القاهرة : الأمير كمال فرج.

قوائم المهام رائعة،  فهي أداة مهمة لإبقائنا على المسار الصحيح، وتذكيرنا بما يجب القيام به، ولكن معظمنا يعترف بأننا الأفضل في صنع القائمة، ولسنا كذلك في التنفيذ.

كتبت إميلي جوردان في تقرير نشرته صحيفة Business Insider إن "من السهل التفكير في الأشياء التي نحتاج إلى القيام بها، ومن الجيد تجميعها في قائمة لإفساح المجال في رؤوسنا لمزيد من الأشياء التي نحتاج إلى القيام بها، ولكن كم مرة تفشل في تنفيذ قائمة مهامك؟".

إنها خيبة أمل الإنتاجية النهائية، ودعنا نواجه الأمر ، فالشعور الذي تشعر به عندما تحذف شيئًا من قائمة المهام هو السبب الكامل وراء إنشاء القائمة في المقام الأول، أليس كذلك؟.

إذا كنت تتطلع إلى التخلص من ضعف الإنتاجية مرة واحدة وإلى الأبد، والاستمتاع بالشعور بالإنجاز، إليك ستة اختراقات بسيطة لقائمة المهام ستقضي تمامًا على  مشاكل قائمة المهام لديك:

1. امنح قائمتك مكانا جيدًا.

كلمة السر : المكان، قائمة المهام التي يصعب متابعتها قائمة لن تنفذ. لا تضع قائمتك على ورقة لاصقة 2 × 2 والتي لن تلتصق في أي مكان، أو في المكان الذي لن تراها فيه. لا تضعها بطريقة عشوائية في وحدة تحكم سيارتك معتقدا  أنها يستكون بذلك في متناول اليد عندما تزدحم كومة المهام الشاقة من عقلك.

إذا كنت تريد بالفعل إنهاء العناصر الموجودة في قائمتك ، ضع قائمتك في مكان لا يضيع ، ستنظر إليه بالفعل ، ولا يمكن أن يقع في شقوق مقاعد سيارتك أو ينتهي بها الأمر للدوران في الغسالة. اكتب القائمة في هاتفك. أو في دفتر ملاحظات. ضعها في أي مكان ولكن ليس على ظهر إيصال المشتروات إذا كنت تهتم بوقتك.

2. قم بعمل قائمة واحدة بدلاً من 10.

لا يمكنني أن أكون الوحيد الذي لديه عادة سيئة في عمل 10 قوائم مهام صغيرة بدلاً من قائمة واحدة كبيرة ، هل يمكنني ذلك؟ أنت تجلس عند إشارة توقف في طريقك إلى العمل تتذكر - "أوه! يجب وضع دواء البراغيث على الكلاب اليوم!" فتخرج هاتفك إلى ملاحظة وتكتب "دواء البراغيث".

يتحول الضوء إلى اللون الأخضر، وبعد ساعتين ، أنت في اجتماع ما، وستفكر حتماً في ستة أشياء أخرى عليك القيام بها الليلة. فتدونها على هوامش دفتر الاجتماع، وأنت سعيد بتحريرها من رأسك وعلى الورق.

في محاولة لعدم نسيان كل الأشياء التي نريد أن نتذكر القيام بها ، غالبًا ما نحصل على أقرب عنصر في الأفق يمكننا الكتابة عليه.

تكمن المشكلة في هذا في أننا لا ننظر إلى جميع القوائم الخمس المصغرة في وقت واحد. بدلاً من ذلك، قد نرى ملاحظتنا الخاصة بدواء البرغوث بعد يومين، وفي يوم آخر نعثر على قائمة مختلفة تمامًا في بعض جراب المحفظة الجديدة. وبذلك لا ننجز الأشياء عندما نحتاج إليها، وأحيانًا، لا ننجزها على الإطلاق.

3. صنّف قائمتك.

حسنًا، لا يوجد شيء مجنون هنا، أيها الناس. للانتقال إلى الفعالية القصوى يجب أن نفرق بين "الصورة الكبيرة" و"التقريب". تتضمن عناصر الصورة الكبيرة أشياء مثل المشاريع الطويلة التي لن يتم إنجازها في يوم أو عطلة نهاية الأسبوع ، والعناصر المقربة هي مهام أصغر قد تساهم في الصورة الكبيرة، أو قد تكون مجرد مهام مستقلة بمفردها.

4. تتبع التقدم.

في بعض الأحيان، هناك أشياء تتطلب أكثر من إجراء مثلا "إرسال النشرة الإخبارية" هناك خمس خطوات مختلفة متضمنة في هذه المهمة. كتابة البريد الإلكتروني ، وجمع عناوين البريد الإلكتروني ، وإضافة الصور / تحسين البريد الإلكتروني ، وما إلى ذلك. 

قم بتدوين ذلك! إذا كان حذف شيء ما من القائمة أمرًا رائعًا ، فإن إحراز تقدم (وملاحظته!) أمر رائع أيضًا.

بالإضافة إلى ذلك، إذا حصلت على عناصر "الصورة الكبيرة" والعناصر "المقربة"، فقد يكون من المفيد للغاية تقسيم عناصر الصورة الكبيرة إلى مهام أصغر، وتتبع تقدمك بهذه الطريقة.

لدي قائمة المهام الكبرى الخاصة بي كملاحظة في هاتفي، وعندما أكمل مهمة في الغالب ولكني ما زلت أرغب في إضافة بعض التعديلات النهائية، أقوم ببساطة بعمل خط غامق على العنصر، حتى أعلم أنه لا داعي للقلق أيضًا ، كثيرًا بشأنه الآن. حاول مراقبة تقدمك بدلاً من التركيز فقط على شطب العناصر تمامًا.

5. قم بعمل قائمة يومية واقعية.

أسوأ طريقة على الإطلاق لعمل قائمة هي كتابة كل ما تحتاج إلى القيام به، وتوقع أن تنجز كل شيء اليوم. أنا شخصياً أحب أن يكون لدي قائمة مهام يومية (حتى لو كانت صغيرة) ، وأعتقد أن هذه أداة إنتاجية رائعة، ومع ذلك، تأكد من إعداد قائمتك بشكل واقعي.

لا تكتب ثماني مهام مختلفة من المستحيل إجراؤها في يوم عمل واحد. إن وضع توقعات عالية من هذا القبيل على نفسك يربكك، ويجعلك تشعر بالفشل عندما تعيد تقييم قائمتك في نهاية اليوم فقط وتكتشف أنك فعلت شيئين فقط.

إذا كنت تقوم بإعداد قائمة يومية - أو حتى قائمة أسبوعية - اجعلها واقعية ، ولا تجهز نفسك للفشل.

6. لا تقطع استخدم الإزميل.

الإنتاجية ليست صفقة الكل أو لا شيء. لا يتعلق الأمر فقط بـ "تم" و "لم يتم". يتعلق الأمر بفعل أكثر من أي شيء آخر، والتخلص من الأشياء هو الطريقة التي نقوم بها من أجل إنجازها في النهاية.

حوّل تركيزك من قسوة شطب العناصر بعيدًا ، إلى قوة الإزميل المستمرة والمتواصلة دائمًا. إنها الطريقة التي تفعل بها الطبيعة الأشياء ، وهي الطريقة التي يجب أن نقوم بها أيضًا. الأشياء الجيدة تأخذ وقتا. امنح نفسك بعض الوقت لإنجاز الأشياء ، واستخدم الإزميل، بدلاً من التقطيع.

خذ هذه النصائح الست واجعلها خاصة بك حتى تتمكن من التغلب على قائمة المهام الخاصة بك والاستمتاع بالإنتاجية ، ليس مرة واحدة فقط ، ولكن بشكل اعتيادي!