القاهرة: الأمير كمال فرج.

يعد Google Workspace مجموعة شاملة من أدوات الإنتاجية والتعاون التي غيرت الطريقة التي يعمل ويتواصل بها ملايين الأفراد. تلبي هذه المجموعة من التطبيقات احتياجات العمل والتعليم والاحتياجات الشخصية، وكلها مدمجة في نظام بيئي موحد.

ذكر جاك كيلي في تقرير نشرته مجلة Forbes  إن " Google Workspace يمكنه بسهولة تعزيز الإنتاجية بشكل كبير وتعزيز التعاون الفعال، وترسيخ نفسها كمورد حيوي في بيئة العمل اليوم من خلال الحفاظ على المعلومات منظمة بشكل جيد وسهلة الوصول إليها وقابلة للمشاركة بسهولة".

علاوة على ذلك، توفر أداة إعداد التقارير رؤى العمل Work Insights من  Google Workspace —للمؤسسات تحليلات قيمة. فهي تسمح للمديرين بتحليل مقاييس المستخدم، وتحديد نقاط القوة والمجالات التي تحتاج إلى تحسين. وباستخدام هذه الرؤى، يمكنهم تطوير وتنفيذ استراتيجيات لتعزيز إنتاجية الموظفين وكفاءتهم ومشاركتهم.

توفر مخططات أنماط العمل عرضًا تفصيليًا لكيفية استخدام الموظفين لـ Google Workspace، مع تسليط الضوء على التطبيقات والأنشطة التي تستهلك معظم الوقت. تمكن هذه المعلومات المديرين من تقييم أنماط الاجتماعات وتعديل أحمال العمل حسب الحاجة.

تكشف مخططات التعاون عن الترابط بين القوى العاملة، حيث توضح كيفية تفاعل الفرق داخليًا وعبر الأقسام باستخدام Google Workspace. تساعد هذه الميزة المديرين التنفيذيين على تحديد المناطق والفرص المحتملة لتعزيز التعاون بين الأقسام بشكل أقوى. على سبيل المثال، يمكنهم تحديد مستوى التفاعل بين فرق المبيعات والتسويق، وتحديد المجالات التي يمكن أن يفيد فيها التعاون المحسن المنظمة.

تطبيقات Google Workspace

بينما يمكن للمستخدمين الفرديين الوصول إلى تطبيقات Google Workspace هذه مجانًا، تتمتع الشركات بخيار الاشتراك للحصول على ميزات إضافية مثل المجالات المخصصة والتخزين السحابي غير المحدود ودعم العملاء المخصص.

1. Google Drive

Google Drive هي خدمة تخزين ومزامنة ملفات قائمة على السحابة تتيح للمستخدمين تخزين الملفات عبر الإنترنت والوصول إليها من أي جهاز متصل بالإنترنت ومشاركتها بسهولة مع الآخرين.

يتلقى المستخدمون 15 جيجابايت من مساحة التخزين المجانية، والتي تتم مشاركتها عبر Google Drive وGmail وGoogle Photos. تتكامل المنصة بسلاسة مع أدوات الإنتاجية من Google، بما في ذلك مستندات Google وجداول البيانات والعروض التقديمية، مما يتيح التعاون في الوقت الفعلي على المستندات. بالإضافة إلى ذلك، يوفر Google Drive إمكانيات العمل دون اتصال بالإنترنت من خلال تطبيقات سطح المكتب والجوال، مما يسمح للمستخدمين بالعمل دون اتصال بالإنترنت.

بالنسبة لأولئك الذين يحتاجون إلى مساحة تخزين أكبر، تتوفر خطط مدفوعة من خلال Google One، والتي تقدم خيارات تصل إلى 2 تيرابايت. يستخدم Google Drive على نطاق واسع للتخزين الشخصي، وكذلك من قبل الشركات للتعاون الجماعي وإدارة المشاريع، مما يجعله أداة متعددة الاستخدامات في كل من الإعدادات الشخصية والمهنية.

2. Google Chat

Google Chat هي خدمة اتصال، تم إطلاقها في البداية باسم Hangouts Chat، ثم تمت إعادة تسميتها لاحقًا إلى Google Chat في أبريل 2020. تم تصميمها في المقام الأول للتعاون الجماعي وبيئات العمل، وهي تسمح للمستخدمين بالمشاركة في الرسائل المباشرة والمحادثات الجماعية والمناقشات المنظمة من خلال ميزات تسمى "Spaces". تسهل هذه المساحات إدارة المهام ومشاركة الملفات، وتتكامل بسلاسة مع خدمات Google الأخرى مثل Google Drive وGoogle Meet. يمكن للمستخدمين بدء اجتماع فيديو مباشرة من محادثة دردشة.

يمكن الوصول إلى Google Chat عبر تطبيق الويب المخصص لها، أو تطبيقات الهاتف المحمول لنظامي التشغيل Android وiOS أو مباشرة داخل Gmail.

3. Google Keep

Google Keep هو تطبيق لتدوين الملاحظات مصمم لمساعدة المستخدمين على تسجيل أفكارهم وتنظيمها بكفاءة. يمكن للمستخدمين إنشاء مجموعة متنوعة من الملاحظات، بما في ذلك النصوص والمذكرات الصوتية وقوائم المراجعة، والتي يمكن تنظيمها بسهولة باستخدام العلامات والألوان. مع القدرة على تعيين التذكيرات، يمكن للمستخدمين التأكد من عدم إغفال المهام المهمة.

يتكامل Google Keep مع خدمات Google الأخرى لمزامنة ملاحظات المستخدم عبر الأجهزة وحتى تصديرها إلى Google Docs. يمكن الوصول إلى التطبيق على منصات متعددة، بما في ذلك Android وiOS ومتصفحات الويب، مما يجعل من السهل على المستخدمين تدوين الأفكار أو إدارة المهام أثناء التنقل.

4. تقويم Google

تقويم Google هو منتج لإدارة الوقت والجدولة يستخدم لإنشاء وتحرير الأحداث وتعيين التذكيرات ودعوة الآخرين للمشاركة في الاجتماعات أو الأنشطة. يمكن للمستخدمين تخصيص تقويماتهم عن طريق إضافة المواقع وبرمجة الأحداث بالألوان لسهولة التعرف عليها وإدارة تقويمات متعددة في وقت واحد لجوانب مختلفة من حياتهم، مثل العمل والالتزامات الشخصية.

تتكامل المنصة مع Gmail، وتضيف الأحداث تلقائيًا من رسائل البريد الإلكتروني، وتقدم ميزات مثل الأحداث المتكررة والاقتراحات الذكية للجدولة.

يمكن الوصول إلى تقويم Google عبر متصفحات الويب وتطبيقات الأجهزة المحمولة، ويوفر للمستخدمين خيارات العرض، بما في ذلك التخطيطات اليومية والأسبوعية والشهرية.

5. Google Docs

مستندات Google هو تطبيق معالجة كلمات قائم على الويب يسمح للمستخدمين بإنشاء المستندات وتحريرها والتعاون عليها عبر الإنترنت. إنه يمكّن التعاون في الوقت الفعلي، مما يعني أنه يمكن لمستخدمين متعددين العمل على نفس المستند في وقت واحد ورؤية تغييرات بعضهم البعض أثناء حدوثها.

يحفظ مستندات Google تلقائيًا جميع التعديلات على السحابة، حتى لا يفقد المستخدمون عملهم ويمكنهم الوصول إلى مستنداتهم من أي جهاز متصل بالإنترنت.

تدعم المنصة تنسيقات ملفات مختلفة، بما في ذلك Microsoft Word وPDF، وتتميز بأدوات لتنسيق النص وإدراج الصور وإضافة التعليقات للمناقشات التعاونية.

بالإضافة إلى ذلك، تقدم مستندات Google وظائف مثل سجل المراجعة لتتبع التغييرات بمرور الوقت والاقتراحات الذكية لتعيينات المهام داخل المستندات.

6. Google Meet

Google Meet هي خدمة مؤتمرات فيديو تسهل الاجتماعات عبر الإنترنت والتعاون الافتراضي. وهي تدعم ما يصل إلى 100 مشارك في اجتماع واحد مجانًا، مع خيارات للمجموعات الأكبر المتاحة من خلال اشتراكات Google Workspace.

يمكن الوصول إلى المنصة عبر متصفحات الويب وتطبيقات الأجهزة المحمولة، ولا تتطلب تثبيت أي برنامج لمستخدمي سطح المكتب. تشمل الميزات الرئيسية مشاركة الشاشة والتعليقات التوضيحية المباشرة ووظيفة الدردشة المضمنة، والتي تعزز تجربة الاجتماع من خلال السماح للمستخدمين بمشاركة العروض التقديمية والتواصل بشكل فعال أثناء المكالمات.

إن تكاملها مع خدمات Google الأخرى، مثل Gmail وGoogle Calendar، يجعلها أداة متعددة الاستخدامات للتواصل والتعاون عن بُعد.

7. Google Sheets

جداول بيانات Google هي تطبيق جدول بيانات قائم على الويب. مثل Microsoft Excel، يسمح بتنظيم البيانات في صفوف وأعمدة، مما يسهل إجراء الحسابات وتحليل المعلومات وتصور البيانات من خلال المخططات والرسوم البيانية. إنه يمنح القدرة لمستخدمين متعددين للعمل على نفس المستند في وقت واحد، مع حفظ التغييرات تلقائيًا وظهورها لجميع المتعاونين.

تتكامل جداول بيانات Google مع خدمات Google الأخرى، مثل Google Drive وGoogle Forms، مما يعزز وظائفها لمهام مثل إدخال البيانات والميزانية وإدارة المشاريع. يمكن الوصول إليها عبر متصفحات الويب وتطبيقات الأجهزة المحمولة، وهي تدعم تنسيقات ملفات مختلفة، بما في ذلك Excel.

8. Google Slides

Google Slides هو تطبيق عرض تقديمي قائم على الويب لإنتاج عروض تقديمية جذابة بصريًا. يمكن للمستخدمين دمج النصوص والصور ومقاطع الفيديو وعناصر التصميم المختلفة، مثل المخططات والرسوم المتحركة. يمكن للمتعاونين العمل على نفس العرض التقديمي في وقت واحد، مع حفظ التغييرات تلقائيًا في السحابة.

يوفر Google Slides مجموعة من القوالب والموضوعات لمساعدة المستخدمين في تصميم العروض التقديمية، ويمكن الوصول إليها من أي جهاز متصل بالإنترنت. يتكامل مع خدمات Google الأخرى، مما يسهل مشاركة العروض التقديمية عبر البريد الإلكتروني أو الروابط.

9. Google Forms

Google Forms هي أداة مجانية قائمة على الويب تُستخدم لإنشاء الاستطلاعات والاختبارات وأنواع مختلفة من النماذج لجمع البيانات والملاحظات. يمكن للمستخدمين تصميم النماذج بسهولة من خلال الاختيار من بين أنواع مختلفة من الأسئلة، مثل الاختيار من متعدد والإجابة القصيرة ومربعات الاختيار، فضلاً عن تخصيص التخطيط بالصور والموضوعات.

ينظم Google Forms البيانات المجمعة تلقائيًا في جداول بيانات Google لتسهيل التحليل وإعداد التقارير. تنوعه يجعله مستخدمًا على نطاق واسع في التعليم للاختبارات، وفي الأعمال التجارية لملاحظات العملاء، وفي تخطيط الأحداث ، والرد على الدعوات.

10. Google Sites

مواقع Google عبارة عن منصة تعتمد على الويب تُستخدم لبناء وإدارة مواقع الويب بسهولة دون الحاجة إلى مهارات تقنية متقدمة. يمكن للمستخدمين سحب وإفلات عناصر مثل النصوص والصور ومقاطع الفيديو وملفات Google Drive مباشرة على صفحاتهم.

يمكن لمستخدمين متعددين العمل على موقع في وقت واحد ومشاركته بأمان مع الآخرين. يمكنهم تخصيص مواقع الويب الخاصة بهم بالموضوعات والتخطيطات، وبمجرد الانتهاء، نشر مواقعهم بنقرة بسيطة.