القاهرة: الأمير كمال فرج.

تمتد مهام تطبيقات مكان العمل إلى ما هو أبعد من تنظيم مشاريع العمل. ولكن بوسع تطبيقات معينة مساعدتك عل تنظيم وإدارة كافة تفاصيل حياتك اليومية.

ذكرت ريانون ويليامز في تقرير نشرته مجلة MIT Technology Review إن "جوشوا بيرغن شخص منتج للغاية. سره هو تطبيق مكان العمل نوشن  Notion، وهو برنامج يستخدم في تدوين الملاحظات وإدارة المهام و إدارة المشاريع و إدارة المعرفة الشخصية. يستخدم التطبيق قواعد البيانات ولغة ماركداون  وهي رموز للتنسيق تعتمد على لغة ترميز بسيطة في إدارة الأعمال الشخصية والتعاونية".

بيرغن، وهو مدير منتج يعيش في فانكوفر، يستخدم التطبيق للتخطيط للرحلات إلى الخارج بتفاصيل دقيقة، مع ملاحظات وجداول زمنية. إنه يستخدمه لتنظيم قوائم بالأفلام والبرامج التلفزيونية التي شاهدها، ويسجل ما فكر به عنها. إنها أيضًا طريقة سهلة لمتابعة مشاريع الطباعة ثلاثية الأبعاد الخاصة به، وتشغيل خريطة التزلج على الجليد، وتحديث قائمته اللطيفة للأشياء المضحكة التي قالها ابنه بسرعة.

قد يبدو الأمر غريبًا، لكن بيرغن هو واحد من عدد متزايد من الأشخاص الذين يستخدمون Notion، وهي برامج مخصصة للعمل، لتنظيم حياتهم الشخصية. إنهم يستخدمونه بعدد لا يحصى من الطرق المختلفة، من تتبع عادات التأمل والجداول الأسبوعية لتسجيل استهلاكهم للمياه ومشاركة قوائم البقالة.

يقول بيرغن: "لقد لاحظت أن إنتاجيتي بمشاريعي الخاصة قد تضاعفت منذ أن بدأت في استخدام تطبيق Notion". "لقد أنجزت المزيد من المشاريع منذ أن بدأت في استخدامه في العامين الماضيين أكثر من السنوات العشر الماضية على الأرجح. ربما يكون الأمر هوسًا، ربما يكون كثيرًا ، لكنه كل شيء، وأنا أحبه ".

جزء من سبب امتلاك Notion لقاعدة معجبين هو مرونته. تم تصميم Notion في الأساس للجمع بين البرامج المختلفة التي قد تستخدمها الشركة لوظائف مثل الموارد البشرية والمبيعات وتخطيط المنتج في مركز واحد. يستخدم التطبيق قوالب بسيطة تتيح للمستخدمين إضافة ميزات أو إزالتها، ويمكن للعاملين عن بُعد التعاون بسهولة في الملاحظات وقواعد البيانات والتقويمات ولوحات المشاريع.

هذا المستوى العالي من التخصيص يميز Notion عن تطبيقات العمل الأخرى. وهو أيضًا ما جعله ذائع الصيت بين الأشخاص الذين يتطلعون إلى تحديد أوقات فراغهم. بدأ في اكتساب قوة جذب في عام 2018 في ثقافة الإنتاجية الفرعية المزدهرة على YouTube ، حيث حصدت مقاطع فيديو حول إدارة الوقت وأدلة لتنظيم حياتهم بشكل منتظم ملايين المشاهدات.

منذ ذلك الحين ، تضاعف اتباع التطبيق. انضم أكثر من 275 ألف شخص إلى منتدى فرعي مخصص، ويشارك عشرات الآلاف من المستخدمين الآن قوالب صفحات مجانية في مجموعات خاصة على Facebook، وارتفعت مشاهدة مقاطع فيديو TikTok التي تنصح المشاهدين حول كيفية جعل صفحات Notion تبدو جميلة مئات الملايين من المرات.

يقول أكشاي كوثاري، الشريك المؤسس لشركة Notion ومدير العمليات. ""لست مضطرًا لتغيير عاداتك وفق البرامج المختلفة. سيغير البرنامج طريقة عمل عقلك، أعتقد أن هذا كان سببًا كبيرًا في الواقع وراء رؤية الكثير من الحب في المجتمع".

تعني هذه القدرة على التخصيص أنه يمكن لبيرغن استخدام Notion لتخزين الأرقام التسلسلية لمنتجاته المشتراة حديثًا لإعادتها في حالة سرقتها، إلى جانب جرد مفصل لمحتويات كل صندوق مرقّم قام بتعبئته أثناء الانتقال إلى المنزل.

وجدت ويسلي آنا تينر، مصممة المنتجات وصانعة المحتوى في نيويورك، أن Notion لا غنى عنه للتخطيط لانتقالها الوشيك إلى منزلها، بالإضافة إلى وجباتها طوال الأسبوع. تشرح قائلة إن "التطبيق ساعدني على إدارة شؤون حياتي، على سبيل المثال ، تلقيت عينة من عطور سيفورا لعيد الميلاد، لذلك قمت بإنشاء قاعدة بيانات بالمنتجات المختلفة وسجلت أفكاري أثناء تجربة واحدة جديدة كل يوم. لدي أيضًا أداة تعقب الحالة المزاجية يوميًا، وقائمة الرغبات، ومجموعة أدوات الرعاية الذاتية ، وغير ذلك الكثير".

بدأ تومي ماير، مطور الويب من فينيكس بولاية أريزونا، استخدام Notion عام 2018 بعد أن أدرك أنه كان يحمل حوالي ثلاثة دفاتر ملاحظات مختلفة في جميع الأوقات في محاولة للبقاء منظمًا. يقول: "لم أكتب قائمة البقالة الورقية منذ سنوات". يستخدمه أيضًا لمساعدته في التخطيط للروايات الخيالية التي يريد كتابتها.

بينما يتيح Notion للمستخدم تدوين الملاحظات واليوميات، يستخدمه آدم وارين، الممثل الصوتي وفنان التعليق الصوتي من المملكة المتحدة، لإدارة مشاريع قناته على YouTube.

يشرح قائلاً: "أحصل على ما يعادل أجر وظيفة جيدة بدوام كامل من Youtube و Patreon الآن، ويتم تنفيذ جميع عمليات الإدارة لهذا العمل في Notion". "لدي جميع مشاريع الفيديو الخاصة بي في قاعدة بيانات، واستخدم طريقة عرض كانبان لتتبع حالتها، وهي إحدى الأدوات التي يمكن استخدامها لإدارة العمل على المستوى الشخصي أو التنظيمي.  أكتب أيضًا البرامج النصية لمقاطع الفيديو الخاصة بي مباشرةً في صفحات قاعدة البيانات هذه ".

تقول مستشارة علم النفس إيلينا توروني "بالنسبة للأشخاص الذين يستمتعون بالتنظيم، فإن هذه الأنواع من المنصات مفيدة جدًا. يمكن أن تساعدنا تطبيقات مثل Notion في تنظيم حياتهم وتبسيطها حتى يشعروا بقدر أقل من الإرهاق والفوضى".

ومع ذلك، فإن قضاء الكثير من الوقت في تحسين وتنظيم حياتنا يمكن أن يؤدي إلى نتائج عكسية عندما نعطي الأولوية لإنشاء قوائم مهام على إكمال المهام الفعلية عليها، وهي ظاهرة تُعرف باسم خطأ التخطيط Planning fallacy، كما تقول غابرييل أوتينجين، أستاذة علم النفس في جامعة نيويورك.

إن استخدام Notion لتتبع ما إذا كنت تشرب كمية كافية من الماء أو تمارس رياضة الجري، أو تستخدمه للتخطيط للمهام، لا يعني بالضرورة أنك تنجز هذه الأشياء بالفعل. تقول: "بطريقة ما، قد تساعدني فكرة Notion في الحصول على هيكل، ولكن قد لا يجدي نفعا في المضي قدمًا".

أوضحت توروني أنه بالنسبة للأشخاص مثل بيرغن الذين يستخدمون نفس التطبيق لرسم خريطة لحياتهم الشخصية والعملية، يمكن أن تكون هناك جوانب سلبية.

وتضيف إن "الميزة الواضحة هي أنه من المحتمل أن يتقاطع عملك وحياتك الشخصية، وأن استخدام نفس التطبيق سيأخذ ذلك في الاعتبار لجدولة زمنية أكثر كفاءة، تتمثل العيوب في أنه سيصبح من الصعب إنشاء حدود بين العمل والحياة المنزلية، حيث سيتعين عليك التنقل في كلا جانبي حياتك كلما استخدمت التطبيق".

على الرغم من كثرة الخيارات المتاحة لهم ، يقول أكثر معجبي Notion إنهم من غير المرجح أن يقفزوا إلى أي منصات واعدة أخرى في أي وقت قريب - تقول تينر أنا أستخدمه إدارة 95٪ من حياتي".