القاهرة: الأمير كمال فرج.

تُجسِّد الهواتف الذكية الطبيعة ذات الحدين للتكنولوجيا. ففي حين أنها تربطنا وتعزز الإنتاجية، إلا أنها قد تكون أيضًا ينابيع لا نهاية لها من التشتيت. وعلى نحو مماثل، يتمتع الذكاء الاصطناعي التوليدي بالقدرة على تشتيت انتباهنا، ولكنه قد يزيد أيضًا من الإنتاجية عند استخدامه عن قصد.

ذكر آيتكن تانك في تقرير نشرته مجلة Forbes أن "دراسة أجراها المكتب الوطني للبحوث الاقتصادية وجدت أن أدوات مثل ChatGPT يمكن أن تعزز إنتاجية القوى العاملة بمعدل 14%، حيث أفادت بعض الشركات بزيادة الإنتاج بنسبة تصل إلى 400%".

والخلاصة واضحة: الذكاء الاصطناعي هو أداة إنتاجية قوية لديها القدرة على خفض أعباء العمل إلى النصف، ولكن فقط مع وجود خطة عمل قوية. 

يركز العديد من المهنيين على إنهاء العمل بقوة مع إعطاء الأولوية لوقت الأسرة والراحة - وكلاهما أمر بالغ الأهمية للإنتاجية المستدامة. باستخدام الأدوات المساعدة الصحيحة، يمكن أن يساعدك ChatGPT في تحقيق أهدافك مع ترك مساحة لما هو أكثر أهمية. فيما يلي بعض الأدوات التي تساعدك على البدء:

1ـ تخلص من العمل الذي يتراكم على مكتبك

تخيل أنك تقوم بإعداد وليمة احتفالية. هناك قاعدة غير معلنة في عائلتك: لا يمكن اعتبار الوجبة كاملة ما لم يكن هناك خبز على المائدة. ولكن ما لم تكن خبازًا محترفًا، فمن المحتمل أنك تعهد إلى مخبزك المفضل بصنع الخبز. والسبب بسيط: إن خبز الخبز سيستغرق ساعات ولن تكون النتائج جيدة مثل المخبز. لذلك، عليك تفويض المهام.

في العمل، نتردد أحيانًا في اتباع نفس النهج، ولكن لا ينبغي لنا أن نفعل ذلك. يستغرق تفويض المهام بعض الوقت للتعود عليه، ولكن إذا كان هناك شخص آخر يمكنه إكمال المهمة بشكل أسرع وأفضل منك، فإن عدم تفويض المهام يعد إهانة لمنظمتك. يمكنك الاستعانة بـ ChatGPT لتحديد المهام التي يمكن الاستعانة بمصادر خارجية للقيام بها.

"أود منك أن تساعدني في تحليل مهامي الحالية وتحديد المهام التي يمكنني تفويضها أو الاستعانة بمصادر خارجية للقيام بها. كما يجب عليك تقديم تعليمات واضحة لتفويض المهام بشكل فعال. [أدخل قائمة بالمهام]."

2ـ قم بتضييق نطاق سير عملك الحالي

بمجرد تحديد مهام الاستعانة بمصادر خارجية، يمكنك فحص المهام المتبقية ومعرفة المهام التي لا تتطلب اهتمامك الشخصي. بدلاً من ذلك، يمكن أتمتة هذه المهام.

تتطلب هذه الخطوات الأولية منك استثمارًا مقدمًا، أثناء تخطيط يومك النموذجي. لكن الأتمتة ستساعدتك على تعظيم إمكاناتك والبقاء هادئا أثناء القيام بذلك - وهو أمر ذو أهمية خاصة مع اقتراب العطلات.

"سأشارك أدناه وصفًا ليومي النموذجي. أود منك فحص مهامي اليومية واقتراح طرق لأتمتتها. أيضًا، قم بتقديم قائمة بأي أدوات أو أنظمة يمكنني استخدامها، مع جملة أو جملتين حول فوائدها وأي عيوب. [أدخل الوصف]."

3ـ تحديد المعلومات ذات الصلة

في استطلاع حديث أجرته شركة Microsoft، قال 62% من المستجيبين إنهم واجهوا صعوبة في قضاء الكثير من الوقت في البحث عن المعلومات في يوم عملهم. يمكن أن يكون ChatGPT أداة لتغيير قواعد اللعبة. يمكنه تحليل كميات هائلة من النصوص والبيانات وتحديد المعلومات ذات الصلة. بدلاً من الاضطرار إلى فحص كل شيء بنفسك، يمكن لأداة الذكاء الاصطناعي أن تمنحك بداية قوية.

"أود منك تحليل هذا المحتوى/البيانات [أدخل نصًا أو بيانات أو موضوعًا] وتحديد الأفكار الأكثر صلة والموضوعات الرئيسية والنتائج القابلة للتنفيذ. على وجه التحديد، أبحث عن [أدخل مجال تركيز محدد أو سياق، إذا أمكن]. قدم النتائج بتنسيق موجز لـ [تقرير أو عرض تقديمي أو عملية اتخاذ قرار، وما إلى ذلك]."

4ـ استفد أكثر من الاجتماعات

الاجتماع مفيد بقدر النتائج. بالنظر إلى مقدار الوقت الذي يقضيه المحترف العادي في الاجتماعات، فإن الأمر يستحق الاستفادة من الأدوات لتحقيق أقصى استفادة منها. كما توصي Microsoft، "فكر في الاجتماعات باعتبارها قطعة أثرية رقمية وليست مجرد نقطة زمنية."

يمكن أن يساعدك ChatGPT في تحويل ملاحظات الاجتماع إلى نتائج مُلخَّصة مع استنتاجات عملية. في Jotform، نستخدم أدوات تدوين الملاحظات المدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل Otter لتحرير أيدينا وعقولنا لنكون حاضرين بالكامل. يمكن لـ ChatGPT تعزيز فائدة هذه الملاحظات في ثوانٍ معدودة.

"سأشارككم أدناه ملاحظاتي من اجتماع حول [ملخص موجز]. وأود منك تلخيصها في ملخص واضح مع استنتاجات عملية، مصنفة حسب الموضوعات أو القرارات الرئيسية. وسلط الضوء على أي خطوات تالية، والمسؤوليات الموكلة، والمواعيد النهائية. وقدم المعلومات بتنسيق موجز وسهل الرجوع إليه. [أدخل الملاحظات]."

5ـ نقاط انطلاق قوية لمسودة مسودة

أكدت الأبحاث أن ChatGPT يزيد من الإنتاجية في المهام مثل كتابة خطابات التقديم ورسائل البريد الإلكتروني الحساسة. نظرت دراسة أجراها معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا في 444 محترفًا حاصلين على تعليم جامعي تم تكليفهم بمهمتين كتابيتين محددتين ومحفزتين. لم يقلل ChatGPT من وقت المهمة فحسب، بل أثر أيضًا على توزيع وقت المهمة. مع ChatGPT، انخفضت كتابة المسودة بأكثر من 50%، وتضاعف وقت التحرير أكثر من الضعف. النتيجة: يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي تقليل عبء العمل لديك وتترك لك المزيد من الوقت للتركيز على إتقان التفاصيل.

"أحتاج إلى مسودة أولى لـ [وصف الغرض بإيجاز، على سبيل المثال، خطاب تقديم، بريد إلكتروني، منشور مدونة، تقرير، إلخ.]. الهدف هو [إدراج الهدف، على سبيل المثال، الإقناع، الإبلاغ، الطلب، إلخ.]. يجب أن تكون النبرة [إدراج النبرة، على سبيل المثال، احترافية، محادثة، موجزة، إلخ.]. قم بتضمين هذه النقاط أو التفاصيل: [أدخل معلومات أو متطلبات محددة]."

من المحتمل أن تحتاج المسودة الأولى إلى تعديل، ولكن قبل أن تغوص في تدقيقها، يمكنك إعطاء ChatGPT ملاحظات فورية لتحسينها - مما يقودني إلى النقطة التالية.

6ـ تقليل التبديل بين السياقات

يكتب المؤلف والأستاذ في جامعة جورج تاون كال نيوبورت بانتظام عن مخاطر التبديل بين السياقات - القفز من مهمة إلى أخرى أثناء العمل.

يوضح نيوبورت، "إن التبديل بين السياقات - حتى ولو لدقيقة أو دقيقتين فقط - يمكن أن يعيق بشكل كبير وظيفتك الإدراكية لفترة طويلة قادمة." ويضيف، "بشكل أكثر صراحة: يؤدي التبديل بين السياقات إلى إرباك عقلك." إذا كنت تحاول التركيز على مهمة، فإن التشتيت المؤقت يمكن أن يعيق إنتاجيتك بشكل كبير. يمكن أن يساعدك استخدام ChatGPT في البقاء مركزًا وعلى المسار الصحيح.

كم مرة قمت بتبديل المتصفحات أو التحقق من هاتفك الذكي للحصول على نقطة سريعة، فقط لتشتت انتباهك بإشعار بريد إلكتروني أو مهمة تسوق عبر الإنترنت غير مكتملة أو عدد لا يحصى من عوامل التشتيت الأخرى؟

كما يوضح مؤسس Platformer، كيسي نيوتن، "نظرًا لطبيعة المحادثة فيChatGPT، يمكنك مواصلة بحثك وطرح أسئلة المتابعة دون مغادرة متصفحك، مما يقلل بشكل فعال من خطر تبديل السياق.

"أريد تقليل تبديل السياق والحفاظ على التركيز أثناء العمل على [أدخل المهمة أو المشروع]. أود منك أن تعمل كمساعد بحث وتساعدني في البحث عن [أدخل الموضوع أو سؤال البحث]. أود منك تلخيص المعلومات ذات الصلة من [أدخل المصدر أو الصق النص ذي الصلة]. حافظ على مساري من خلال تقسيم المهمة إلى أجزاء قابلة للإدارة والاستجابة بشكل محادثة، حتى أظل منخرطًا دون الحاجة إلى تبديل علامات التبويب أو الأجهزة."

بشكل عام، يمكنك الاستعانة بـ ChatGPT للمساعدة في تجميع المهام المتشابهة، وهي استراتيجية أخرى للحد من تبديل السياق.

"أود منك أن تفحص مهامي اليوم وتساعدني في تجميعها معًا لتعزيز الكفاءة وتقليل احتمالية تبديل السياق."

نأمل أن تتمكن من خلال هذه المطالبات من معالجة مهامك بكفاءة قبل العطلات، مما يترك لك المساحة والطاقة لقضاء وقت عائلي ضروري للغاية.