القاهرة: الأمير كمال فرج.

ما هو القاسم المشترك بين سيل رسائل البريد الإلكتروني المستمر والاجتماعات غير الضرورية وزملاء العمل الذين يتحدثون كثيرًا؟، إنها بعض من أكثر عوامل التشتيت شيوعًا في العمل.

وفي حين أن العديد من الانقطاعات تنطوي على تكنولوجيا مثل الهواتف الذكية، فإن البعض الآخر ينتج عن ثرثرة المكتب أو ببساطة محاولة التركيز على العديد من المهام في وقت واحد.

ذكرت كارولين كاستريلون في تقرير نشرته مجلة Forbes  أن "تقرير من شركة البرمجيات Unily، ذكر إن ما يقرب من نصف الموظفين يشتت انتباههم مرة واحدة على الأقل كل 30 دقيقة أثناء يوم العمل. والأمر الأكثر إثارة للصدمة هو أن ما يقرب من ثلث الذين شملهم الاستطلاع أفادوا بأنهم يشتت انتباههم مرة واحدة على الأقل كل 15 دقيقة".

هناك العديد من الضحايا عندما يتعلق الأمر بعوامل التشتيت في العمل. والأكثر وضوحًا هو الإنتاجية. في بحث أجرته Udemy، قال 50٪ من العمال إنهم أقل إنتاجية بشكل ملحوظ بسبب عوامل التشتيت في مكان العمل. وهذا ليس مفاجئًا، نظرًا لأنه وفقًا لإحدى الدراسات، يستغرق الأمر في المتوسط ​​23 دقيقة و15 ثانية للعودة إلى المسار الصحيح بعد الانقطاع. كما أن الانقطاعات المستمرة تفرض ضريبة عاطفية، مما يؤثر سلبًا على معنويات المكتب.

في نفس الدراسة، اعترف 34% من المستجيبين بأنهم يحبون وظائفهم بدرجة أقل بسبب عوامل التشتيت في العمل. كما أن حقيقة انتشار العمل عن بُعد تعني أيضًا زيادة الانقطاعات المحتملة. يمكن لأي شيء من الأطفال والحيوانات الأليفة إلى رجل التوصيل أمام بابك الأمامي أن يعرقل يومك بسهولة.

يتطلب تعلم كيفية البقاء مركزًا التدريب والانضباط. إذا كنت مستعدًا للحد من الانقطاعات وتعظيم وقتك، فإليك سبع طرق سهلة للحد من عوامل التشتيت في العمل:

1ـ تجنب تعدد المهام

بينما يفترض الكثير من الناس أن تعدد المهام يحسن الإنتاجية، فإن أدمغتنا ليست مصممة بهذه الطريقة. تُظهر الأبحاث أن التحول بين المهام - وخاصة تلك التي تتطلب مجهودًا ذهنيًا - يمكن أن يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40%.

بدلاً من ذلك، تبنى مهمة واحدة من خلال التركيز على مشروع واحد في كل مرة. بهذه الطريقة، تكون أكثر كفاءة وتؤدي عملًا بجودة أعلى. تتيح لك هذه الطريقة أيضًا الدخول في مرحلة من العمل العميق حيث تنغمس في نشاط ما لدرجة أنك تصل إلى ذروة التركيز.

2ـ خصص وقتًا للتسلية المنظمة

على الرغم من أن هذا قد يبدو غير منطقي، إلا أن أخذ فترات راحة مجدولة خلال اليوم يجعلك أكثر كفاءة. وذلك لأنك من المرجح أن تشعر بالانتعاش بعد الابتعاد عن الكمبيوتر. بمجرد استعادة الدافع، ستتمكن من زيادة قدرتك على التركيز وتوليد أفكار جديدة. حتى مجرد الوقوف لبضع دقائق كل ساعة يقاوم الكسل ويحسّن مزاجك.

3ـ تخلص من عوامل تشتيت الانتباه في العمل عن بعد

يأتي العمل من المنزل مع مجموعة خاصة به من عوامل التشتيت المحتملة. للبقاء مركزًا، قم بإعداد مساحة عمل مخصصة. يتضمن ذلك مكتبًا وزوجًا من سماعات الرأس التي تعمل على إلغاء الضوضاء.

إذا كان بإمكانك ترتيب مساحة مكتب مخصصة، فهذا أفضل. حدد حدودًا حتى يفهم الأصدقاء والعائلة عدم إزعاجك أثناء ساعات العمل. إذا كنت تتوقع قدوم عامل توصيل، فاترك ملاحظة بالخارج مع تعليمات بعدم رنّ جرس الباب. أيضًا، قم بتنبيه رفاقك حتى لا يقاطعونك أثناء مكالمة Zoom التالية. أخيرًا، إذا كان منزلك يشتت انتباهك كثيرًا، ففكر في الذهاب إلى مساحة عمل مشتركة مع بيئة هادئة ومهنية.

4ـ نفذ تقسيم الوقت

يسمح لك تقسيم الوقت بتقسيم يومك إلى كتل زمنية. وبهذه الطريقة، يمكنك تخصيص كل كتلة لمهمة محددة. يعد هيكل إدارة الوقت هذا فعالاً لأنه يوفر الهيكل ويحسن التنظيم ويزيد من التركيز.
أولاً، حدد أولويات مشاريعك ومهامك مسبقًا. ثم، خصص فترات زمنية محددة لكل مهمة. على سبيل المثال، يمكنك تخصيص وقت في الصباح للاجتماعات، وفي وقت متأخر بعد الظهر للمهام الإدارية مثل التحقق من رسائل البريد الإلكتروني. بهذه الطريقة، يتم تخطيط يومك مسبقًا، مما يزيل عوامل التشتيت.

5ـ قلل من الاجتماعات غير الضرورية

أظهرت الأبحاث أن الاجتماعات غير الضرورية قد تكلف الشركات 100 مليون دولار سنويًا. إذا شعرت بتشتيت الانتباه بسبب كثرة الاجتماعات، فاسأل نفسك الأسئلة التالية:

هل الاجتماع له جدول أعمال؟

هل يمكن استبدال الاجتماع برسالة بريد إلكتروني؟

هل يستمع معظم الحاضرين بدلاً من المشاركة؟

إذا أجبت بنعم على هذه الأسئلة، فقد تتمكن من العمل بشكل غير متزامن، مما قد يسمح بإجراء محادثات أكثر إنتاجية. بدلاً من ذلك، فكر في إضافة مناطق خالية من الاجتماعات إلى تقويمك بحيث تضمن وجود وقت للعمل دون انقطاع.

6ـ أوقف تشغيل الإشعارات

قد يكون الرد على كل بريد إلكتروني ورسالة نصية ورسالة Slack في الوقت الفعلي أمرًا مغريًا. لسوء الحظ، يمكن أن يؤدي هذا النهج إلى خسارة كبيرة في الإنتاجية. للقضاء على عوامل التشتيت غير الضرورية في العمل، أوقف تشغيل جميع الإشعارات، وتحقق بشكل استباقي من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الأخرى خلال الأوقات المجدولة طوال اليوم.

من خلال التحقق من كل شيء دفعة واحدة، يمكنك السيطرة على تقويمك وتقليل المقاطعات. أخيرًا، يتحقق الأمريكيون العاديون من هواتفهم المحمولة 144 مرة في اليوم، أي أكثر من أربع ساعات يوميًا. لتعزيز الإنتاجية، قم بتخزين هاتفك المحمول عندما لا يكون قيد الاستخدام.

7ـ ضع حدودًا مع زملائك

يمكن لزميل العمل الثرثار أو الشخص الذي يتصل بك باستمرار أثناء النهار أن يستنزف إنتاجيتك. لوضع حدود صحية، أخبرهم مسبقًا أنك لديك بضع دقائق فقط للدردشة. ثم، عندما تقترب من نقطة التوقف الحاسمة، نبههم إلى الوقت. إذا لزم الأمر، قاطعهم بأدب. والأهم من ذلك، فرض حدودك. إذا تركتها، فسوف تشجعهم على تجاهل حدودك في المستقبل.

يمكن أن تتسبب إشعارات وسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني وتنبيهات الهاتف المحمول وغيرها من المقاطعات المستمرة في فقدانك السيطرة على يوم عملك. لحسن الحظ، يمكنك تدريب نفسك على تنفيذ عادات توفير الوقت. من خلال استخدام هذه الاستراتيجيات، ستقلل من عوامل التشتيت في العمل مع زيادة تركيزك وإنتاجيتك ورضا وظيفتك.