القاهرة : الأمير كمال فرج.

إذا نجحت أنت أو زميلك في العمل، فستريد أن تعرف كيف تم تحقيق هذا النجاح. كتبت أفيري بلانك في تقرير نشرته مجلة Forbes "جزء من قيمتك كمحترف هو القدرة على إنشاء عملية قابلة للتكرار يمكن أن تكون خريطة طريق للآخرين". فيما يلي خمس خطوات لمساعدتك في تسجيل العملية وتكرار النجاح:

1. فكر في خطواتك وسجلها أثناء قيامك بها.

سواء كنت تكتب رسالة أو تطور سياسة أو تفكر في منتج جديد، كن منضبطًا لتسجيل خطواتك في الوقت الفعلي. افتح مستند Word أو Notes آخر بجانب المستند الذي تعمل عليه لسرد الخطوات التي تتخذها.

يمكن توثيق جميع أنواع عمليات العمل. بالإضافة إلى العمليات الفنية والكمية، يمكن أيضًا توثيق العمل النوعي. مثل رسالة الشركة. تشمل الخطوات، على سبيل المثال ، فهم الغرض من الرسالة، وتحديد جمهورك، والتعاون مع الفرق الأخرى لضمان مواءمة الأعمال، وتعزيز البيانات ببيانات داعمة ، واستخدام لغة محايدة ، والتحرير للنبرة والمضمون، ومراجعة الأخطاء المطبعية.

مثال آخر يتضمن توليد الفكرة. لنفترض أن لديك نظامًا أساسيًا للتكنولوجيا يسمح للمستخدمين بقراءة المحتوى وكتابته، وتريد تمكينه للسماح للمستخدمين بامتلاك المحتوى الخاص بهم. يمكن لمهندس الكمبيوتر تسجيل خطوات برمجة العقود الذكية في سطور من التعليمات البرمجية (أي شروط الاتفاقية بين المشتري والبائع التي تعمل تلقائيًا على التنفيذ).

يمكن لمدير المجتمع تحديد ملف تعريف العميل المثالي، وتسويق المشروع وبناء مجتمع / على متنه. فكر في كيفية تمكين الملكية وتحويل التكنولوجيا الخاصة بك إلى Web3. قد يساعدك تسجيل خطوات انتقال Web3 على تكرار وتمهيد المسار لما يمكن أن يكون قريبًا الجيل التالي من الإنترنت.

2. راجع العملية التي حددتها واسأل نفسك، "من وماذا ومتى وأين ولماذا وكيف؟"

قد تكون الخطوات التي تتخذها بديهية بالنسبة لك. قد لا تفكر في جميع الجوانب المختلفة لما تفعله. لكل خطوة، اطرح على نفسك أسئلة مثل ، "من يفعل هذا، ومن يحتاج إلى المشاركة في هذه الخطوة؟ متى تحدث هذه الخطوة؟ "

لنفترض أنك تبني وظيفة سياسة لشركتك. اطرح أسئلة مثل، "ما هي مهمة الشركة؟، كيف يتم تنفيذ المنتجات والخدمات في هذه المهمة؟، ما هي قضايا السياسة ذات الصلة؟، ما هي قضايا السياسة التي سوف نتعامل معها أولاً؟، ما هي المناخات السياسية والتنظيمية؟، ما الذي يحدث حاليًا في العالم والذي قد يؤثر على أولويات سياستنا أو نهجنا في إيصال مواقفنا؟، من هم صناع السياسات والجمعيات والأكاديميون الذين نحتاجهم للمشاركة في بناء تحالفات؟، ما هي مجموعات المهارات التي نحتاج إلى تأمينها لإنشاء أساس متين لفريق السياسة؟"،  سيضمن إطار عمل الأسئلة الخمسة والكيفية أن تكون عملياتك شاملة واستراتيجية وحساسة.

قم بتوضيح تفاصيل أفعالك لمساعدة الآخرين على معرفة كيفية تعاملك مع العمل ولمساعدتك على تذكر الفروق الدقيقة.

3. اطلب من زميل قراءة العملية التي سجلتها.

بقدر ما يمكنك يجب عليك مراجعة العملية التي كتبتها، سيرى الأشخاص الآخرون أشياء لا تراها. سيرون، على سبيل المثال ، الافتراضات أو الفجوات بين الخطوات التي تحتاج إلى توضيح.

اطلب من شخص آخر على الأقل مراجعة العملية التي سجلتها. في التوثيق الخاص بك لكتابة الاتصال، قد يلاحظ أحد الأشخاص أنه لا يتضمن خطوة للمراجعة بحثًا عن الأخطاء المطبعية. بينما يقوم بعض الأشخاص بذلك تلقائيًا مع عملهم، قد لا ينسى الآخرون ما إذا كانوا في عجلة من أمرهم. يمكن أن يؤدي الخطأ المطبعي إلى تقويض جوهر اتصالك وجودة عملك. يضمن التدقيق اللغوي الذي يجريه زميلك إكمال الخطوات المهمة لتحقيق النجاح.

4. انشر العملية على منصة مشتركة.

بمجرد تسجيل العملية وتلقي التعليقات على الوثائق، قم بمشاركة العملية. قم بتحميلها على Google Drive أو أي منصة تقنية سحابية أخرى، وقم بتنبيه زملائك في الفريق إلى وجود الوثائق. لن تجدي جهودك لتوثيق عمليتك إلا إذا كان بإمكان الأشخاص الرجوع إلى العملية التي اتبعتها.

دع زملائك ينجحون أيضًا. عندما يفوز أعضاء آخرون من فريقك ومنظمتك ، فإنك تفوز. إنها ليست لعبة محصلتها صفر. من خلال مشاركة عملية حققت لك النجاح، فأنت لا تتخلى عن أسرار تجارية. ستكون هناك دائمًا مواهب غير ملموسة تجلبها بشكل فريد إلى عملك. لا تكن أنانيا. شارك أفكارك.

5. قم بتحديث العملية كلما تلقيت تعليقات من الآخرين.

بينما يتعامل الآخرون مع التوثيق، قد يجد الناس فجوات (أخرى) في العملية. قد يكون لديهم أسئلة يمكنك معالجتها واستخدام هذه التعليقات لتحسين العملية. شجع التعليقات لزيادة قدرة الفريق على النجاح.

لزيادة فرص تكرار النجاح في العمل، قم بتوثيق العملية التي قمت بها. اكتب الخطوات أثناء تنفيذها. اقرأ العملية التي قمت بتوثيقها بالكامل، وتأكد من أن كل خطوة تتضمن جميع التفاصيل ذات الصلة. بعد مراجعتها، اطلب من أحد زملائك في الفريق مراجعة العملية التي وثقتها للتأكد من فهم الآخرين لها. بعد ذلك، شارك الوثائق مع زملائك في العمل. أثناء تنفيذ الأشخاص لهذه العملية، استخدم ملاحظاتهم لتحسين توثيق العملية.