القاهرة : الأمير كمال فرج.

إعداد قوائم بالمهام اليومية نصيحة قديمة، امتدحها خبراء الإدارة، ولكن هناك رأي جديد يشكك في فعالية هذه القوائم، ويرى أنها تقوم بطريقة لاشعورية من تقليل حماسنا لإنجاز هذه الأعمال، وأن تدوين المهام بمثابة مخدر يخلصنا من العبء النفسي للالتزام بها.

كتبت فاسوندهارا ساوهني في تقرير نشرته مجلة Harvard Business Review "قبل بضعة أسابيع، قمت بنشر مقال حول ضبط الوقت على صفحتي على LinkedIn. رداً على ذلك ، كتب لي عدد قليل من الأشخاص يشرحون كيف يعانون أيضًا من الإنتاجية وقوائم المهام التي لا تنتهي أبدًا. علمت أنني لست الشخص الوحيد الذي يضيف مهامًا غير مخطط لها إلى قائمتي لمجرد الشعور بالرضا عن شطبها (عندما أصل إليها)."

لقد قمت أنا وصديق بتبادل أفضل الممارسات الخاصة بقائمة المهام - والتي كنا نمارسها جميعًا مع القليل من الراحة: تحديد الأولويات، وإنشاء أكثر من قائمة، تتضمن كل منها ثلاث إلى خمس مهام يوميًا ، وما إلى ذلك.

بينما تم التحقق من صحة عدد الردود التي تلقيتها، جعلني الموضوع بأكمله أتساءل عن العلم الذي أبقى هذا التكتيك القديم على قيد الحياة: لماذا نستمر في استخدام قوائمنا التي لا تنتهي فحسب؟، بل نحبها ، على الرغم من أنها تكون أحيانا "إعادة بائسة بسبب المهام غير المنجزة؟، هل قوائم المهام مفيدة بالفعل؟، أم أنها مجرد نسبة عالية من الدوبامين تدفعنا لفحص الأشياء من قوائمنا التي تجعلنا نعود؟

لقد بحثت بشكل طبيعي في الإنترنت بحثًا عن إجابات، ووجدت ورقة بحثية واعدة كتبها الباحثان إي جيه ماسيكامبو وروي إف باوميستر. لفت العنوان انتباهي: "اعتبر الأمر تم!" باختصار ، يفترض المؤلفون أنه بمجرد أن نلتزم بخطة عمل محددة لإكمال مهمة ما، فإننا نميل إلى التفكير بدرجة أقل في هذه المهمة.

تم تعليق الدافع لتحقيق هدفنا في الوقت الحالي (أو حتى نضطر بالفعل إلى تنفيذ خطتنا). بشكل أساسي، عندما ننشئ خارطة طريق لمساعدتنا في الوصول إلى هدف، فمن المرجح أن نحققه وأكثر احتمالًا أن نركز بشكل أفضل على مجالات أخرى من عملنا، أو حياتنا في غضون ذلك.

بدا كل هذا جيدًا، ولكن بالطبع، ما زلت أريد أن أعرف: كيف يمكنني استخدام هذه النتائج لإنجاز المزيد؟، تواصلت مع  إي جيه ماسيكامبو  لمعرفة المزيد، فكان هذا الحوار :

 كثير من الناس مثلي يحبون ويعتمدون على قوائم المهام؟، نظريتي هي أن ارتفاع مستوى الدوبامين في حدوث ذلك - هل أنا على صواب؟.

نعلم من العمل السابق أن الأشخاص يبلغون في المتوسط عن وجود حوالي 15 هدفًا ومشروعًا مستمرًا في أي وقت. هذا كثير لتتبعه، كل هدف له مجموعة المعالم الخاصة به لتحقيقه. نعلم أيضًا أنه حتى هدف واحد غير مكتمل يمكن أن يكون عبئًا يتطلب أفكارنا واهتمامنا.

لذا تصبح قائمة المهام جذابة للغاية، لأنها تساعدنا على التخلص من بعض هذا العبء. عندما نكتب المعلومات (في قائمة المهام أو نرسلها)، أو ننقل المعلومات إلى شخص آخر (نقوم بتعيين مهمة لشخص ما أو نطلب من شخص ما إرسال تذكير لنا)، أو ننقل قائمتنا إلى مساحة خارجية (اسأل مساعدنا الافتراضي لإضافة تذكير) ، نشعر بالارتياح من الحاجة إلى التمسك بها عقليًا.

مع الكم الهائل من المهام التي يتعين علينا القيام بها كل يوم، لا يمكننا الاعتماد فقط على قدرتنا على تذكرها. تعمل قوائم المهام كتذكير بما تحتاج إلى تحقيقه. عندما نتحقق من الأشياء، فهذا دليل على أننا تمكنا من إنجاز الأشياء، وهذا يجعلنا نشعر بالرضا.

لا أعرف أي شخص اختبر ارتفاع الدوبامين بشكل مباشر، لكنني أعتقد أنه من المعقول أن نشك في أن هناك بعض الفوائد الفسيولوجية أو العاطفية لتنظيم مهامنا وأهدافنا خارجيًا، سواء كان ذلك من خلال زيادة الدوبامين أو تقليل التوتر.

هل تعمل قوائم المهام؟، ما هي الإيجابيات والسلبيات؟، هل من الممكن الاستفادة من الإيجابيات لتقليل السلبيات؟

هناك العديد من الأسباب للشك في فعالية قوائم المهام، حتى لو كانت مجرد وسيلة لإبقائنا على دراية بأهدافنا. هناك الكثير من العمل الذي يشير إلى أن مجرد الحفاظ على الوعي بأهدافنا يساعدنا على الانضباط والنجاح.

إذا كان هناك جانب سلبي لقوائم المهام، فأعتقد أنها لا تذهب بعيدًا بما يكفي لإلزامنا بالقيام بالعمل. أحيانًا يكون إدخال مهمة في قائمة مهام الشخص طريقة لقول "سأفعل هذا لاحقًا".

في بعض أعمالي غير المنشورة، رأيت أن تأجيل مثل هذه المهام ليس جيدًا لتحقيق أهدافنا. من السهل جدًا التعامل مع قائمة المهام كقائمة تطلب فيها باستمرار المهام التي يسهل ابتلاعها، بينما تتفاقم المهام غير المرغوب فيها ويزداد عددها. يحدث هذا لأن قوائم المهام تصف ما يتعين علينا القيام به، دون تحديد متى؟، وكيف يتعين علينا القيام بذلك؟.

هل يمكننا تقليل السلبيات؟ من المحتمل. إذا أضفنا عنصرًا في كل مرة إلى قوائم المهام الخاصة بنا ، فقد توصلنا أيضًا إلى خطة لتحديد الإجراءات التي نحتاج إلى اتخاذها، ومتى يجب اتخاذ هذه الإجراءات، وهذا يساعد ذلك في تقليل احتمالات أن تكون قوائم المهام الخاصة بنا مقابر لأشياء غير مكتملة.

بفضل تأثير زيجارنيك Zeigarnik effect،  والذي ينص على أن الناس يتذكرون المهام غير المكتملة أو التي تم مقاطعتها أفضل من المهام المكتملة. دائمًا ما تلوح في الأفق المهام التي تم التراجع عنها، مما يجعلني أشعر بالقلق. هل تقول بناءً على بحثك، إن وضع خطة لإنجاز هذه المهام يمكن أن يحررني من قلقي؟.

عندما نضع خطة لإكمال مهمة، فإننا نساعد أنفسنا بطريقتين : أولاً، نقوم بتخفيف التوتر الذي قد نشعر به، لأننا مضطرون إلى تذكير أنفسنا باستمرار بأن هناك شيئًا مهمًا ما زلنا بحاجة إلى القيام به. يساعد إضفاء الطابع الخارجي على المهمة بطريقة ما على تقليل هذا التوتر. لم يعد علينا تذكر ذلك.

ثانيًا : تخفف فائدة الالتزام بخطة محددة من عدم اليقين الذي قد نشعر به بشأن ما إذا كنا سنكون قادرين على تحقيق المهمة، وما يرتبط بها من القلق والتوتر المعرفي الذي قد نشهده عند التفكير في عدم إكمالها.

إن وضع خطة يفرض علينا حل المشكلة - علينا معرفة الإجراءات التي نحتاج إلى اتخاذها لإكمال المهمة، وكيف ومتى أن ننفذها. تخيل الخطة بوضوح يجعل الأمر يبدو أسهل وأكثر احتمالا. لدينا خارطة طريق للنجاح (وتعرف أيضًا باسم إكمال المهمة). لذلك، على الرغم من عدم اتخاذ إجراء بشأنها حتى الآن ، نشعر براحة أكبر لمعرفتنا أن النجاح وشيك يمكن تحقيقه. هذا بالطبع يفترض أننا وضعنا خطة مجدية!

أشعر أن معاناتي من أجل البقاء منظمة قد ساعدتني، ولكن لم يتم حلها بالكامل، من خلال قوائم المهام. هل هناك طرق لإدارة هذا؟

يعد إعداد قائمة مهام عملية شاقة، ولذا فمن المنطقي تخصيص واحدة لمهام جديدة وصعبة. ومع ذلك، ليس من المنطقي تضمين المهام اليومية التلقائية مثل تنظيف الأسنان بالفرشاة، أو مسح البريد الوارد، أو ارتداء الملابس للعمل في قائمة المهام.

الهدف المفيد هو محاولة الحصول على المزيد من مهامك في تلك المساحة "التلقائية". إذا تمكنت من القيام بذلك، فسوف تبذل مجهودًا أقل بكثير في التفكير فيها.

على سبيل المثال، أمارس رياضة الجري كل يوم دون التفكير مرتين في الأمر. في أفضل أيام حياتي، أكتب بشكل قهري لمدة ساعة دون الحاجة إلى اقتطاع الوقت. يكمن السر في وضع إجراءات روتينية بحيث يصبح العمل الذي تقوم به معتادًا وسهلا. إذا كان هناك شيء ما يظهر باستمرار في قائمة المهام الخاصة بك، فقد يكون ذلك علامة على أنهل مجهدة بالنسبة لك.

في حالتك، بدلاً من إضافة تذكير لكل مقالة تحتاجين إلى تعديلها ، اجعليها روتينية. حددي ، على سبيل المثال ، ثلاث ساعات كل يوم لإجراء عمليات التحرير. ثم فكري في المقالات التي تحظى بالأولوية في ذلك الأسبوع وتطرقي إليها أولاً.

توصيتي الثانية هي تحفيز وإلهام نفسك. هناك قول يقول: (افعل ما تحب ، تحب ما تفعله). في بعض الحالات، يمكن تحقيق ذلك من خلال جعل الأشياء التي تريد القيام بها أكثر متعة (على سبيل المثال ، الاستماع إلى بودكاست ممتع أثناء الركض).

في حالات أخرى، يمكن تحقيق ذلك من خلال تذكير نفسك بالأسباب التي تجعل الأشياء التي تقومين بها مهمة، أو ذات قيمة بالنسبة لك (على سبيل المثال، بدلاً من الخوف من مشروعك البحثي، فكري في كل الأشخاص الذين ستساعديهم في البحث). عندما يكون ما تفعلينه هو الأشياء التي تريدين القيام بها ، فسينتهي بك الأمر إلى الاعتماد بشكل أقل على الحيل والأجهزة لإنجازها، وتبذلينت جهدًا أكبر في طريقك للقيام بذلك.