القاهرة : الأمير كمال فرج.

عندما تحتاج إلى العمل بانتظام وفريقك في مناطق زمنية مختلفة؟، تبرز أهمية التكيف. يشارك سبنسر ماكولو من شركو Zapier لأتمتة العمل أربع ممارسات تساعدك في تحقيق ذلك.

كتب سبنسر ماكولو في تقرير نشرته مجلة Fast Company "ينتشر فريقي في أربع دول وثلاث مناطق زمنية. كثيرًا ما يسألني الناس كيف أجد أوقاتًا جيدة للقاء بهم . جوابي: ليس الأمر سهلاً ، ولكنه نادرًا ما يكون ضروريًا. العمل عن بعد، خاصةً عندما يكون فريقك موزعًا في جميع أنحاء العالم ، يعني العمل بشكل غير متزامن، وهذا يحتاج إلى مهارة خاصة".

يعمل في شركة Zapier ما يقرب من 300 موظف منتشرين في جميع أنحاء العالم، لذلك ليس من الفعال - أو حتى من الممكن - عقد اجتماعات سريعة ومخصصة. نحتاج بانتظام إلى التصرف دون رفاهية المناقشة في الوقت الفعلي. فيما يلي بعض النصائح للعمل خارج قيود الوقت :

1 ـ اطرح أسئلة جيدة

قد لا يكون هناك شيء اسمه سؤال غبي، ولكن هناك سؤال غير مائم ومتعب وغير مثمر. إذا كنت تعمل بشكل غير متزامن ، فأنت على دراية بهذا الموقف : تسأل شخصًا ما سؤالاً على Slack ، وتنتظر بضع ساعات ، وتحصل على بعض أسئلة المتابعة ، وتجيب عنها ، ثم تنتظر بضع ساعات أخرى.

وبينما تسمح الاجتماعات بمتابعة أسئلة فورية ، يمكنك تحقيق نفس النتيجة - وحتى بشكل أكثر كفاءة - ببساطة عن طريق طرح أسئلة جيدة في المقام الأول.

عند طرح سؤال، لا تفترض أن الشخص يعرف ما الذي تتحدث عنه. زوده ببعض السياق التوضيحي. أعد قراءة سؤالك، وحاول تحديد الأماكن التي تضع فيها افتراضات، واستبق أي أسئلة قد تكون لدى أي شخص. أيضًا، قم بتضمين روابط إلى كل ما تشير إليه، حتى لا يضطر أي شخص للبحث عن هذه المعلومات بمفرده - وبالتالي ضمان أنه ينظر إلى نفس الشيء الذي تبحث عنه.

2 ـ العمل على الأنظمة العامة

بالإضافة إلى العمل بشكل غير متزامن في Zapier ، فإنني أستخدم أيضًا الأنظمة العامة خارج العمل الذي يتطلب اتصالات غير متزامنة مع زملائي في الفصل.

في محادثة جماعية لعرض تقديمي كنا نعمل عليه للفريق، سأل أحدهم سؤالاً توضيحياً حول مخطط جانت. طلبت منهم أن يرسلوا لي الرسم البياني، متوقعين أنهم سيسقطون رابطًا له في الدردشة. بدلاً من ذلك ، أرسلوها إلي عبر البريد الإلكتروني ، دون إرسال نسخة إلى باقي أعضاء الفريق.

في وقت لاحق ، عندما قام زملاؤنا الآخرون بتسجيل الوصول إلى الدردشة ، طلبوا أيضًا رؤية المخطط ، معتقدين أنه لم تتم مشاركته معي في المقام الأول. استغرق الأمر بضع ساعات حتى يحصلوا على رد. لقد أبطأنا ، والأسوأ من ذلك ، كان من الممكن تجنب ذلك تمامًا في المقام الأول.

الحل: الشفافية. هذه إحدى قيمنا الأساسية في Zapier ، والعمل في الأنظمة العامة هو أفضل طريقة للقيام بذلك. فكر في الأمر على أنه يمنح الأشخاص الفرصة لإلغاء الاشتراك في الكثير من المعلومات، بدلاً من الاضطرار إلى طلب الوصول إلى المزيد.

إليك بعض النصائح المحددة حول كيفية العمل في الأنظمة العامة :

ـ غيّر إعداداتك في Google Drive حتى يتمكن أي شخص في مؤسستك من تعديل الملفات الجديدة. بهذه الطريقة ، إذا أراد شخص ما إجراء تغيير ، فيمكنه القيام بذلك أثناء قيامه بالنظر في الملف - وليس بعد ساعات عندما يكون قد فقد سلسلة أفكاره.

يمكنك دائمًا التراجع عن التغييرات التي لا تعجبك، لكنك لن تستفيد من اقتراحات زملائك في العمل إذا لم يكن لديهم إذن بإجراء أي منها.

ـ قم دائمًا بتضمين الروابط. في Zapier، إذا كان هناك سلسلة محادثات على Slack حول شيء ما ينتج عنه مشكلة في GitHub أو مستند Quip ، فإننا نشارك رابطًا في هذا الموضوع. الشيء نفسه ينطبق على تضمين روابط إلى سلاسل رسائل Slack الأخرى إذا انتهى الأمر بحل مشكلة في مكان آخر. وبهذه الطريقة ، يعرف أي شخص يقفز في وقت مختلف أين توجد أحدث المعلومات.

ـ إذا كنت تستخدم أداة دردشة جماعية، فتواصل في القنوات العامة ما لم تكن مشكلة حساسة أو شخصية. قد لا تعرف كل من يحتاج إلى إدراك شيء ما أو مساعدته التي ستحتاج إليها ، ولكن إذا كنت تعمل في الأماكن العامة ، فإنك تزيد من احتمالات رؤيته له. بالإضافة إلى ذلك، تسمح قاعدة البيانات العامة الضخمة للمحادثات لأعضاء الفريق بالعثور على إجابات لأسئلتهم من خلال البحث.

ـ إذا كانت لديك مكالمة فيديو ، فسجّلها وشاركها مع الأشخاص الذين لم يتمكنوا من إجرائها. وبهذه الطريقة، يمكن لأي شخص غاب عن الاجتماع بسبب مشكلات المنطقة الزمنية البقاء في الحلقة والمساهمة.

3  ـ تكثيف التواصل

هناك محادثات أقل عندما تعمل بشكل غير متزامن. هذا منطقي: من الغريب أن تسأل شخصًا ما ، "كيف تسير الأمور؟" ثم تنتظر لمدة ساعتين حتى يستيقظ ويرى رسالتك ويرد.   في أي موقع تتناول الغداء، وتحصل على الموقع. لكن الحديث القصير هو في كثير من الأحيان يبقى الناس على اطلاع بمشاريع العمل.

يتيح نشر التحديثات حول ما تعمل عليه مواءمة أفضل مع باقي أعضاء فريقك وشركتك. ستعتمد طريقة المشاركة على حجم وثقافة شركتك، ولكن تأكد من أن لديك نظامًا لها، بحيث يوجد تنبيه عندما ينشر الأشخاص تحديثات مهمة.

في Zapier ، لدينا مدونة داخلية لهذا الغرض. يكتب الموظفون عما كانوا يفعلونه، سواء في العمل أو على المستوى الشخصي، وتشارك الفرق التقارير حول المشاريع التي يعملون عليها. من خلال تحديد موعد لقراءة المدونة، يمكنني إلقاء نظرة على الأشياء التي تهمني دون أن أكون موجودًا في الوقت الفعلي. إنه أيضًا مكان رائع لبدء المحادثات حول هذه المشاريع وربما المساهمة.

على سبيل المثال، بصفتي أحد موظفي تجربة العملاء في Zapier ، لدي خبرة كبيرة في كيفية إساءة فهم رسائل الخطأ أو إرباكها أو تجاهلها من قبل مستخدمينا. لكن لا يمكنني الحضور في كل مرة يتحدث فيها المهندسون عن كيفية إرسال رسائل الخطأ هذه.

سواء كان ذلك بسبب اختلافات المنطقة الزمنية أو ببساطة لأني لا أعرف أن المحادثة تحدث ، فأنا غير قادر على المساهمة بنفس القدر. تتيح لي مدونتنا الداخلية مراجعة أي محادثات ربما فاتني، والبدء في الوقت المناسب لي.

4 ـ تقصير الإجراءات

يستغرق طلب الإذن وقتًا - خاصةً في فريق موزع. لهذا السبب من الضروري معرفة ما يمكنك إلغاء حظره بشكل استباقي. في Zapier ، إذا كنا متأكدين بنسبة 80٪ من شيء ما ، فإن "تقصير الإجراءات" (واحدة أخرى من قيمنا الأساسية)، وهي القدرة على اتخاذ القرارات بشكل مستقل واتخاذ الإجراءات مع إشراف ضئيل أو بدون إشراف. هذا مهم بشكل خاص للقوى العاملة عن بعد. 

سنستمر في الإبلاغ عما فعلناه ، وحتى نتساءل عما إذا كان ذلك هو الشيء الصحيح. ولكن طالما أنه لا توجد مخاطر لا رجعة فيها ، فإننا نتصرف أولاً. ويمكننا دائمًا تجويد الأمور لاحقًا.

إذا كنت في دنفر والشخص الذي تسأله موجود في بيرث، فإن انتظار الموافقة سيؤدي إلى إبطاء كل قرار ليوم كامل بشكل أساسي.

للعمل بشكل غير متزامن يتطلب منك أن تكون متيقظًا باستمرار للحاجبات التي ترميها لنفسك ولزملائك في الفريق. جهز نفسك للنجاح من خلال طرح أسئلة جيدة ، والقيام بعملك في مكان متاح للجمهور ، والإفراط في التواصل بشكل منتج ، وتقصير العمل.