القاهرة : الأمير كمال فرج.

كتابة قائمة مهامك شيء جيد، ولكن يجدر التفكير في إيقاعاتك الطبيعية ، وذلك بالنظر إلى عامل التوقيت ، لأن لكل مهمة وقت أفضل للقيام بها.

كتبت ستيفاني فوزا في تقرير نشرته مجلة Fast Company أن "إنشاء قائمة مهام يمكن أن يكون أداة مفيدة لتنظيم يومك من خلال تحديد ما تحتاج إلى إنجازه. ومع ذلك، توقيت القيام بهذه المهام أمر بالغ الأهمية ، لأنه يمكن أن يؤثر على مدى نجاحك في إكمال القائمة، كما تقول دونا ماكجورج ، مؤلفة كتاب استرداد 1 يوم: استرجع الوقت، أنفقه بحكمة".

تقول ماكجورج : "انتبه إلى الساعة في جسمك، وليس الساعة المعلقة على الحائط فقط". "البشر لديهم إيقاعات الساعة البيولوجية. لقد صممنا من أجل اليقظة العقلية في الصباح والبراعة البدنية في فترة ما بعد الظهر. هذه هي الطريقة التي تعمل بها ساعة الجسم ".

بدلاً من معالجة المهام بشكل عشوائي ، تقسم  ماكجورج اليوم إلى أربعة أرباع ، يستمر كل منها حوالي ساعتين. ويمكن أن يكون كل ربع وقتًا مثاليًا للتعامل مع أنواع مختلفة من العمل.

الربع الأول :

أول ساعتين من اليوم مخصصان للعمل عالي الكثافة وعالي التأثير. هذه المهام هي أهم الأشياء التي تدفع لك الشركة مقابل القيام بها، وهي تتطلب قدرًا أكبر من القدرات العقلية.

تقول ماكجورج: "بصفتنا عاملين في مجال المعرفة، في هذا التوقيت يتم تفعيل عبقريتنا". "هذا هو أفضل وقت للقيام بأشياء تتطلب الكثير من القوة الذهنية".

قد يكون هذا هو الوقت المناسب لكتابة مقترحات أو إنشاء استراتيجيات عمل جديدة. هذا ليس الوقت المناسب لمتابعة بريدك الوارد. إذا كنت تقضي أول ساعتين من صباحك على البريد الإلكتروني ، فأنت تهدر الجزء الأكبر من اليوم "، كما تقول ماكجورج.

تقول: "أعلم أن هذا يبدو مخالفًا للمنطق بالنسبة لكثير من الناس، لكن 90٪ من بريدك الإلكتروني لا يحتاج إلى الكثير من الذكاء". "يستهلك معظمنا كل هذا الوقت الثمين في الصباح في إرسال البريد الإلكتروني. ثم بعد الظهر، عندما نشعر بالتعب ، نعاني من إرهاق اتخاذ القرار. نتخذ قرارات سيئة لأننا متعبون ".

قد يكون من الصعب تغيير عاداتك الافتراضية، مثل التحقق من البريد الإلكتروني أول شيء في الصباح. تقترح ماكجورج إلقاء نظرة خاطفة على بريدك الوارد للتأكد من عدم وجود حالة طارئة تتطلب إسقاط كل شيء. ثم ، في وقت لاحق من اليوم، ارجع إلى بريدك الإلكتروني للتعامل معها.

تقول ماكجورج: "ابحث عما يأتي، لكن قاوم الرغبة في الاستجابة حتى وقت لاحق من اليوم". "إذن أنت تتخذ قرارًا واحدًا أو قرارين فقط. إنها مغالطة أن تقول، "إذا تخلصت من ذلك بعيدًا ، فسأكون قادرًا على القيام بعمل رائع والتركيز".

الربع الثاني

يجب تخصيص الساعتين التاليتين من اليوم للعمل عالي الكثافة ومنخفض التأثير. "هذا لا يعني أنه ليس عملاً مهمًا؛ تقول ماكجورج: "قد لا يكون ذلك مؤثرًا بالنسبة لك بقدر ما قد يكون له تأثير على الآخرين".

هذا هو الوقت المناسب لعقد اجتماعات فردية وجماعية حول المشاريع التي ما زلت بحاجة إلى ذكائك. أو إذا احتاج موظف أو زميل إلى مشورة أو مدخلات بشأن موقف ما، فإن وقت متأخر من الصباح هو الوقت المناسب لجدولة هذه المحادثة.

الربع الثالث

استخدم ساعتين بعد الغداء في المهام منخفضة التأثير ومنخفضة الكثافة. هذه أشياء لا تعتقد أنها مهمة ولكن لا يزال يتعين عليك القيام بها، مثل التسجيل ومراجعة التقارير ومعالجة بريدك الإلكتروني.

تقول ماكجورج: "إذا كان لديك موعد عقد اجتماع إعلامي روتيني، فافعل ذلك بعد الغداء". "هذا اجتماع يكون فيه عادةً مجرد تسجيل وصول من الآخرين، ولكن ليس بالضرورة حل مشكلة. إنه مثالي لهذا الربع. وتشير بعض الأبحاث إلى أن حضور أنشطة التدريب أو التعلم خلال هذا الوقت أمر جيد أيضًا ".

الربع الأخير

في نهاية اليوم، عندما تنخفض خفة الحركة الذهنية واليقظة لديك، فهذا هو الوقت المناسب للقيام بعمل منخفض التأثير وعالي الكثافة.

تقول ماكجورج: "هذا هو الوقت الذي يمكن أن يكون لديك فيه أكبر تأثير، حيث تنتهي من يومك ، وترتيب الأطراف السائبة". "راجع الاجتماعات والأنشطة التي لديك غدًا، حتى تتمكن من القيام بأي تحضير سريع قد تحتاج إليه."

يمكن أيضًا استخدام هذه المرة للقيام بأشياء تساعد على أن تصبح صباحك أكثر سلاسة، مثل تحديد ما يجب ارتداؤه، وتحديد ما ترتديه، أو تجهيز وجبة غداء لك أو لأطفالك.

تقول ماك جورج: "عندما يشعر أي شخص بالإرهاق بسبب جدوله الزمني، أو أنه خارج عن السيطرة، أو معرض لخطر الفشل، فأنا دائمًا ما أجعله يبدأ بالربع الرابع". "أعد التفكير في كيفية إنهاء يومك. أنت تهيئ نفسك للنجاح في أول ساعتين من صباح اليوم التالي ".