القاهرة : الأمير كمال فرج.

إنها نهاية العام، حيث تكثر الأحاديث حول الأداء. سيتعين على معظم المديرين تقديم ملاحظات بناءة لموظفيهم بشكل ما. وبالنسبة للكثيرين، فإن إعطاء ردود فعل قاسية هو أصعب نوع من المحادثات.

تشرح جوليا ووينش في تقرير نشرته مجلة Forbes كيفية إعداد المسرح لمحادثات التعليقات الصعبة في نهاية العام. من خلال هذه النصائح الخمس، يمكنك التأكد من أن علاقاتك مع موظفيك ستتعزز فقط خلال هذا التقييم :

1 ـ ضع بيان النية

بيان النية intention statement هو في الأساس تعبير مكتوب عن نيتك. عندما تكتب شيئًا ما ، فهذا يجبرك على التفكير في كيفية التعبير عنه.

سيكون بيان النية الحسنة أمرًا يمكن للطرفين الاتفاق عليه بسهولة. في ما يلي مثال على بيان النية: "التقييم عنصر ضروري للنجاح، لذلك يجب أن نفهم ما الذي نجح بشكل جيد في العام الماضي، وما الذي يمكن تحسينه، وأن نضع خطة نشعر بالإثارة حيالها وهذا مفيد أيضًا لكي تمضي الأعمال للمضي قدما".

لا ينبغي أن يكون بيان النية الحسنة مثيرًا للجدل لأي من الطرفين المعنيين، ويجب أن يكون له عدسة متفائلة.

2 ـ إعرف الطريقة التي يفضلها الموظف لتلقي التعليقات

 يحب الجميع تلقي ردود الفعل بشكل مختلف. هل يتمتع هذا الشخص بتقدير عام؟ أو خاص ، هل يفضل عبارة "شكرا لك"؟ لأم بريد الكتروني؟ أم هدية؟ في المقابل كيف يستقبل الملاحظات البناءة؟ كيف سيشعر عند سماعها؟ إن مطالبة موظفك بوضع القواعد الأساسية الخاصة به يضمن شعوره بالمشاركة في العملية.

3 ـ اتفق على كلمة آمنة إذا اشتدت سخونة الأمور

إذا كنت تعلم أن موظفك يميل إلى أخذ الأمور على محمل شخصي أو يتخذ موقفًا دفاعيًا، فاتفق على كلمة آمنة لاستخدامها إذا بدأت الأمور في الشعور بضغوط شديدة. وافق على ما يجب فعله إذا تم استخدام الكلمة الآمنة: خذا بعض الأنفاس معًا، اتركا الغرفة قليلا لفصل القوات، ثم أعيدا التركيز على الاستماع النشط ، أو أي شيء آخر تمامًا.

4 ـ إذا بدأت الأمور تبدو شخصية ، اعتذر

 إذا كنت قد استخدمت كلمتك الآمنة وما زلت تشعر بالتوتر، فاعتذر. أعد صياغة نيتك. مثال على الاعتذار الجيد والعودة إلى بيان النية هو "أعتذر حقًا إذا كان ما قلته يؤذيك. كان ذلك ليس في نيتي. نيتي هي ... ".

5 ـ كن محددًا وموجهًا نحو المستقبل

 عند تقديم الملاحظات، كلما كان ذلك أكثر تحديدًا كان ذلك أفضل. على سبيل المثال، حدد المشكلة، وابحث عن الحل، مع التركيز على المستقبل، وإذا أراد موظفك الرد على الملاحظات بشكل كتابي، اطلب منه الرد من خلال بريد إلكتروني، ثم تحدث عن كيفية استخدام نقاط قوته في الاتصال الكتابي في اتصاله اللفظي في المستقبل.

نادرًا ما يكون تقديم ملاحظات بناءة أمرًا سهلاً. ولكن إذا استخدمت هذه الأدوات الخمس ، فسيكون ذلك أقل إيلامًا لكلا الطرفين.