القاهرة: الأمير كمال فرج.

قد تكون مشغولًا، ولكن هل أنت منتج؟.. يقضي معظم أصحاب الأعمال أيامهم في الرد على رسائل البريد الإلكتروني، والتعامل مع المهام الإدارية، وإطفاء الحرائق. ينهون كل يوم وهم مرهقون ولكنهم غير متأكدين مما أنجزوه فعليًا. يلقون باللوم على ضيق الوقت، بينما المشكلة الحقيقية تكمن في كيفية استخدامه.

ذكرت جودي كوك إن "القادة الناجحون يركزون فقط على الأنشطة ذات التأثير العالي ويجدون طرقًا للتخلص من كل شيء آخر، أو تفويضه، أو أتمتته. مع الذكاء الاصطناعي، لديك الآن حليف قوي يمكنه تولي العديد من المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً والتي كانت تستهلك يومك سابقًا".

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي المناسبة أن تحدث تحولًا جذريًا في كيفية قضاء ساعاتك ودقائقك، وتحويل الأيام العادية إلى تقدم استثنائي. تصبح إدارة الوقت قوتك الخارقة عندما تستخدم الذكاء الاصطناعي لجعل كل دقيقة ذات قيمة.

كيف يحول الذكاء الاصطناعي إنتاجيتك (دون أن يحل محلك):

1ـ أتمتة المهام الإدارية المتكررة

يتفوق الذكاء الاصطناعي في التعامل مع الأعمال الإدارية الروتينية التي تستنزف طاقتك وتركيزك. يستخدم كبار المؤدين التكنولوجيا لفرز رسائل البريد الإلكتروني، وجدولة الاجتماعات، وتنظيم التقاويم. وهذا يحررهم لقضاء الوقت في التفكير الاستراتيجي واتخاذ القرارات رفيعة المستوى التي تحدث تغييرًا ملحوظًا في أعمالهم وتخلق نتائج دائمة.

قم بجرد المهام المتكررة التي تستهلك أسبوعك. متابعات العملاء؟ تدوين ملاحظات الاجتماعات؟ إدخال البيانات؟ يمكن لأدوات مثل ChatGPT و Notion AI و Zapier المزودة بقدرات الذكاء الاصطناعي التعامل مع هذه المهام بشكل أسرع، وغالبًا بشكل أفضل مما يمكنك. علمهم عمليتك مرة واحدة، ثم اتركهم يعملون بينما تركز على تنمية أعمالك.

2ـ إنشاء المحتوى بسرعة أكبر

يستهلك إنشاء المحتوى ساعات من أسبوعك. بين كتابة رسائل البريد الإلكتروني ومنشورات وسائل التواصل الاجتماعي والمواد التسويقية، قد تقضي أيامًا كاملة في إنتاج الكلمات فقط. يمكن للذكاء الاصطناعي تغيير ذلك تمامًا، مما يمنحك وقتًا لم تكن تتخيل أبدًا أنك ستحصل عليه للعمل الذي يهم حقًا.

اطلب من Claude أو ChatGPT إنشاء مسودات أولية لرسائل البريد الإلكتروني أو منشورات المدونات أو محتوى الوسائط الاجتماعية بناءً على أفكارك. يتخصص Jasper AI و Copy.ai في المحتوى التسويقي. ستظل بحاجة إلى التحرير والتخصيص، لكن البدء بشيء أفضل من التحديق في صفحة فارغة. ينتج العديد من كبار المبدعين الآن محتوى أكثر بعشر مرات بفضل الذكاء الاصطناعي الذي يتولى المهام الشاقة.

انسخ هذا الأمر وأدخله في ChatGPT للحصول على مسودة أولى سريعة: "اطرح علي أسئلة حول التحديات التي تغلبت عليها، ثم اكتب منشورًا على LinkedIn حول [الموضوع] يتضمن قصة تحد، ورؤية رئيسية، ودعوة لاتخاذ إجراء في أقل من 200 كلمة."

3ـ تلخيص المستندات الطويلة

يقتل التحميل الزائد للمعلومات الإنتاجية. تتطلب التقارير وأبحاث السوق وتحليلات المنافسين انتباهك، ولكن يبدو أن قراءة كل شيء بدقة أمر مستحيل في الساعات المحدودة من يومك، خاصة عندما تتنقل بين الاجتماعات وتدير فريقًا.

يمكن لأدوات مثل Summari و Otter.ai وحتى Microsoft Copilot قراءة وتلخيص المستندات المطولة في ثوانٍ، واستخراج النقاط الرئيسية التي تحتاجها فعليًا. يستخدم كبار المسؤولين التنفيذيين حلول الذكاء الاصطناعي هذه لاستيعاب تقارير مجلس الإدارة وتعليقات العملاء وأخبار الصناعة، مما يساعدهم على البقاء على اطلاع دون قضاء ساعات في قراءة مواد قد لا تكون ذات صلة بالقرارات الفورية.

جرب هذا الأمر في ChatGPT لتبدأ: "إليك تقرير ربع سنوي من شركتي. لخص النتائج والمقاييس وعناصر العمل الرئيسية في شكل نقاط."

4ـ التحضير للاجتماعات

تهيمن الاجتماعات على التقاويم ولكن غالبًا ما يتم تسريع التحضير لها. يمكن لمساعدي الذكاء الاصطناعي مثل Fireflies.ai و Cogram و Motion تحويل نهجك من خلال تحليل خلفيات الحضور وإنشاء جداول أعمال وإعداد نقاط الحديث، مما يضمن دخولك بثقة واستعداد لقيادة مناقشات هادفة.

قبل اجتماعك المهم التالي، اطلب من أدوات الذكاء الاصطناعي هذه القيام بالتحضير. احصل على الثقة والوضوح دون استثمار الوقت، واجعل الاجتماع نفسه أكثر إنتاجية وغالبًا أقصر، ليستفد الجميع.

جرب هذا الأمر في ChatGPT: "لدي اجتماع غدًا مع [أسماء/وظائف الحضور] حول [الموضوع]. أنشئ جدول أعمال للاجتماع مع نقاط الحديث و 3 أسئلة استراتيجية يجب أن أطرحها بناءً على أهدافنا المتمثلة في [أهداف محددة]."

5ـ تقسيم الأهداف الكبيرة إلى خطوات قابلة للتنفيذ

غالبًا ما تتعثر الرؤى الكبيرة لأنها تبدو ضخمة. يتفوق الذكاء الاصطناعي في تقسيم المشاريع المعقدة إلى أجزاء يمكن التحكم فيها مع مواعيد نهائية واضحة، وإنشاء خارطة طريق تبدو قابلة للتحقيق وليست مجرد طموحة، والحفاظ على تدفق الزخم عندما ينخفض الدافع.

شارك هدفك الكبير مع الذكاء الاصطناعي لإدارة المهام مثل Todoist أو ميزات الذكاء الاصطناعي في ClickUp أو أداة إنشاء سير العمل في Asana، واطلب خطة خطوة بخطوة. سواء كان الأمر يتعلق بإطلاق منتج أو كتابة كتاب أو توسيع نطاق فريقك، يمكن لهذه الأدوات إنشاء خارطة طريق تحول رؤيتك إلى معالم قابلة للتحقيق. يستخدم قادة الأعمال هذا النهج للتوفيق بين مشاريع متعددة مع الحفاظ على التقدم في كل جبهة.

استخدم ChatGPT مع هذا الأمر المحدد: "هدفي هو [هدف محدد]. أنشئ خطة مشروع مفصلة تتضمن 5 معالم رئيسية، يتم تقسيم كل منها إلى مهام قابلة للتنفيذ تستغرق من ساعة إلى ساعتين لإكمالها. قم بتضمين الأطر الزمنية والتبعيات المقترحة."

6ـ ابدأ صغيرًا وقم ببناء نظام إنتاجية خاص بك

ابدأ بمنطقة واحدة تهدر فيها معظم الوقت. ربما تكون إدارة البريد الإلكتروني، أو إنشاء محتوى الوسائط الاجتماعية، أو التحضير للاجتماعات. اختر أداة ذكاء اصطناعي مصممة لتلك الحاجة المحددة وادمجها في سير عملك.

المفتاح هو الاتساق. استخدم الذكاء الاصطناعي يوميًا للمهام الصغيرة حتى يصبح أمرًا طبيعيًا. ثم قم بتوسيع نطاقه تدريجيًا ليشمل مجالات أخرى في عملك. في غضون أسابيع، ستستعيد ساعات لم تكن تعلم أنك تفقدها.

يوفر المؤسسون وقتًا كبيرًا في الأسبوع بعد تنفيذ أدوات الذكاء الاصطناعي بشكل صحيح. هذا ما يقرب من يومي عمل كاملين يمكنك إعادة توجيههما نحو التفكير الاستراتيجي أو بناء العلاقات أو ببساطة الاستمتاع بحياة خارج عملك.

أندر مورد لديك هو الوقت. كل دقيقة تقضيها في مهام منخفضة التأثير هي دقيقة لا تقضيها في النمو أو الابتكار أو الراحة.

لن يحل الذكاء الاصطناعي محل حكمتك أو إبداعك أو قيادتك، ولكنه يمكنه التعامل مع المهام الروتينية التي تستهلك يومك حاليًا. سيكون الفائزون في اقتصاد الغد هم أولئك الذين يستفيدون من الذكاء الاصطناعي بشكل أكثر فعالية للتركيز على ما يهم حقًا.

ابدأ صغيرًا، وحافظ على الاتساق، وشاهد كيف يحول الذكاء الاصطناعي إنتاجيتك وعلاقتك الكاملة بالوقت.