القاهرة : الأمير كمال فرج.

البيئة المادية في مكان العمل لها تأثير كبير على طريقة عملنا. عندما تكون مساحتنا في حالة من الفوضى ، كذلك سنكون نحن.

كتبت ليبي ساندر في تقرير نشرته مجلة Harvard Business Review  أن "هذا صحيح بالتأكيد من منظور لوجستي بسيط: نفقد دقائق عمل ثمينة في كل مرة نذهب فيها للبحث عن ورقة مفقودة على مكتب مليء بالفوضى، وينطبق الشيء نفسه على أولئك الذين نجحوا في أن يصبحوا بلا أوراق في العمل: أظهر استطلاع دولي أن العاملين في مجال المعلومات يخسرون ما يصل إلى ساعتين في الأسبوع دون جدوى في البحث عن المستندات الرقمية المفقودة".

لكن الفوضى يمكن أن تؤثر علينا أيضًا بطرق غير مباشرة. أظهر بحثي وأبحاث الآخرين أن بيئاتنا المادية تؤثر بشكل كبير على إدراكنا وعواطفنا وسلوكنا، مما يؤثر على صنع القرار لدينا وعلاقاتنا مع الآخرين.

يمكن أن يكون للمساحات المزدحمة آثار سلبية على مستويات التوتر والقلق لدينا، فضلاً عن قدرتنا على التركيز وخياراتنا الغذائية وحتى نومنا.

يركز الكثير من الأبحاث (والكثير من الحماس العام) حول النظافة والفوضى حاليًا على المنزل، ولكن مع ضغوط مكان العمل التي تكلف الشركات الأمريكية ما يصل إلى 190 مليار دولار سنويًا في تكاليف الرعاية الصحية وحدها، فقد حان الوقت للتعرف على الدور الذي تلعبه الفوضى في حياتنا العملية، ونفعل شيئًا ما لتنظيف الفوضى.

الفوضى تؤثر على دماغك وعملك

قد تعتقد أنك لست منزعجًا من خزائن الملفات المحشوة أو أكوام الأوراق على مكتبك. لكن العلماء في معهد العلوم العصبية بجامعة برينستون استخدموا التصوير بالرنين المغناطيسي ومناهج أخرى لإظهار أن أدمغتنا تحب النظام، وأن التذكيرات المرئية المستمرة للاضطراب تستنزف مواردنا المعرفية، وتقلل من قدرتنا على التركيز.

ووجد العلماء أيضًا أنه عندما قام المشاركون بإزالة الفوضى من بيئة عملهم، كانوا أكثر قدرة على التركيز ومعالجة المعلومات، وزادت إنتاجيتهم.

وجدت دراسة عن آثار الفوضى في المنزل أن الأفراد الذين شعروا بالإرهاق من كمية "الأشياء" في منازلهم كانوا أكثر عرضة للتسويف. أظهرت أبحاث أخرى أن البيئة المنزلية المزدحمة تؤدي إلى استراتيجيات المواجهة والتجنب التي تنطوي على تناول الوجبات الخفيفة غير المرغوب فيه، ومشاهدة التلفاز.

على الرغم من أننا لا نعرف ما إذا كان هذا معممًا في مكان العمل، فمن الممكن أن تؤدي المكاتب المزدحمة إلى إنتاج موظفين يتخذون خيارات سيئة لتناول الطعام أثناء فترات الراحة، ويقضون وقتًا أقل في العمل الفعلي.

يمكن أن تؤثر الفوضى أيضًا على صحتنا النفسية العامة، مما يجعلنا نشعر بالتوتر أو القلق أو الاكتئاب. وجد بحث من الولايات المتحدة في عام 2009، على سبيل المثال، أن مستويات هرمون الإجهاد الكورتيزول كانت أعلى لدى الأمهات اللائي كانت بيئتهن المنزلية مزدحمة؛ يمكن أن تؤدي مستويات الكورتيزول المرتفعة المستمرة بمرور الوقت إلى القلق والاكتئاب.

ومن المثير للاهتمام، أنه قد يعمل بطريقة أخرى أيضًا. قام الباحثون في الولايات المتحدة بفحص التفاعل بين التوتر والفوضى في مكان العمل، ووجدوا أن الإجهاد والإرهاق العاطفي يتسببان في تأخير العمال في اتخاذ القرارات والاحتفاظ بمزيد من المواد لجميع مهامهم المستمرة في متناول اليد. : مما يؤدي إلى فوضى مساحات العمل.

يمكن أن تتأثر علاقاتنا بالآخرين أيضًا بالفوضى التي نشعر بها. في إحدى الدراسات، كان يُنظر إلى المشاركين الذين لديهم مكاتب فوضوية على أنهم أقل ضميرًا، وأكثر عصبية، وأقل قبولًا. من المحتمل أن تؤثر هذه التصورات عن الموظف سلبًا على الطريقة التي يتفاعل بها الآخرون معهم، وقد يكون لها عواقب سلبية على تقدمه الوظيفي.

ماذا يمكن أن تفعل؟

يعد ترتيب مساحة العمل بانتظام، بدلاً من ترك الأشياء تتراكم، هي الطريقة المجربة والحقيقية لإبعاد الفوضى. تجنب ترك الأشياء تسوء لدرجة أنك تبدأ بالتنظيف كشكل من أشكال التسويف. إذا كنت تعمل في المنزل، فإن الاحتفاظ بمساحة عمل مخصصة يمكن أن يساعد في إنشاء حد بين عناصر العمل وعناصر المنزل.

بالنسبة للفرق والمؤسسات، يمكن أن تنشئ أيام "تنظيف الربيع spring cleaning" المنتظمة بالبيتزا تفاعلًا اجتماعيًا ودعمًا حول مهمة لا يستمتع بها معظم الناس (بغض النظر عن ماري كوندو وهي كاتبة مقالات ومقدمة دورات يابانية، اشتهرت بعد اصدارها كتاب سحر الترتيب سنة 2011 والتي لخصت فيه كل الطرق التي يمكن للمرأة استخدامها لترتيب منزلها). ضع في اعتبارك وضع سياسة مكتب نظيف للتحكم في ترتيب مساحات العمل المشتركة.

اعمل مع فريق تكنولوجيا المعلومات لديك لتقديم الدعم للموظفين في شكل أدوات لإدارة المستندات عبر الإنترنت، بالإضافة إلى توضيح ما يجب الاحتفاظ به وما يمكن التخلص منه. عند القيام بذلك، تحتاج المؤسسات إلى تحقيق توازن بين الاعتبارات العملية والأمنية، مع مراعاة حاجة الموظفين للهوية الذاتية والاستقلالية.

أخيرًا، ضع في اعتبارك أن الفوضى ليست دائمًا سيئة. أظهرت إحدى الدراسات أن المكاتب الفوضوية يمكن أن تجعلنا أكثر إبداعًا. تشير النتائج إلى أن البيئات المنظمة والمرتبة تجعلنا أكثر عرضة للتوافق مع التوقعات والعمل بأمان، في حين أن البيئات الفوضوية تدفعنا إلى كسر القاعدة والنظر إلى الأشياء بطريقة جديدة.

لذلك، في حين أن المكتب المثالي تمامًا قد يشير إلى نقص في الإبداع، إلا أن المكتب الفوضوي للغاية قد يرسل رسائل غير مواتية حول أخلاقيات العمل وشخصيتك. احتفظ بالأشياء المطلوبة للمشاريع الحالية ، لكن قاوم إغراء الاكتناز.