القاهرة : الأمير كمال فرج.

في عام 1944 ، أقر مكتب الولايات المتحدة للخدمات الإستراتيجية (O.S.S) وهي وكالة استخبارات أمريكية سابقة تم إنشائها أثناء الحرب العالمية دليلاً ميدانياً للعملاء المكلفين بتخريب المنظمات المعادية باسم الأمن القومي الأمريكي. من بين استراتيجياتها الموصى بها؟ التعقيد.

كتبت ليزا بودل في تقرير نشرته مجلة  Fast Company أن "مكتب O.S.S كان يعمل على تشجيع المخربين على "الإصرار على فعل كل شيء عبر القنوات" ؛ و "عدم السماح مطلقًا باتخاذ طرق مختصرة من أجل تسريع اتخاذ القرارات"؛ و "اشتراط أن ثلاثة أشخاص يجب أن يوافقوا على كل شيء يمكن أن يفعله المرء".

ما كان مناورة في زمن الحرب قبل 78 عامًا هو الآن مجرد يوم عادي من أيام الأسبوع لمعظمنا، وبعد إجراء مقابلات مع الآلاف من الموظفين والقادة في جميع أنحاء العالم من أجل إعداد كتابي "لماذا انتصارات بسيطة"، فهمت كيف تتحول حتى أكثر الشركات ذكاءً إلى شبكات معقدة من التعقيد.

إليك تفسير من جملتين: مع نمو المنظمة، تتكاثر الفرق وتتراكم الطبقات، مما يزيد المسافة بين القيادة وخط المواجهة. فتتباطأ الأفكار والقرارات، وتتوقف في كل اتجاه، مما يقلل الإنتاجية والابتكار.

وفقًا لـ Harvard Business Review ،  تؤدي إضافة مدير إلى إنشاء حوالي 1.5 موظف مكافئ بدوام كامل للعمل الجديد. بعبارة أخرى، عمل مديرك المعين حديثًا بالإضافة إلى 50٪ من مسؤولية عمل موظف آخر.

الحل الفعال للتخلص من التعقيد هو إزالة الطبقات - وهو ماتشير إليه شركة Bain & Company - مما يعمل على تسطيح هيكل مؤسستك لتقليل التعقيد وتحسين الكفاءة.

بينما قد تبدو إزالة الطبقات أمرًا شاقًا، فأنت لست بحاجة إلى مستشارين مكلفين لتحديد مجالات الفرص. كمرجع، تمتلك الشركات المرنة حقًا ثلاث طبقات إدارية فقط، وحتى أكبرها لا ينبغي أن تحتوي على أكثر من ست طبقات.

لمعرفة حجم التعقيد الموجود في مؤسستك،  انظر إلى المؤسسة من الداحل، وبنية التقارير الحالية لديك، وأجب بصدق على الأسئلة التالية:

· هل هناك تكرار؟ إذا كان الأمر كذلك أين؟
· هل الموظفون معزولون؟
· هل الموافقات المطلوبة في شركتك أكثر من المنافس الرئيسي؟
· هل يمكنك زيادة نطاق الرقابة لأدوار ووظائف معينة دون إرباك الموظفين؟، إذا كان الأمر كذلك أين؟

إذا أجبت بـ "لا" على كل سؤال ، فتهانينا: يمكنك التوقف عن القراءة هنا، فقد نجوت من التعقيد،  ولكن إذا أجبت بـ "نعم" واحدة على الأقل ، فقد غصت في هذه المشكلة تلك. على سبيل المثال، إذا رأيت دليلًا على وجود صوامع تنظيمية، هي أقسام الأعمال التي تعمل بشكل مستقل وتتجنب مشاركة المعلومات، ففكر فيما إذا كانت القيادة تفشل في توصيل رؤية مشتركة - وكيفية معالجة هذا الخطأ بسرعة.

وبالمثل ، إذا كانت الموافقات مصدرًا معروفًا للبيروقراطية ، فراجع مخططات سير العمل أو قواعد المحاسبة حول النفقات (أو كليهما) لتحديد كل من الاختناقات وفرص التبسيط.

يمكن رؤية إزالة الطبقات أثناء العمل في القرار المثير للجدل الذي اتخذته شركة Tesco في المملكة المتحدة في عام 2018 بتسوية مؤسستها. تم تصميم المبادرة "لإزالة التعقيدات و" تقديم تجربة أبسط وأكثر إفادة للزملاء والعملاء ". وهو ما انعكس إلى تقدم سريع حتى فبراير 2022 ، عندما أظهرت بيانات الصناعة أن شركة Tesco التي كانت متخلفة في السابق تستمر الآن في التفوق على منافسيها الرئيسيين.

مقاومة التعقيد ليس بالأمر السهل. ولكن مع وجود هيكل تنظيمي يشجع الاتصال والمساءلة، ستكون في وضع جيد لإبقائه تحت السيطرة. وعندما تتخذ شركتك بأكملها نهجًا مبسطًا للعمليات، يمكنك التركيز على التغلب على المنافسة - بدلاً من التعرض للتخريب بسبب التعقيد من الداخل.