القاهرة : الأمير كمال فرج.

هل سبق لك أن خرجت من يوم عمل مدته 12 ساعة وأنت تشعر بالإرهاق، وأنك لم تكن منتجا بما فيه الكفاية؟ نقضي أيامنا في محاولة وضع علامة على الأشياء في قائمة المهام لدينا، ومع ذلك ، يبدو أننا لم نفعل ما يكفي، أو الأسوأ من ذلك ، أننا لم نكن فعالين.  كيف يمكننا أن نكون أكثر إنتاجية بطرق تبدو جيدة ويمكن التحكم فيها؟.

كتبت أمانثا إيمبر في تقرير نشرته مجلة Harvard Business Review أن "96٪ من الناس يفحصون هواتفهم المحمولة في غضون ساعة واحدة من الاستيقاظ في الصباح (و 61٪ يأخذون نظرة خاطفة خلال الدقائق الخمس الأولى). على الرغم من أنه قد يبدو غير ضار، إلا أن فحص هواتفنا بمجرد فتح أعيننا يجعلنا نحظى بنوع "تفاعلي" من اليوم".

إذا كان أول شيء تفعله عند النهوض من السرير هو فتح بريدك الإلكتروني أو قراءة نصوصك أو الاستماع إلى رسائل البريد الصوتي الخاصة بك، فأنت تضع نفسك في المرتبة الثانية بشكل أساسي. سواء أكانت أخبارًا جيدة أم سيئة أم لا ، فأنت تسمح للآخرين بتحديد مزاجك لهذا اليوم. معظمنا مذنب بهذا ، ويؤثر ذلك حتما على إنتاجيتنا.

كيف يمكننا أن نكون أكثر إنتاجية بطرق تبدو جيدة ويمكن التحكم فيها. على مدى السنوات الثلاث الماضية، أجريت مقابلات مع أشخاص في كل مجال - من النشر والترفيه إلى عالم الشركات - لمعرفة كيف يمكننا تنظيم أيامنا بشكل استباقي للاستفادة منها بشكل أكبر.

من خلال هذه المناقشات، سمعت مرارًا وتكرارًا أنه لا يمكنك السماح لأولويات الآخرين بتحديد مسار يومك. بدلاً من ذلك، يجب أن تدرس كيفية استيقاظك، وتنظيم وقتك، وتناسب العمل مع جدولك الزمني.

فيما يلي أربع نصائح من أشخاص منتجين للغاية ظلوا عالقين معي - وآمل أن تعمل من أجلك أيضًا :

1) قم بتكييف أهم أعمالك مع النمط الزمني الخاص بك.

النمط الزمني الخاص بك هو مجرد طريقة رائعة لقول "ساعة جسمك". إنه يشير إلى دورة النوم والاستيقاظ الطبيعية على مدار 24 ساعة التي نختبرها جميعًا. كل شخص لديه نمط زمني فريد من نوعه، ويؤثر على الطاقة التي نشعر بها طوال أيامنا.

حوالي 10٪ من الناس هم من البوم النمطي، والذين يشعرون بأكبر قدر من النشاط في الصباح. في الطرف الآخر من الطيف، يوجد 20 ٪ من السكان من البوم، أو الأشخاص الذين يقومون بعملهم الأفضل في الليل. يستلقي معظمنا في مكان ما في الوسط، ويختبر ذروة اليقظة قبل الظهر، وغطسًا للطاقة بعد الغداء ، ورياحًا ثانية في وقت متأخر بعد الظهر.

أخبرني دان بينك ، مؤلف كتاب "متى: الأسرار العلمية للتوقيت المثالي"، أن الانتباه إلى النمط الزمني الخاص بك وتنظيم مهامك حول ذروة طاقتك يمكن أن يساعدك في إنجاز الكثير في وقت أقل.

قال لي: "في الأيام التي أخطط فيها للكتابة، أفعل ذلك في الصباح، عندما أكون في حالة تأهب قصوى". "أحدد لنفسي عدد الكلمات ولا أفعل أي شيء حتى أحققه. لا أحضر هاتفي إلى المكتب معي. لا أفتح بريدي الإلكتروني. بمجرد أن أحقق هدفي ، أصبح لدي حرية القيام بأشياء أخرى ".

يستفيد بينك بشكل كامل من الطاقة التي يشعر بها عند الاستيقاظ من خلال استخدام صباحه في عمل عميق ومركّز - وتجنب أي وجميع عوامل التشتيت.

عندما يكون لديه انخفاض في الطاقة في منتصف بعد الظهر، فإن بينك يميل إلى الاستمرار في المهام الأسهل. قال: "سأقضي هذا الوقت في الرد على رسائل البريد الإلكتروني وحفظ الأشياء ومسحها ضوئيًا". "بعد ذلك ، عندما أحصل على الريح الثانية، وأخرج من الحوض الصغير حوالي الساعة الثالثة أو الرابعة صباحًا، أقوم بمهام لا تتطلب مني أن أكون محبوسا ويقظًا، مثل المقابلات. خلال هذا الوقت، أشعر براحة ذهنية وإبداع وانفتاح أكبر على الأفكار ".

نصيحة للمحترفين: لتخطيط يوم عملك بشكل أفضل، ابدأ عملية إعادة هيكلة يومك من خلال تقييم النمط الزمني الخاص بك. قم بمواءمة العمل الذي يتطلب قوة دماغك الأكثر كثافة مع ذروة طاقتك.

2) خطط ليومك في الليلة السابقة.

لا يحدث يوم مثمر من تلقاء نفسه. يتطلب ذلك التخطيط. عندما نكتب ما نعتزم القيام به - ومتى وأين نعتزم القيام به - فمن الأرجح أن نحقق أهدافنا.

أخبرتني مستشارة الإنتاجية التنفيذية لشركة Google ، لورا ماي مارتن، أنها تخطط للعمل في الليلة السابقة. في البداية ، كتبت أهم ثلاث أولويات لها في نموذج الخطة اليومية التي أنشأتها. "أسفل الأولوية الأولى ، تقول ،" حتى تنتهي هذه المهمة الأولى ، كل شيء آخر هو لهو. "لذلك هذا هو الشيء الوحيد الذي أحتاج إلى إنجازه".

ثم تستخدم النموذج نفسه للتخطيط ليومها على المستوى الجزئي ، ساعة بساعة. تقول مارتن "حتى مجرد تدوين أنني أخطط لممارسة التمارين الرياضية بين الساعة 7 صباحًا و 8 صباحًا يجعلني على الأرجح أفعل ذلك.".

تتضمن عملية مارتن أيضًا ما تشير إليه على أنه "مهام بحجم الوجبات الخفيفة"، وهي مهام يمكنها القيام بها بين الاجتماعات، لأنها لا تتطلب سوى بضع دقائق، مثل إجراء مكالمة هاتفية أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني.

نصيحة للمحترفين: تحكم في يومك ببعض التخطيط الدقيق. جرب نموذج خطة مارتن اليومية لمدة أسبوع واحد. الوقت المثالي لملئه هو نهاية يوم عملك بحيث يظل كل ما تحتاج إلى معالجته غدًا ما يزال حاضرًا في ذهنك.

3) تطوير طقوس مختلفة لأنواع العمل المختلفة.

إن التفكير في المكان الذي تعمل منه هو طريقة أخرى لإضافة هيكل إلى يومك. ضع في اعتبارك القيام بما يفعله الأستاذ بجامعة جورجتاون ومؤلف كتاب "العمل العميق"، كال نيوبورت ، والذي يربط عمدًا بين مواقع مختلفة وأنواع مختلفة من المهام.

قال نيوبورت: "عندما أحاول حل إثبات نظري لعلوم الكمبيوتر ، فإن الطقوس التي أستخدمها غالبًا ما تتضمن طرقًا مختلفة للمشي حول مدينتي".

ولكن عند القيام بأعمال الكتابة، ستجد نيوبورت يتعامل مع هذا بطريقة مختلفة تمامًا. يقول "في منزلي، كان لدي طاولة مكتبة مخصصة تذكرنا بالطاولات في مكتبة الجامعة حيث كنت أدرس كطالب جامعي. كانت بها مصابيح من النحاس الأصفر بجانب خزائن الكتب الخشبية الداكنة. عندما أجلس هناك، أكتب ، يكون لدي ضوء ساطع يسطع مباشرة على المكتب ، لأكون فقط أنا وجهاز الكمبيوتر الخاص بي".

فكر في الفئات الرئيسية للعمل الذي تقوم به، وابدأ في إنشاء طقوس حولها. قد تتضمن الطقوس موقعك الفعلي أو الوقت من اليوم الذي تكمل فيه مهمة معينة. على سبيل المثال، قد تفضل مسح صندوق الوارد الخاص بك أثناء الجلوس بالخارج على شرفة مشمسة، وتفضل إجراء مكالمات Zoom في هدوء غرفة نومك.

نصيحة احترافية: مارس هذه الطقوس لمدة أسبوعين على الأقل. يستغرق الأمر وقتًا للوصول إلى التدفق، ولكن عندما تفعل ذلك، سيصبح الأمر أسهل، وسيحدث بسرعة أكبر كلما زادت ممارستك. سيبدأ عقلك في ربط الإشارات - مثل بيئتك المادية والوقت من اليوم - بأنواع معينة من العمل.

4) تجنب أن تكون مشغولا بنسبة 100٪.

من السهل أن نفترض أن الأشخاص الأكثر إنتاجية يتم شغلهم بنسبة 100٪ من يومهم. ومع ذلك ، فإن معظم الأشخاص الذين تحدثت إليهم قالوا عكس ذلك تمامًا.

أخبرني دارين ميرف، رئيس العمل عن بُعد في GitLab، أكبر شركة تعمل عن بُعد في العالم، أن الانشغال بنسبة 100٪ من الوقت يمثل مخاطرة كبيرة.

قال ميرف: "إذا تم إشغال يومك بالكامل بالاجتماعات، فلن يترك أي مجال على الإطلاق لتحدث الحياة الواقعية.  "إذا قام طفلك بجرح إصبع قدمه، على سبيل المثال، وتحتاج إلى معالجة ذلك حتى لمدة ثماني دقائق من يومك، فقد يكون لذلك تأثير سلبي كارثي على صحتك النفسية، وعلى جداول الأشخاص الآخرين".

عندما لا يكون لديك وقت فراغ في التقويم الخاص بك، فإنك تترك مساحة صغيرة لنفسك لإجراء محادثات عرضية، أو لحظات من الإبداع والإلهام.

نصيحة احترافية: يمكن أن يمنحك يوم مزدحم بالكامل إحساسًا زائفًا بالإنتاجية. إذا كان التقويم الخاص بك يبدو ممتلئًا، فقم بجدولة وقت لعدم القيام بأي شيء. يمكنك استخدام هذا الوقت كوقت احتياطي للأشياء التي يتم تشغيلها أو المهام غير المتوقعة التي تظهر خلال اليوم. أو يمكنك حتى استخدامها للعفوية المخطط لها - أوقات لإثارة أفكار غير متوقعة.

لا تتعلق الإنتاجية بعدد ساعات العمل أو عدد المهام التي يمكنك شطبها من قائمتك. يتعلق الأمر بفعل ما تحتاجه للعمل بكفاء وبطريقة فعالة من حيث الوقت. وهذا يبدأ بالتعمد بشأن يومك. لا تترك الأمر للصدفة - استخدم النصائح الربعة أعلاه للبدء.