القاهرة : الأمير كمال فرج.

يبدو أن كل شيء في العمل يحتاج إلى استجابة فورية، سواء كنت تقترب من الموعد النهائي للاستعداد لمكالمة الإعلان عن الأرباح، أو تحاول تمرير مشروع قانون خلال جلسة تشريعية. تشعر أن لديك الكثير من العمل الذي يتعين عليك القيام به ، ويبدو أن المواعيد النهائية تقترب أسرع مما تريد.

كتبت أفيري بلانك في تقرير نشرته مجلة Forbes "إذا كنت بحاجة إلى شيء سريع من أحد زملائك في الفريق، فكيف ترفع طلبك فوق الضوضاء؟، فيما يلي خمس نصائح لمساعدتك في الحصول على استجابة فورية:"

1. اكتب الطلب في سطر موضوع البريد الإلكتروني.

اذكر طلبك في سطر الموضوع. لا تدفن طلبك. اجعل من السهل على المستلم رؤية ما تريده أن يراه. اجعل السطر قصيرا. إذا كان عنوان البريد الإلكتروني أطول مما هو معروض في سطر الموضوع ، فهو طويل جدًا.

إذا كنت بحاجة إلى رد في وقت محدد، قم بالإشارة إلى ذلك في سطر الموضوع بالبريد الإلكتروني. اكتب COB" إذا كنت بحاجة إلى معلومات بنهاية يوم العمل، وCOB هو اختصار يشير إلى "إغلاق العمل" الذي تستخدمه المنظمات المهنية عند الإشارة إلى نهاية يوم العمل.

2. قم بتضمين السؤال فقط.

إذا كنت بحاجة إلى التوسيع بناءً على طلبك المشار إليه في سطر موضوع البريد الإلكتروني، فاستخدم نص البريد الإلكتروني لتقديم التفاصيل. كن مركّزًا، واشتمل فقط على المحتوى ذي الصلة. عندما تحافظ على تركيزك ، سيظل المستلم مركزًا. سيساعد هذا الأشخاص على الاستجابة بسرعة أكبر.

3. رسائل نصية.

يمكن أن تكون صناديق البريد الإلكتروني غابات. مع الكثير من العمل، قد يكون من الصعب على المحترفين إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم، والحفاظ عليها منظمة. حتى الرسائل المباشرة الداخلية للأفراد يمكن أن تغمرهم.

للتواصل مع الأشخاص، فكر في طريقة اتصال بديلة مثل الرسائل النصية. الرسائل النصية هي وسيلة اتصال تتيح إمكانية إجراء اتصالات موجزة، ويقوم الأشخاص بفحص هواتفهم بانتظام.

لا تضيعوا وقتكم في الاتصال. إذا لم يكن لدى المستلم معلوماتك مخزنة بالفعل على هاتفه، فلن يعرف من المتصل، وسيجيب عدد قليل من الأشخاص هذه الأيام على هواتفهم إذا لم يعرفوا المتصل.

4. استخدم الطوارئ باعتدال.

في الحقيقة، هناك القليل من حالات الطوارئ الحقيقية في الحياة، بما في ذلك العمل. عند التفكير في التواصل مع زميلك في العمل للحصول على إجابة سريعة، اسأل نفسك عما إذا كان الموضوع يحتاج حقًا إلى استجابة فورية.

هل العمل مرتبط بإطلاق منتج تم الإعلان عنه للعرض في يوم ووقت معينين؟، هل يرتبط العمل بقرارات يتخذها المستثمرون؟، هل يعتمد عليك زميل آخر لتتمكن من إكمال مهمته الحساسة للوقت؟.

ضع في اعتبارك الموعد النهائي، وتأثير العمل عند التفكير في طلب ردود فورية. سمعتك على المحك. لا تهدر رأس المال الاجتماعي الخاص بك إذا لم تكن بحاجة لذلك.

5. كن متفهمًا دائمًا.

من أنت لتطلب من شخص آخر أن يتوقف عن العمل على أولوياته ويلجأ إلى أولوياتك؟، كل شخص لديه عمل ليفعله. كل شخص لديه مواعيد نهائية ضيقة. لا تستخدم لقبك للمطالبة بأشياء من صغار المحترفين.

6 ـ كن لطيفا مع الآخرين. كن لطيفا مع طلبك.

كن لطيفا دائما. يجب ألا تتغير معاملتك للآخرين بناءً على الموقف. يجب أن تستند معاملتك للآخرين دائمًا على الطريقة التي تريد أن تعامل بها (فكر في القاعدة الذهبية). لا ينبغي أن يكون اللطف مشروطًا.

عندما تطلب ردًا فوريًا ، ضع الطلب في سطر موضوع بريدك الإلكتروني ، وقم بتضمين طلبك فقط في نص الرسالة الإلكترونية. ضع في اعتبارك طرق اتصال بديلة مثل الرسائل النصية. كن حذرًا بشأن متى تطلب تحولات سريعة ، وكن دائمًا لطيفًا.