القاهرة : الأمير كمال فرج.

يتطلب الجدول الزمني المزدحم بالمهام أن يتعامل العمال مع أيامهم بحكمة. نقدم لك هنا 5 حيل ذكية للدفاع عن وقتك بشكل أفضل.

كتب هنري شابيرو في تقرير نشرته مجلة  Fast Company "هل تصل إلى نهاية الأسبوع وتسأل "أين ذهب كل الوقت؟" حسنًا ، اتضح أنك لست وحدك".

نشرت شركتي الناشئة، التي تبني منصة لمساعدة المهنيين المشغولين على إدارة التقويمات الخاصة بهم بشكل أكثر كفاءة، مؤخرًا تقريرا شمل أكثر من 2000 محترف لتحليل كيفية تحديد أولوياتهم والدفاع عن وقت العمل المركز".

وجدنا أن 12.4٪ فقط من المساهمين الفرديين يكرسون أكثر من 6 ساعات يوميًا لأداء مهامهم، ويتم قضاء نصف هذا الوقت فقط في العمل "المنتج".

اليوم، يكافح المديرون للمساعدة في تحسين الإنتاجية والدفاع عن الوقت لفرقهم: في المتوسط ​​، صنفوا قدرتهم على تقليل الانحرافات والانقطاعات لفرقهم على أنها 5.3 فقط من أصل 10.

بصفتي مؤسس شركة كانت تعالج بشكل محموم مشكلة كيفية إدارتنا لوقتنا والدفاع عنه بذكاء على مدار السنوات الثلاث الماضية، لدي بعض الآراء القوية حول ما يجب أن يفعله أصحاب العمل لتحسين ذلك.

فيما يلي أهم خمس نصائح لإعطاء فرقك قوى خارقة لأسابيع عملهم من أجل جعل موظفيك أكثر سعادة وإنتاجية وتركيزًا.

1. تقليل المقاطعات

كانت إحدى أكثر النتائج إثارة للصدمة في تقريرنا هي العدد الهائل من المرات التي أبلغ فيها العاملون في مجال المعرفة عن مقاطعتهم على أساس يومي. في المتوسط​​، أبلغ العمال عن مقاطعتهم 31.6 مرة في اليوم. هذا يعني أنه في يوم عمل مدته 8 ساعات ، يتم مقاطعة موظفيك عن عملهم الأساسي حوالي أربع مرات كل ساعة.

الأمر لا يتعلق فقط بالمقاطعات بحد ذاتها. تبديل السياق له تكلفة حقيقية، ويمنع فريقك من الدخول في حالة تدفق إنتاجي.

طريقتان للمساعدة في تقليل إجهاد الإشعارات:

    كن ذكيا بشأن الحالة. باستخدام أدوات مثل Slack، فإن حالتك هي إشارة إلى زملائك في العمل تدعو إلى المقاطعة. تعيين "عدم الإزعاج" في نقاط إستراتيجية خلال يومك - أو الأفضل من ذلك ، مزامنة حالتك تلقائيًا مع التقويم الخاص بك - هي طريقة رائعة لمنع هذه الأصوات والمقاطعات من تدمير تركيزك.

    الانحرافات الجماعية: قطع المهندسون في Apple خطوات كبيرة نحو تقليل إجهاد الإشعارات من خلال تقديم ميزات تتيح لك تعيين نطاقات زمنية للإشعارات، وملخصات الإشعارات التي تم تقديمها مؤخرًا والتي تجمع الإشعارات في دفعة واحدة حتى لا تفصل يومك. لقد ثبت أن عملية تجميع عمليات التحقق الخاصة بك للإخطار أفضل لصحتك النفسية.

2. كن واضحا بشأن الوقت المتاح لديك

التقدير المدة موضوع مثير للجدل. اسأل أي فريق هندسي عن كيفية إجراء التقدير، وستحصل على الأرجح على حوالي 10 إجابات مختلفة -  بما في ذلك "نحن لا نفعل ذلك"،  هناك سبب وجيه للشك في التقدير، نظرًا لأن قدرتنا على تقدير المدة التي تستغرقها المهام سيئة السمعة، ومع ذلك، ، ومع الاجتماعات التي تستهلك أكثر من نصف أسبوع العمل في المتوسط، فإنني من أشد المؤمنين أن الفرق بحاجة إلى تبني شكل من أشكال تخطيط السعة، أو على الأقل التعرف على قدرتها الحقيقية على ملاءمة كل الأشياء في جدولها الزمني لكي تكون واقعية.

لذلك فإن الفرق بحاجة إلى تبني شكل من أشكال تخطيط السعة، أو على الأقل التعرف على قدرتها الحقيقية على ملاءمة كل الأشياء في جدولها الزمني من أجل أن تكون واقعية.

هذا لا يعني أنه يتم احتساب كل دقيقة من اليوم. لكن النظر إلى التقويمات الفعلية للفريق - يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً نحو العقل. كما أنه يساعد على إعطاء الأولوية للأشياء المهمة حقًا.

3. تحديد ساعات التعاون الأساسية

كل فريق لديه اجتماعات كثيرة. يمكن أن يبدو تقليلها صعب؛ الطريقة البديلة هي الحد من السعة في الجدول الزمني للاجتماعات تمامًا.

في العالم الجديد، هناك تعبير "ساعات التعاون الأساسية" - وهي نافذة (عادةً أربع ساعات أو أقل في اليوم) حيث يُتوقع أن يكون الأشخاص متصلين بالإنترنت، وحيث يمكن عقد الاجتماعات. خارج تلك الساعات، لا يتوقع أن يحضر أي شخص الاجتماعات أو يرتبها لها.

هناك ميزتان كبيرتان لاستخدام الساعات الأساسية: أولاً، يحد من المساحة الإجمالية حيث يمكن جدولة الاجتماعات. ثانيًا، يتيح مزيدًا من المرونة عبر الفريق، مما يمنح الأشخاص المساحة التي يحتاجون إليها لتحقيق التوازن بين العمل والحياة.

4. احتضان فوائد الأتمتة

هناك الكثير من السياسات التي يمكننا استخدامها لجعل الموظفين والفرق أكثر إنتاجية، ولكن هناك أيضًا عائقًا تقنيًا : فالأنظمة التي نستخدمها لإدارة وقتنا لا تعرف ما يهمنا ، وهذا يعني الحاجة إلى المساعد المتفرغ للقيام بالأعمال المهمة الخاصة بنا.

إن منح فريقك أدوات للقيام بأشياء مثل أتمتة رسائل الحالة الخاصة بهم في Zoom أو Slack ، أو تخصيص الوقت لمهامهم ديناميكيًا، أو حتى مجرد مزامنة أحداثهم الشخصية مع تقويم عملهم حتى لا يزداد انشغالهم، يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا. فهو يتيح لهم التركيز على أداء أفضل أعمالهم بدلاً من مجهود إدارة جدولهم الزمني.

5. إعطاء التوازن لجدولك الزمني

من المهم أن ندرك أننا نعمل جميعًا في أوقات غريبة. هناك مجموعة جديدة من الأساليب التي يتعين علينا جميعًا تبنيها في العمل من المنزل ، ونوع جديد من المرونة اللازمة لمنحنا التوازن بين العمل والحياة؛ هناك دليل على أن الموظفين السعداء يميلون ببساطة إلى أن يكونوا أكثر إنتاجية.

من خلال تقليل إجهاد الإشعارات، والتحلي بالحقيقة بشأن الوقت المستغرق لإنجاز المهام المهمة، وإنشاء ساعات أساسية "عبر الإنترنت"، ومنح فرقك الأدوات التي يحتاجونها للدفاع عن وقتهم وإدارته تلقائيًا، يمكنك منحهم توازن هم في أمس الحاجة إليه. سيكونون أكثر سعادة وتركيزًا وإنتاجية - مما يعني في النهاية نتائج أفضل للجميع.