٪ للتزوير ، و 16٪ للاحتيال في البيانات المالية.

وفقًا لتقرير الأمم المتحدة لعام 2020، فإن أهم ثلاث نقاط ضعف أساسية للرقابة تساهم في الاحتيال هي:

· عدم وجود ضوابط داخلية.

· تجاوز الضوابط الداخلية القائمة.

· عدم مراجعة صاحب العمل.

عندما يبتعد أصحاب الأعمال عن النظام المالي في أعمالهم، فإن غيابهم يزيد من فرصة المحتالين. سيتيح لك كبح هذا الإغراء من خلال تطبيق التحكم إدارة عملك بثقة أكبر.

نود أن نثق بموظفينا، ونجد صعوبة في تصديق أن الموظف سيفعل أي شيء لإلحاق الضرر بنا أو بإيذاء الشركة ، ولكن عندما نثق كثيرًا، عندها تظهر المشاكل. لا أحد يريد أن يعتقد أن موظفينا الموثوق بهم سوف يسرقون منا، ولكن عندما تطبق الضوابط لمنع ذلك، يمكنك تجنب اكتشاف ذلك بالطريقة الصعبة.

تتضمن بعض النصائح لحماية أصولك القيمة ما يلي:

1. توظيف الضوابط الداخلية

هناك العديد من الضوابط التي يمكنك تنفيذها في عملك الصغير والتي ستحمي عملك. تحتاج إلى حماية عملك فيما يتعلق بحفظ السجلات والتعامل النقدي والحسابات المصرفية. فصل واجبات الموظف هو نوع من الرقابة الداخلية التي يمكنك تنفيذها في عملك كإجراء وقائي ضد السرقة والاختلاس.

2. تنفيذ الضوابط والموازين

يمكن للسياسات والإجراءات المحددة أن تمنع نشوء الفرصة. تعد التسوية المنتظمة للحسابات الهامة أمرًا حيويًا لضمان عدم وجود نشاط غير عادي في العمل. راجع بيانات البنك وبطاقة الائتمان الخاصة بك بالتفصيل. أرسل هذه البيانات إلى عنوان بريدك الإلكتروني الشخصي للتأكد من وصولها إليك مباشرةً دون أي تدخل. اسأل عن أي نشاط غير عادي. اجعلها سياسة للتوقيع والموافقة على جميع المدفوعات الصادرة للشركة.

3. الضوابط العامة لتكنولوجيا المعلومات

وجود ضوابط حول أنظمة الكمبيوتر الخاص بك يسمح أيضًا بالحماية. تمنح ضوابط الوصول الموظفين فقط الوصول إلى ما يحتاجون إليه لأداء واجباتهم الوظيفية. عندما تتحكم في وصول أعضاء الفريق إلى برنامج عملك، فإنك تقلل من تداخل المسؤوليات.

4. راجع أرقامك بانتظام

عندما تعرف أرقام عملك، يمكنك بسرعة تحديد أي نشاط غير طبيعي في عملك. لا يمكنك التحقق من وظيفة تمويل الأعمال بصفتك صاحب العمل ، حتى لو كان لديك محاسب يعمل معك. تحتاج إلى مراقبة هذه الأرقام بنفسك على مستوى عالٍ لفهم النشاط المالي في عملك.

5. السيطرة المادية على الأصول والوثائق الملموسة

عندما يكون لديك عملية مراقبة المخزون لمراجعة المخزون التالف، وإجراء عمليات جرد متفرقة، يجب قفل الأوراق الأساسية والنقود الإضافية، أو الأصول القيمة في الخزائن عندما لا تكون قيد الاستخدام والحفاظ على المجموعات آمنة.

المحصلة النهائية هي اتخاذ تدابير وقائية، وستسمح لك حماية أصول عملك بإدارة عملك بثقة أكبر ، مع العلم أنك اتخذت الاحتياطات اللازمة لحماية عملك وأمواله.

لا يُقصد من الآراء المعبر عنها في هذه المقالة أن تحل محل أي استشارات محاسبية و / أو ضريبية مهنية أو خبيرة على الإطلاق.